Sumango Payroll - Administrasjon - Registre
- Gunn Holte
Versjon 23.11.10.15
Sumango Payroll - Meny
Dette er forside bildet i Sumango Payroll. Her kan du enkelt bytte imellom selskapene. Registrere – kjøre lønn, finne oversikten over ansatte og oversikt over oppsett under Adminstrasjon og Registre.
Du bytter selskap ved å trykke på tannhjulet i den sorte linja øverst til høyre. Velger der Mine innstillinger, registrerer Rolle - Sumango Lønn og Selskap. Viktig at det står informasjon i område og språk feltet. Trykk OK og du kommer inn i Sumango Lønn i selskapet du ønsker. Det er også mulig å bytte selskap ved å trykke Ctrl+O.
Selskapsopplysninger i Business Central
Viktig at man har fylt ut organisasjonsnummer inn under Selskapsoppslysninger i BC. Du søker opp selskapsopplysninger i søkefelt og trykker på grønn tekst selskapsopplysninger.
Det som er vesentlig for Sumango lønn er at organsiasjonsnummer er fylt ut. Videre så kan man under Bilde legge inn logo - som vil komme frem på lønnslipp.
Hvordan registrere OTP selskap i BC
For å få rapportert riktig OTP selskap på a-melding så må dette registreres i BC. Dette gjøres ved å søke opp OTP i søkefelt - så trykke på OTP Selskaper
Du kommer da inn i en liste over alle OTP selskaper som er knyttet opp i BC. Trykk på Rediger oversikt og så sett huk i firkant til høyre for det selskapet som skal registreres inn.
Administrasjon
Noe oppsett finner du under Administrasjon. Når du trykker på administrasjon så kommer dere til lønnsoppsettet, offentlige satser, kalender og synkroniserte tabeller. Lønnsoppsett er der mye viktig informasjon om selskapet skal registreres. Offentlige satser er ferdig utfylt. Ved nytt år må man synkronisere tabeller som er lagt klart. Ved oppstart av et selskap så må man først trykke på Synkroniserte Tabeller.
Lønnsoppsett
Her fylles det ut kontaktinformasjon om selskapet, informasjon om Otp, Altinn, bankintegrasjon og bank opplysninger, hvilken agasone, info om overføring Regnskap samt fylle ut hvilke kontoer som føring skal skje på. For å registrere inn data må det være ring rundt blyanten.
GENERELT:
Passord type - betyr hva som ansatt må bruke for å lese/åpne lønnslipp. Her har man valg mellom personnummer eller bankkontonummer.
Password Position 1 - her velger man hvilken posisjon passordet skal starte på. Skriver man 1 her så er det første tall i personnummer eller bankkontonummer.
Password Position 2 - her velger man hvilken posisjon som er siste i passordet. Skriver man inn 6 her så betyr det at passordet er de 6 første tallene i bankkontonummer eller personnummer.
Dersom man ikke legger inn tall i posisjon 1 og 2 så vil passordet bli de 5 siste i bankkontonummeret eller personnummeret. Passordet vil vises inne på ansattkortet.
Systempålogging - kan settes på - da vil bruker av lønnssystemet måte logge seg på hver gang de går inn i systemet.
Stopp i felt aktivert - Dersom man ønsker forenkle registrering av variabel lønn - så kan man nå sette på huk her - så gå inn på lønnsart og sette på et huk om at f.eks så skal lønnsart Bonus - stoppe i felt beløp ( da hopper man over antall og sats).
Rapport-ID - Her velges type lønnslipp. Det er 2 forskjellige lønnslipper å velge mellom. En med hittil i år summer pr linje. Det må stå et nummer/id i feltet etter rapport-id.
Mvh. E-post - Her kan man skrive inn en beskjed som kommer i epost sammen med lønnslipp. F.eks hva passord på lønnslippen er.
Feriedager på lønnslipp - her velger man om man ønsker at feriedager skal vises på lønnslipp. De vil da se hvor mange dager som er tilgode på det tidspunktet slippen produseres.
Timebank på slip - her kan man velge om man skal benytte timebank - og at timene vises på slipp.
Beskrivelse fra API - Her kan man sette på huk om man ønsker at beskrivelsen på lønnsart som ligger på Api-linjene skal være gjeldende på slipp. Dette huket må nå stå på sammen med huk Beskrivelse fra lønnsart for å ikke få med perioder på lønnslippen. Det ligger en feil her som vi ser på.
Ekstra AG beregning - Dette feltet benyttes ikke herfra lenger - vi har flyttet dette til Offentlige satser.
Fribeløp Arbeidsgiveravgift - Her fyller man ut beløp i forhold til fribeløp knyttet til sone.
Beskrivelse fra lønnsart - her kan man sette på huk som gjør at man velger at beskrivelse på lønnsart fra lønnsartregistreret er det som skal stå på lønnslipp. Viktig å vite nå at man må ha på huk beskrivelse fra api i tillegg pga en feil for å slippe å få periode på slippen.
Dimensjon Slippgruppering - her kan man velge hvordan lønnslipp skal samle/dele opp lønnslinjer i forhold til dimensjoner. Standard slår i sammen lønnskoder med samme sats - vil gi færrest linjer på lønnslippen.
Årstimer (1950) - Man har mulighet for flere timelønnsatser i SL og Årstimer (1950) er standard. Årstimer (egendef.) er knyttet mot timesats nr 2 som ligger på ansattkortet.
Ekskluder i halvskatt - her har man mulighet til å legge inn de lønnsarter man ikke ønsker skal behandles med halv skatt. De lønnsartene man legger inn får da full skatt i nov/des.
INNTEKSTSMELDING:
Her vises koding knyttet til inntektsmeldingen.
KONTAKTINFORMASJON:
Kontaktinformasjon - her fyller man ut navn, adresse, telefonnr, epost på firma, land-/regionkode.
OTP:
Informasjon rundt Otp fylles ut når man ønsker å sende direkte fil fra Sumango Payroll. Hvilket OTP selskap man benytter må registreres under OTP-selskaper i BC. Se tidligere i dokumentasjon.
ALTINN:
Altinn API-server: Skal være huket av for prod.
Altinn Org.nr: Her registreres selskapets organisasjonsnr.
Altinn SystemId: Dette er en id som er satt opp i Altinn knyttet til lønnssystemet. Må registreres inn for å kunne sende a-melding og hente skattekort m.m.
Altinn systempassord - passord som er laget i Altinn knyttet til selskapet og systemid.
Organisasjonsnr. hentes fra Selskapsopplysninger i BC og må være fylt ut riktig.
Nye altinn file.ref.no legges det inn 6 første i org.nr + 000.
Kanseller MeldingsID - her kan man legge inn meldingsid nr på den a-melding som manuelt skal kanselleres sammen med årstall og måned.
BANKINTEGRASJON:
Bankintegrasjon skal fylles ut dersom man benytter Sumango Autobank. Etter passord ligger det 3 prikker - her kan man teste pålogging er i orden.
BANK:
Under Bank fylles ut hvilken bank selskapet bruker, samt bankkontonummer for lønn og skatt, samt hvilke konto i regnskap lønn/skatt går til. Under Firma-/avtalenr legger man inn organsisasjonsnummer eller det avtale nr man har i banken. I forbindelse med bankfil så må siste brukte sekvensnr legges samt at man må sjekke om det er en divisjonskode som skal registreres.
FERIEPENGER:
Feriepenge % - her fylles ut hvilken prosent man beregner feriepenger etter 10,2 % eller 12 %
Feriepenge % (over 60 år) - her registreres prosent sats for ekstra ferie pga alder - 2,3 %.
Begrens feriepenger - her huker man av for om man avgrenser opptjening av feriepenger over 60 år i forhold til 6 G.
Finansskatt - skal hukes av for om selskapet skal betale finansskatt.
Feriedager - her legger man inn antall feriedager full ferie er i forhold til full stilling. Ved 10,2 % feriepenger utgjør full ferie 21 feriedager, ved 12 % feriepenger ugjør ferie 25 feriedag, . Arbeidstakere som er over 60 år får automatisk på en uke ekstra.
ARBEIDSGIVERAVGIFT:
Skatteregel – her legger man inn hvilken skatteregel man skal følge/hvilken næringen en driver etter.
Kommunenummer - registrere hvilken kommune selskapet ligger i.
OVERFØRING REGNSKAP:
Her fyller man ut informasjon ved journalmal/navn, direkte bokføring, bruk bankmodul m.m.
AVSETNINGER:
her legger man inn avsetningskontoer i regnskapet. Disse hentes fra kontoplan.
Brukere
Du legger inn de som skal bruke/ha tilgang til lønnssystemet her.
Du kommer inn i et bilde hvor du kan registrere inn brukere. Her henter du inn Brukernavn, fyller ut fullt navn på de forskjellige brukere, samt at man må legge inn mobilnr, personnummer og passord. Passord her er det personlige passordet brukeren har inne i Altinn, dette må legges inn for å få tilgang til Altinn portalen. Når du trykker på ny kommer du inn i et nytt bilde hvor du trykker på Rediger oversikt. Dersom du ikke husker dette passordet - så må du opprette et nytt, dette gjøres inne på din egen profil på Altinn under avanserte innstillinger. Går du inn på brukere for å oppdatere passord på ny - husk å trykk rediger oversikt før du trykker på angi passord.
Offentlige satser
Offentlige satser vil bli oppdatert av systemet ved eventuelle forandringer. Ved endringer blir det varslet og disse oppdateres via Synkroniserte Tabeller. Sjekk alltid om det er fylt ut informasjon på offentlige satser vedr Ekstra AGA
Offentlige satser må oppdateres jevnlig - da det f.eks flere ganger i året kan være endringer på lånerenter. Viktig at det er fylt ut beløp og prosent på feltet Ekstra AGA. For å oppdatere offentlige satser - så går du inn på Offentlige satser under Administrasjon - trykk Last ned data. Da får du sist endret data som ligger i sky og som vi har oppdatert.
Maler import/eksport
Her ligger det forskjellige maler man kan benytte for å importere flere ansatte på en gang, brukes gjerne ved oppstart av nytt selskap.
Fra HL/Visma kan du eksportere de ansatte fra gammelt lønnssystem til Sumango via en csv fil. Man må gjøre noen tilpasninger i fila som skal importeres, fjerne tegn i fødselsnummer og bankkontonummer. Man må endre noen tekster i forhold til relasjonstype og arbeidstype. Importen vil komme med feilmelding om det er noe galt med fila. Fila lagres som csv og kan da importeres inn i Sumango Payroll. Gå Administrasjon - Maler import/eksport - Importer fra fil
Du får da opp en ny boks som gir valg til hvor fila kommer fra, så velg da rett system og trykk ok. Du får opp ny boks hvor du trykker på Velg og så henter du rett fil og trykker Åpne. Dersom noe feil så vil systemet si i fra.
Man kan velge å benytte import mal som ligger tilgjengelig i Sumango Payroll. Disse finner man ved å gå til Administrasjon - Maler import/eksport og så markerer for om det er eksport eller import av Ansatt arbeidsforhold. Eksporter mal - vil gi deg en tom mal du fyller ut og så importerer du den når ferdig fylt ut.
Når man har fått importert alle ansatte så må man kontrollere og eventuelt registrere de data en ikke har fått via importen. Under Ansatte vil du se hvilke data som må være registrert pr ansatt. Viktig at man kontrollerer at rett informasjon er fylt ut.
Feriepengegrunnlag - Oppstartsverdier
Når man legger inn nytt selskap som skal starte opp 01.01 - så må man legge inn Feriepengegrunnlag pr 31.12. året før. Dersom man starter med nytt selskap senere i året - så må man legge inn oppstartsverdier pr siste dato før oppstart i Sumango Payroll.
Dette gjøre etter at ansatte er registrert inn i lønnssystemet. Man eksporterer først mal - oppstartsverdier. Legger inn informasjon i malen og lagrer denne.
Så Lager man en lønnsjournal, man legger ikke inn ansattfilter da som regel alle skal være med. Betalingsdato må fylles ut, enten siste dag i året (ved feriepengegrunnlag) og dersom man starter nytt selskap f.eks. 1.6. - så ville datoen her være 31.05. Perioden er opptjeningsperiode. Det skal stå NEI i feltet inkluder alle faste linjer - beskrivelse enten Feriepengegrunnlag pr 31.12 eller da Oppstartsverdier f.eks pr 31.05. Første felt beskrivelse er greit å fylle ut. Viktig at Sliptype er OPPSTART, stå trykke ok.
Nå opprettes det lønnslipper på alle ansatte. Man går så inn på Administrasjon - Maler import/eksport og markerer Import mal - oppstartsverdier - så ok. Når man har trykket ok så kommer det opp Vennligst Velg Excel fil - trykk da på velg, da kommer man videre inn i filer som man kan malen man har lagret med opplysninger. Når det kommer opp at dette er suksess, så går du tilbake til Registrering og lønnslipper.
Du står på Registrering. For å luke ut de ansatte som f.eks ikke har noen oppstartsverdier/feriepengegrunnlag trykker du nå på Lønn og Slett uten linjer - før du så trykker Lønn og Utsted alle. For å sjekke - kan du gå til Historikk - journal nr 0 er alltid oppstartsverdier/feriepengegrunnlag.
Registre
Under Registre finner du Systemlønnsarter, Lønnsarter (egne), Skattetabeller, Skattetabellnr., AGA soner, Kommunenr, Yrkeskoder, aMeldingskoder, Sammenstilling, Postnummere, Fagforeningskoder og Kreditorer. De fleste tabeller og oversikter her blir synkronisert via knappen Synkroniserte tabeller under administrasjon. Lønnsarter – her kan man lage egendefinerte lønnsarter eller kopiere fra Systemlønnsarter. Fagforeningskoder og Kreditorer - her bygger man opp registre på disse.
Systemlønnsarter
Sumango Payroll er bygd opp med et standard lønnsarter som er ferdig satt opp. Det er oss i Sumango Lønn som vedlikeholder Systemlønnsarter. Selskapet kan velge om de ønsker å benytte systemlønnsarter som egne lønnsarter eller sette opp eget oppsett av lønnsarter. Når man lager egne lønnsarter må disse settes opp mot Systemlønnsartene.
Ved nytt år må det kjøres synkronisering av tabeller – da overføres systemlønnsarter til neste år. Lønnsarter velger man å kopiere til nytt år.
Lønnsarter (egne)
Ved start av Sumango Payroll må man enten importere egne lønnsarter, registrere de manuelt eller så kan man importere systemlønnsarter og benytte disse. Velger man egne lønnsartnummer så må disse knyttes opp mot Systemlønnsart. Man har nå også muligheten til å knytte lønnsarter sammen. Det settes opp under Avledet lønnsart (egen veileder vedr dette)
For å jobbe med lønnsartregistreret må man først trykke på Rediger oversikt. Videre kan man legge inn egendefinert navn på lønnsarten i feltet Beskrivelse. Neste som må fylles ut er Konto og eventuelt motkonto lønnsarten skal knyttes mot i regnskapet. Viktig å fylle ut konto hver lønnsart skal knyttes til. Dette må være registrert før man kjører lønn for å få riktig bokføringsbilag. Satser kan legges inn om lønnsarten fast har en sats. TaxType/skattetype må registreres inn, dette for å få rett beregning av lønn i forhold til skatteberegning.
Det har i senere tid kommet to ting som gjelder lønnsarter som er nytt - det ene er avledede lønnsarter (ligger en egen veileder på dette) og så kan man sette opp på lønnsart når den benyttes i registrering så skal det hoppes over felt, for å forenkle registrering. Dette settes opp på hver og en lønnsart - helt til høyre i lønnsartregistret. Det må også settes på et huk på Administrasjon - Lønnsoppsett - Stopp i felt aktivert for at dette skal fungerer.
Hvordan lage nye lønnskoder (egne)
Ved å stå inne på lønnskoderegistreret, Trykker rediger oversikt - trykk NY. Da får du en tom linje i registreret under hvor du kan legge inn det lønnskodenummeret du ønsker - knytte dette til rett Systemkode. Videre må det fylles ut konto, noen tilfeller bal.konto/motkonto. Taxtype på velges.
Dersom du ikke vet hvilken systemlønnsart du skal benytte så trykk på Velg fra hele listen. Let opp den koden som passer i forhold til aga, feriepenger, pensjon, a-melding osv. Når du har funnet rett systemkode trykker du ok.
Du kan navngi lønnsarten med egen beskrivelse i feltet Beskrivelse. Dersom man har lønnsarter som skal knyttes til fast dimensjon, egne timesatsnummer (som ligger på ansattkortet) og/eller fast sats – kan dette registreres i egne kolonner. Ønsker man en spesiell rekkefølge av lønnkoder på lønnslipp så kan dette settes opp av Sumango.
Skattetabeller, Skattetabellnummer, AGA soner, Kommunenummer, A-meldingskoder, Yrkeskoder, Sammenstilling og Postnummere
Under Registre ligger det en rekke tabeller som lønnssystemet er avhengig av. Disse må oppdatere ved start bruk av systemet samt for hvert nye år. For å oppdatere/synkronisere disse går man til Administrasjon - Synkroniserte tabeller. For å synkronisere tabellene trykker man på teksten som står under TableNumber - da vil oppdatering starte. Når det er kommet en hake i frikanten under Synkronisert så er den ferdig. Man må gå linje for linje og synkronisere alle.
Kreditorer
Her registrere man inn de forskjellige kreditorene som skal benyttes via lønn som f.eks fagforeninger, inkassoselskaper m.m
Når du trykker på Ny får du opp et Kreditorkort - her lager du selv en nummerrekke - hver og en kreditor må ha unike Nr. Videre fyller du inn Navn på kreditorforening, adresse, kontakt info, Bank info som Bankkontonr og Betalingsreferanse (KID)
Fagforeningskoder
Under Fagforeningskoder bygger du opp et register over de forskjellige fagforeningene som du knytter til Kreditornummer som du også har registrert på fagforeningen.
Når du trykker på Ny kommer du inn i et nytt bilde for du registrerer de forskjellige fagforeningene med en kode - og navn. Du knytter opp Kreditornr som er opprettet på forhånd.
Videre så trykker du på 0 tallet i kolonnen Antall trekk, og kommer da inn i et nytt bilde hvor du må trykke på Behandle og Ny
Da kommer du inn i et bilde hvor du registrerer hvilken lønnsart som skal benyttes, kan skrive inn noe tekst i feltet Notat. Under Trekk legger du inn beløp/prosentsats. Under kilde knytter du opp kildenr til fagforeningen som blir det samme som kreditornr. En fagforening kan ha knyttet flere forskjellige trekk under seg; fagforeningskontigent, forsikringer m.m Fagforeningskoden registreres på ansattkortet. Fagforeningstrekk registrerer også på Ansatt - under trekk. Når det er en forandring på en Kreditor - f.eks nytt bankkontonummer så legges det inn på kreditor og så kan man gjøre endring på kreditor og så gå til handlinger og oppdatere trekk. Da oppdaterer alle ansatte som har dette trekket seg.