AutoBank - Dynamics NAV versjon manual (FOB)
OPPSETT
Bankkort (Dersom ikke allerede bruker Bankreskontro fra før)
Bankkonto må opprettes under Bankkort:
Velg ny:
Fyll inn detaljer
Under Bokføring: Velg Bokføringsgruppe-bank = Finanskonto som skal speile bankkontoen. (En Finanskonto kan knyttes til flere bankkontoer)
Betalingseksportformat: Benyttes ikke (Må det stå blank?)
Husk å velge hvilken valuta kontoen skal føres i.
Hvis du skal overføre en startsum til bankkontoen kan du opprette i finanskladd:
D bankkonto med startsaldo (husk å spesifisere valuta og korrekt valutabeløp hvis aktuelt) - Krediter Finanskonto. Deretter sperrer du finanskonto for direkte bokføring.
Leverandørkort
Under Betalinger: Opprett Foretrukket Bankkontokode. Per leverandør lages 01 automatisk om ikke opprettet: fyll så ut detaljer. Kan eksempelvis kalles NOK for Innland eller EUR for betalinger i Euro hvis det er aktuelt å betale til en leverandør i forskjellige valutaer. Ved flere bankkontokoder kan du endre hvilken konto det skal betales til i betalingskladden.
· LEV Innland
Ved innland fyll inn "Lands-/regionkode:", "Bankregistreringsnr.:" (som er de fire første sifrene i Bankkontonr) og "Bankkontonr.:"
Hentes fra lev.kort:
· LEV Utland
Fyll inn Lands-/regionkode, Valutakode, SWIFT-kode og IBAN:
Iban Og Swift Hentes fra Remitteringsinformasjon:
Valuta og landkode hentes fra lev.kort:
Dersom leverandør ikke benytter IBAN og heller benytter Bankklareringskode fyll inn kontonr i feltet for IBAN
Eksempel USA hvor ABA/FedwireRoutingNumber benyttes.
Eksempel:
Registreres slik:
Utbetalinger - Sende til bank
Velg Bank - Bank (betalinger)
Velg Ny Eksport
Velg bankkonto som skal belastes for utbetalingen
Deretter kan du enten laste inn flere fakturaer innenfor et intervall eller velge spesifikke fakturaer.
Velg "Legg til Betalinger" for å få med alle fakturaer innenfor et gitt intervall.
Du kan f.eks spesifisere på forfallsdato, og sette begrensing på valuta eller lignende.
For å legge til spesifikke fakturaer velg "Hent betaling":
Her kan du filtrere på en eller flere parametere og velge den posten du ønsker å legge til betaling.
Velg deretter OK og alle poster vil vises i oversikten
Du får en samlet oversikt over hvor mye som blir lagt til utbetaling, samt hvor mye som er forfalt.
Du vil også kunne se total saldo utestående og total saldo forfalt.
Hvis det er ønskelig med en annen betalingsdato enn valgt i systemet kan du endre "Betal dato" per bilag feltet på linjen
Du kan også endre beløp som skal betales om ønskelig å del betale.
Ved betaling flere valutaer vil beløp spesifiseres i de aktuelle valutaene.
Betalingsartkode utland kommer opp som forslag etter siste brukte kode, kan endres.
Velg deretter "Send til bank"
Utbetalinger - Motta retur
Når transaksjonene er sendt til bank kan du se hvilken status de har under Bank (Retur Betalinger)
Velg "Hent Retur"
Her ser du status på filene: om de er Sendt, Til godkjenning/kontroll i bank, Godkjent, Avregnet eller Avvist (med kode for avvisning).
Avviste poster kan flyttes til ny eksport, hvor endringer kan gjøres før de sendes til bank på nytt.
Velg Bokfør for å bokføre betalingene som er avregnet
Innbetalinger
Velg "Hent innbetalinger"
Alt av innbetalinger lastes inn.
Hvis KID blir innbetalingen automatisk matchet.
Ved innbetaling uten KID vil systemet foreslå å benytte kundenr fra forrige gang, ved å slå opp på bankkontonr som det er innbetalt fra.
Beskrivelsesfeltet kan endres på bilagslinjen mot Kunde/leverandør/finans, men ikke bilagslinjen mot bank.
Hvis alt er ok med motpost kan du velge "Bokfør" - Alternativt "Bokfør valgte" for kun å bokføre de du har merket.
Hvis det er en motpost som skal føres mot finans kan du endre "Kilde Type" til finanskonto og kontonr. du ønsker for bokføring. Hvis det gjelder transaksjoner som skal splittes (eks. fordeles på avdeling) kan du overføre til kladd.
Om du skulle ønske å manuelt bokføre en innbetaling ved senere anledning kan du velge å lukke posten i innbetalingsbildet.
Du har mulighet til å se tidligere lukkede poster
Du kan også gjenåpne poster om banken ikke har mottatt sending
Dersom Kunde har betalt inn avvikende beløp fra beløp på reskontro ligger det tre felter i bildet der man kan angi hvilke differanser som ønskes ført bort. Angi der den delen av beløpet som skal konteres ut av totalsum innbetalt.
(eksempel: fordring på reskontro 99,50, kunde innbetaler 100,00 sett 0,5 i øresavrundingfeltet og NAV fører 100 mota bank, 99,50 mot kunde og 0,50 mot øresavrunding.)
Konto-oppsett på disse feltene følger det som ligger på standardoppsettet for Bokføringsgruppe- kunde.
Avstemming
Venstre del av bildet er bankkontoutdrag lastet ned fra banken, høyre side er alle poster du har bokført i NAV (manuelt eller via DirekteBank)
Alle inn og utbetalinger gjort via DirekteBank får en ArkivId fra banken som NAV tar vare på
Typisk vil du først ønske å bruke AutoMatch hvor systemet da automatisk merker og fjerner alle poster hvor NAV har samme referanse som bankutskriften har og verdiene går i null.
Allikevel vil man ofte sitte igjen med noen enkelt transaksjoner, enten fordi de er på tvers av periode eller fordi de er ført manuelt i NAV eller fordi de er ført av Bank men ikke i NAV
Du kan manuelt avstemme ved å trykke på Arkiv referanse som pilen viser på bildet under. Da merkes posten grønn og om systemet selv ser tilhørende post på høyre side merkes også denne grønn (se bilde).
· Om ikke kan du manuelt merke også på høyre siden (trykk da på Beskrivelse feltet så merkes posten grønn)
· NB hold først musepeker over verdien i beskrivelsesfeltet, se at du får en strek under som på bildet og trykk deretter og det merkes grønt
Legg merke til at systemet hele tiden summerer de merkede for deg så du skal kunne se om har lik verdi både i NA Vog fra bankutskrift.
Dersom du ønsker å lukke postene mot hverandre kan du det straks begge sider har lik verdi (Avvik = 0,00)
Trykk da Avstem (se merket gult på bilde) og systemet fjerner de grønne postene fra begge sider
Dersom man har faste type gebyrer eller ofte har små øreavvik osv kan man sette opp kontering for disse under «Oppsett bokfør som» under Handlinger
Deretter kan man merke postene og trykke knapp «Bokfør avvik som».
Og da angi gebyrbokføring eller øreavrunding rett i avstemmingen.
Denne handlingen vil samtidig automatisk sette posten det gjelder til avstemt.
Dersom man har føringen som må omposteres eller bokføres på en spesiell måte kan man også merke og trykke «overfør til kladd» og manuellpostere disse.
Dersom du ønsker å legge på kommentarer til enkeltposter kan det gjøres her:
· Merk linjen du skal lage kommentar til og trykk knappen.
Etter man har manuelt eller automatisk matchet kan man, om behov, se over hva som ble koblet sammen via «Vis avstemte» og der kan du drille deg ned til undernivå og se hvilken reskontropost som eks den enkelte utbetaling går fra som under:
Dersom man ønsker å gjenåpne en avstemming eller alle kan man også gjøre det herfra. Da vises disse igjen i Avstemmingsbildet.
Utskrift av bankavstemming – rapport
