Versjon 23.0.5.30

Punkter for lønnskjøring

1. Hente Skattekort hvis det er nye ansatte eller det er kommet beskjed om endring. Kan gjøre det til en rutine at det hentes hver lønnskjøring. 

2. Endring ansattkort, trekk, lønn m.m (egen veileder)

 3. Lage lønnsjournal: Registrering (Grønn boks) – Ny - Ny lønnskjøring

4. Sjekk lønnslipper om alt har kommet med og ser riktig ut.

 5. Når alt er klart så utstedes lønnslippene.

6. Lag bankoverføring og send til bank

  7. Trykk på forhåndsvisning og overfør til journal – deretter bokføres journalen hvis alt er riktig.

8. Når siste lønnskjøring i måneden er ferdig så sendes A-melding for den måned.

Skattekort

Innhenting av skattekort skjer fra Ansattliste – Skattekort - Hent skattekort (en ansatt) eller Hent skattekort (alle). Når du henter for en ansatt så må den blå linja stå på rett ansatt.

Open

Etter at du har sendt forespørselen så gå du ut på forsiden av lønnssystemet – gå til forsiden av lønnsystemet og går til grønn boks som heter Filer.

Open

Du kommer da inn på en liste over alle filer. Her står du på nederste linje (som er siste fil som er kjørt). Trykk på NY – Hent Retur (du får da kode på tlf for å registrere). Trykk så Hent retur en gang til. Når retur er kommet tilbake – skal skattekort får status Lest. Dersom det er under 30 min siden siste du trykket hent retur og la inn kode – så skal du kun trykke hent retur 2 ganger uten måtte registrere ny kode.

Dersom man ikke henter skattekort via altinn så kan man oppdatere skattekort manuelt på ansattkortet.

Dersom du manuelt skal rette skattekort på en ansatt etter at lønnsjournal er ført, så står du på slip-kortet til den ansatte, trykker på blyant for å få endringsmodus, så kan du trykke Vis og Skatt skattekort og du kan endre det her.

Feltet med skattetabellnr og skatteprosent kommer da opp, da kan du endre tabell/prosent. Men viktig å huske å oppdatere type lønn.

Ansattinformasjon - ansattkort

Endringer på lønn, trekk og stillingsstørrelse bør gjøres før lønnskjøring. En ansatt kan ha flere stillinger – men ikke mer enn 100 % stilling totalt. Endrer du beløp års-/mnd-/timelønn er det viktig å legge rett dato. Gjøres dette etter lønnsslipp er laget – så må man manuelt inn på slipp å endre beløp på f.eks fastlønn eller oppdatere timelønnen. Det ligger mer informasjon om ansattkortet i Brukerveiledning for Sumango Payroll.

Lønnskjøring

Lønnsjournal produseres ved å gå til grønn boks Registrering på forsiden av lønnssystemet.

Du kommer da inn i et nytt bilde – der trykker på du på NY – Ny Lønnskjøring

Kommer da inn i bilde Beregn Lønn som under her. Ansattfilter skal stå tom om du skal lage lønnsjournal/slipper på alle ansatte, skal du kun kjøre lønnsjournal på enkeltpersoner kan du velge de ut i lista. Fyll ut Betalingsdato (utlønningsdato), når betalingsdato fylles ut setter systemet automatisk inn fra dato lik 1. i måneden lønn utbetales - til dato lik siste dag i måned lønn utbetales, Fra dato/Til dato (dato kan overstyres). Du kan velge om det skal inkludere alle faste linjer eller du skal kjøre lønn uten faste lønnslinjer. Beskrivelse er hva denne journal skal hete - f.eks Lønn mars 2022. Når du har lagt inn beskrivelse i første felt så kopieres teksten automatisk til Beskrivelse Lønnslipp - denne teksten kan redigeres etter ønske. Legg inn ansattgruppe dersom det benyttes. Velge vedr halv skatt, sliptype skal være Lønn, Type Lønn - velge om du ønsker å kjøre på fastlønn eller timelønn eller begge deler. Så trykke OK.

Sjekk av lønnslipper og registrering av manuelle føringer

Når lønnsjournal/slipkort er produsert, går man igjennom det som ligger der og kontrollerer lønnen for å se at alt er kommet med, se om ansatte ligger med lønn eller om noen ikke har lønn denne perioden og skal slettes. Sjekk om noen kommer med negativ lønn etc. Dersom du har overføring fra forsystem/api-linjer så sjekk om overføring har gått bra uten stopp, det skal komme advarsler på dette. Dersom du skal registrere variable timer/overtid m.m så kan det gjøres direkte på hver enkelt ansatt før man utsteder lønnslipp. I faktaboksen ser du grunnlag for skatt, skattetrekk, AGA, feriepengeopptjening, utbetalingsbeløp m.m.

For å registrere inn variabel lønn manuelt, står du på slip-kort til den ansatte det gjelder, trykker på blyant, legger inn lønnskode, antall/sats (der det er behov) og beløp på en ledig linje.  Ønsker man endre/tilføre dimensjon eller konto på lønnslinje - så finner du alternativer under Linjer og Behandle.

Masseregistrering av variabel lønn

Når man har opprettet lønnsslipper - kan man masseregistrere lønn på flere ansatt i et og samme bilde. Du står på Registrering - velger Lønn - Registrer pr lønnsart.

Du kommer da inn i nytt bilde - hvor du fører inn ansatt nr og lønnsart - antall/sats/beløp. Når lista er ferdig så trykker du på Overfør til lønnslipp

Anbefaler at man tar alle kontroller/sjekk av lønn før man utsteder lønnslipper. Man kan ta ut rapport - transaksjoner pr ansatt før en utsteder - slik at man får en kontroll. Man kan også på på flik Lønn under registrering og trykke vis linjer - da vil alle føringer på lønn komme opp i en rapport - her kan man legge inn filter og ta kontroller.

Ekstra AGA - Ekstra AGA blir i utgangspunktet beregnet når man utsteder lønnslippene. Ønsker du å se på en slipp om det tilfaller Ekstra aga så kan du trykke på Lønn - Frigi/Frigi alle. Da beregner systemet ekstra aga på en eller alle som ligger i journalen. Når du har sette på dette så trykker du Gjenåpne/Gjenåpne alle.

Det er mulig å se på en lønnslipp før man utsteder slippene. Dersom du bare ønsker å se en slipp - så går du til Registrering - Rapporter - Forhåndsvis alle. Du fyller ut journalnummer og slippnr og trykker forhåndsvis & Lukk.

Ønsker du å få en rapport som viser alle slippene i en liste før du utsteder - Så trykker du først på Lønn - Frigi alle

Så trykker du inn på en ansatt før du så går inn på en ansatt - trykker Startside - Forhåndsvisning

Når du så kommer inn i boks som heter Lønnslipp - fjerner du filter for NO - lar journalnr stå igjen. Trykk så Forhåndsvis & Lukk

Når du er ferdig med dette og vis du skal gjøre endringer så må du gå ut til lista over alle slipper - trykke Lønn og Gjenåpne alle - da får du de tilbake slik at de kan redigeres. Når de står som Frigitt kan man ikke gjøre noe med slippen.

Transaksjoner pr ansatt

Dette er en rapport som viser alle føringer og beregninger som gjelder denne journalen pr ansatt. Denne kan man se på både før og etter man usteder en journal.

Rapporten finner du under Journaler - stå på journallinje - trykk på Rapporter - Transaksjoner pr ansatt

Du kommer så inn i rapportoppsett - her kan du velge om rapporten skal slå i sammen der det er flere linjer med samme lønnsart/sats slik at rapporten ikke blir så lang, samt sortere på dimensjoner. Videre så står det hvilken journalnr det gjelder, under journalnummer er det mulig å legge inn flere filter før man tar visning. Neste steg er å trykke Forhåndsvisning så får du alle med i rapporten (du kan ta den ut på enkelt ansatte også)

Lønnsregistrering ferdig - klar for å utstede journal

Når du er sikker på at lønn er klar så står du på lista over alle lønnsslipper – Trykker Lønn - Utsted alle. Da blir lønnskjøringen endelig. Du har da flyttet lønnslipper fra registrering til utstedte denne periode/mnd. Videre arbeid med lønnen gjøres i fra Journalen.  

Når man jobber med lønnsslippene - og ønsker å se beregning av ekstra aga på en aktuell slipp eller alle slipper - så trykker man på Frigi. Skal man gjøre noen endringer på lønnslipp etter å ha trykket på frigi - så må man trykke Gjenåpne. Dette er noe en ikke behøver å gjøre - kun vis interesse. Det blir beregnet og registrert inn Ekstra aga på de forskjellige ansatte når man utsteder lønnslippene.

Det er viktig at man minst mulig gjenåpner en journal, da det ligger mange beregninger bak i systemet som kan bli berørte.

Journalen finner du i grønn box på forsiden som heter Journaler. Stå på den journalen det gjelder - gå på Lønn – trykk Gjenåpne. Alternativt kan du trykke inn på Utstedte slipper - finne den personen du skal endre - åpne slippen - trykke gjenåpne - rette slipp og så utstede den på nytt. Og kan nå rette det som eventuelt er feil. Når feil er rettet - må man utstede journalen på nytt. Viktig å gjenåpne alle slipper i en journal selv om det kun er en ansatt man skal gjøre endring på.

Se på en lønnslipp

For å se på en lønnslipp etter at man har utstedt slippene kan du enten gå til Journaler (Grønn boks) på forsiden og trykke på tallet under kolonne Utstedte slipper på linje for rett journal eller du kan gå inn på ansattkortet å finne under faktaboks Utstedte slipper pr ansatt.

Da kommer du inn i en oversikt over alle utstedte lønnslister knyttet til denne journalen eller på den ansatte du sto på. Ved å trykke på et av tallene som står under kolonne NR., kommer du inn på slip-kort til den ansatte på linja.

Når du går inn på utstedte lønnslipper fra ansattkortet kommer du inn på en liste over alle slipper inneværende år på den ansatte. For å se gjeldende slipp så trykker du på rett linje og på tallet i kolonne NR.

Du kommer da inn i slippen til den ansatte. Her trykker du på Skriv ut, så kan du velge å se lønnslipp enten som Forhåndsvis & Lukk, Skrive ut eller Send til..

 For å bare se på slippen så er det greit å trykke på Forhåndsvis & Lukk . Du får da en kopi av slippen tilgjengelig i bildet. Bildet er lik slik ansatt ser slippen sin når den blir sendt på epost.

Rapport som viser alle slipper i en pdf

Dersom du ønsker å se alle slipper før du sender de ut - så kan du gå til Journaler - stå på den journalen du vi se - trykke Rapporter - Skriv ut alle - så trykker du Forhåndsvis & Lukk i neste bilde. Da får du en rapport som viser alle slipper under hverandre.

Sende ut lønnslipper

Du står på journalen – trykker på Lønn – Send på E-post, du får da opp en boks som spør om du vil sende ut journal xx på epost, trykk JA. Da er slipper sendt. Dersom noe feil – kommer det feilmelding år du trykker ja.

Bankoverføring ved bruk av Autobank

Når lønnskjøringen er utsted så kan dere overføre til bank via Opprett Bankoverføring. Da står dere på den journalen som skal utbetales og trykker på Lønn og så velg Opprett bankoverføring.

Du kommer da til dette bildet inn i dette bildet. Trykk på tallet først i linja.

Videre kommer det opp et Bankkort for bankoverføring. Her vil alle dere skal utbetale til komme listet opp med navn og bankkontonummer. Neste trekk er å legge inn Bankkonto – 1920 (f.eks). Neste er å trykke på - Eksport til bank. Da blir dette overført til banken og det kan godkjennes for utbetaling i bank. For å følge med prosessen i bank - kan man trykke på Hent status.

Overføring til bank med bankfil

Dersom dere ikke har autobank – kan du hente ned bankfil. Denne finner du ved å stå på journalen som skal utbetales og trykker på Lønn – Bankfil.  

Når du har trykket på Bankfil – lager systemet en fil som legger seg under Filer på forsiden av lønnsystemet (grønn boks)

Når du trykker på Filer kommer du inn i oversikt over alle filer. Den nederste er siste produserte fil her. Vi laget nå en bankfil, denne navnes med payout. Trykk på nr som står først på linja.

Du kommer nå inn i fil-kortet. Her trykker du på Filnavn – grønn tekst. Denne filen legger seg da til nedlastning/lagring på pc enten nederst eller øverst på siden. Du finner da også fila i mappa Nedlastninger på pc-en din.

Forhåndsvisning bokføring

Når lønn er ferdig og det er klart for bokføring – står du på journalen – trykker Bokføring og Forh.bokføring.

Anbefaler at man overfører Sammendrag/forh.bokføring over til excel for å sjekke om bokføringen går i null. Det gjøres enten ved at man trykker på menyvalg – Åpne i Excel eller at du trykker på tegnet som viser en L med pil ut, så velge åpne i excel

Excel åpner seg og du må trykke Aktiver redigering, gå til bunn av regnearket sette markøren i bunn av kolonne med beløp (ha en rute tom), trykk på Summer. Resultat med 0 er fint. Vis ikke så må man finne ut hvorfor differanse.

Testkjøring - a-melding

For å sjekke om at lønnen er riktig i forhold til a-melding så kan det kjøres en test A-melding som vil fortelle om noe må gjøres før a-melding sendes inn. Det kan være lurt å kjøre denne test a-melding før man bokfører lønnen også. For å kjøre en test a-melding står du på journalen - trykker A-melding - velg Send a-melding (Test)

Dersom det kun er en ansatt du ønsker å teste - så kan du skrive inn ansattnummer, hvis du ønsker test på alle trykk OK

Det kommer da opp en firkant med med spørsmål om å sende a-melding for periode ………. - trykk Ja. Dersom det er noe feil vil det komme opp melding om dette, trykk Ja - og du vil finne feilene under Advarsler. Trykk på knappen Advarsler. Får da opp hvem personer og hva som er feil som må rettes før a-melding kjøres.

Overføring til regnskap – BC

For overføring til regnskap står du på den journalen du skal overføre og trykker Bokføring - Forh.bokføring (se forrige bilde). Du kommer da inn i dette bilde. For å komme videre til bokføring inn i BC må dere igjen trykke Bokføring og så overføre til Journal. Dersom Overføre til journal er grå, så er den allerede overført og du må trykke Åpne journal

Når du har overført til journal – så ser du om total saldo er i 0. Dersom null så kan man bokføre lønnen.

 Dette gjøres ved å trykke på Bokfør/skriv ut, så trykk på Bokfør.

 Du får da spørsmål om du vil bokføre kladdelinjene - trykk Ja - så jobber systemet litt - før det skal komme opp melding om Kladdelinjene ble bokført uten problemer.

Bokføring annet system

Benytter man Navision og skal bokføre lønn der – kan man lage en fil for å slippe manuell bokføring. Man står på forh.bokføring og trykker på Filer, og velger der den rette standard som fungerer med deres versjon av regnskapssystem.

Rapporter

Det ligger flere rapporter som man finner under lønnsjournal – Rapporter: Avstemming pr. konto, Bankrapport, Transaksjoner pr person, Fagforeningsliste, Fordringsliste, AGA grunnlag, utleggstrekkskatt og Terminoppgjør som kan være nyttig i forbindelse med lønnskjøring m.m.

Sende a-melding fra lønnssystemet

Når dere har overført alt til bokføring og er ferdig med siste lønnskjøring i måneden så kan det kjøres a-melding. Dere må sjekke at alle som har en sluttdato på arbeidsforholdet har en sluttårsak. Anbefaler å kjøre en a-meldings test. Da vil dere få advarsler på eventuelle feil som må rettes (beskrevet over). A-melding sendes fra Journal - du står på den journalen du sender for (evnt den siste i perioden) - trykker A-melding og så Send a-melding. Du får da spørsmål om du vil sende a-melding for periode xx, trykk OK/JA.

Når A-melding er sendt så går du til forsiden av lønnssytemet - grønn boks Filer.

Du kommer da inn i liste over filer. Systemet velger alltid siste linje som da er den nyeste. Trykk på Ny - Velg Hent Retur. Du får da pinkode på mobilen som må legges inn i bildet som kommer opp. og henter retur på a-meldingen. Du må hente retur 2 ganger (alltid). Det kan være greit å hente status etter å ha hentet retur. Når du har hentet retur må du inn å sjekke om den er kommet tilbake fra Altinn og er i orden.

For å kontrollere at a-melding er i orden trykker du på tallet først i linja for a-melding. Du kommer da inn på siden for A-melding. Har du hentet status så vil du få inn OK på status felt - men det betyr ikke at A-melding er OK. Da skal det komme inn en retur fil fra a-meldingen på mottatt innsending. For å se om en a-melding er i orden – så MÅ man inn å lese Retur-A-Melding, trykk på grønn tekst.

En A-melding som er i orden så står det <mottaktstatus>mottatt</mottakstatus> og under står det <kildesystem>SUManGO</kildesystem> ar følgende melding nederst i dokumentet du får opp:

A-melding med feil i har feilkoder som f.eks MAGNET_EDAG pluss et tall og lange sorte tekster. Når feil så må man lette frem årsaken til disse før en kansellerer a-melding og sender a-melding på nytt.   

Viktig å være obs på at om man kansellerer en amelding f.eks for måned februar og allerede har kjørt marslønn - så vil det på a-melding kjørt for februar komme opp info om mars også - dette kan se ut som feil men behøver ikke å være noe galt bare at det er en annen periode.