Sumango Expense - Brukerveileder
Sumango Expense har både en web og app løsning.
Web løsning
Oversiktsbilde - viser utleggsrapporter som er løpende, utlegg og oppgaver
Nytt Utlegg
Når du trykker på Nytt utlegg - så får du mulighet til å velge hvilken utleggskategori du skal registrere noe på
Velger her f.eks kjøregodtgjørelse - trykker igjen på Kjøregodtgjørelse. Du får så opp bilde hvor du legger inn Utleggsrapport - lager en ny eller knytter til allerede laget utleggsrapport. Velger dato - skriver inn reiserute, huker evnt av for tur/retur. Registrere antall passasjerer - det er da krav om å registrere navn på passasjerer også. Registrere evnt prosjekt/avdeling og beskrivelse. Så trykke Lagre nederst på siden.
Når jeg ser i oversiktsbildet etller under Utleggsrapporter så ser jeg at Utleggsrapport møte i Oslo ligger som ikke sendt inn.
Når jeg trykker på utleggsrapport Møte i Oslo - så får jeg mulighet til å sende denne inn.
Når jeg nå trykker på utleggsrapporter - så ser jeg at Utleggsrapport møte i Oslo ligger under innstendte rapporter.
Skal man legge inn et utlegg - så trykker man på Nytt utlegg - man legger henter inn kvittering og systemet fyller ut det den klarer i forhold til kvitteringen. Her så hentet jeg en kvittering fra Dressmann. Expense velger da utleggskategori arbeidsklær, legger inn dato beløp mva og valuta. Avd/prosjekt må en velge selv. Du trykker så lagre.
Gå så til utleggsrapporter og trykk på rapport og trykk send inn.
Du finner nå rapporten under innsendte rapporter og kan få en rapport på dette som kan lastes ned eller skrives ut. Men det er jo noe som blir liggende inne i expense. Når rapporten er overført til lønn så blir den flyttet til utbetalte rapporter.
App
Du laster inn app på tlf din, logger inn med jobb mail.
Forsiden ser slik ut - når du skal lage et nytt bilag så trykker du på Pluss tegnet
Under Gjøremål vil reiseregninger du ikke har gjort ferdig eller sendt til godkjenning ligge. Under flik Innsendt ser du oversikt over reiseregninger/utlegg som ligger til godkjenning. I flik Ferdig vil alle godkjente reiseregninger/utlegg bli liggende. Det betyr at de er godkjente og sendt videre til lønn.
For å lage et nytt utlegg/kjørekjøregodtgjørelse/diett regning så trykker du på Pluss tegnet og velger det du skal sende inn; nytt utlegg, ny kjøregodtgjørelse, ny diettgodtgjørelse eller opprett utleggsrapport.
Velger du nytt utlegg - så kommer du rett til kamera funksjon og kan ta bilde av utlegget ditt. Dette er lurt å gjøre når utlegg skjer. Da har du lagret kvitteringen. Når du tar bilde av kvittering så fyller appen ut de fleste felt i forhold til utlegget. Viktig å huske å fylle ut beskrivelsesfeltet. Det kan være at du må endre utleggskategori. Videre må du fylle ut dimensjonsverdier om det skal være på. - så trykke lagre vis du ikke er ferdig og ønsker å beholde under gjøremål - trykk send inn om du er ferdig med registrering.
Jeg har her valgt Ny kjøregodtgjørelse, fyller da ut beskrivelsesfeltet, dato, legger til reiserute, angir kjøretøytype, kobler evnt til utleggsrapport, velger bil, kan elgge inn dimensjoner og passasjerer og navn på disse. Appen beregner bompenger i forhold til kjørerute.
Jeg fyller først ut reiserute - trykker lagring øverst (disketten) - appen kommer da opp med kart og antall km.
Registrerer så inn antall passasjerer, prosjekt/avdeling og evnt navn på passasjer. Beskrivelse om ønskelig.
Når jeg har fylt ut ferdig - trykker jeg på lagring øverst. Utleggsrapporten med kjøregodtgjørelse legger seg på forsiden av appen.
Jeg trykker på utleggsrapport - kommer så inn i bildet hvor jeg kan trykke på send rapport.
Innsendte rapporter legger seg inn under bilde til høyre for pluss tegnet (blokka) Der ser man alle rapporter man har sendt inn
Håndtering av reiseregninger videre - for utbetaling via Sumango Payroll.
Når reiseregningene er attestert - så går saksbehandler for lønn inn i expence - under Rapporter - Klar for å sendes - markerer de reiseregningene som ønskes sendes inn til lønnssystemet. Merk i front på linja - så trykk Administrer rapporter - Send Rapporter.
Når rapportene er sendt inn - så gå til Sumango Payroll - Reise/Utlegg. Første gang - så må man trykke på Brukere og så trykke på Hanlinger - Hent brukere.
Neste steg er nå å trykke på KLAR - Handlinger - Hent alle. Når reiseregningene er hentet inn - så trykker man på Handlinger - Overfør til lønn/Overfør til lønn og merk. Da skal reiseregningene legges seg inn i API tabellen.