Sende betalinger til bank og tilbakebetaling til kunder
I betalingsmodulen kan du sende betalinger til leverandører og sende refusjon til kunder. AutoBank bruker feltet for “foretrukken bankkontokode” når man skal gjøre betalinger og dette feltet finnes både på kundekortet og leverandørkortet. Se mer om dette i https://oseberg.atlassian.net/wiki/spaces/Autobank/pages/1228865653 .
Innholdsfortegnelse:
Hvordan sende betaling til leverandør eller tilbakebetale til kunde?
Fra rollesenteret - velg “Eksporter”
Velg deretter “Ny” for å opprette en ny eksport.
Velg så hvilken Bankkonto det skal betales fra og velg “leverandør” på Kildetype:
Merk at du kan sette en standard konto som det betales fra. Ved å gå inn i AutoBank - Bank - Oppsett kan du sette en standard betalingskonto.
Når du opprettet en ny eksport og legger til betalinger, vil kontoen fra oppsettet komme automatisk. Har du valgt bankkontonummer FØR du henter betalinger, vil ikke systemet endre bankkonto.
Står “Bankkonto” feltet tomt når du velger “legg til betalinger” vil systemet hente kontoen fra oppsettet:
Lar du oppsettet stå blankt, vil systemet aldri foreslå noen konto heller.
Ønsker du å gjøre en tilbakebetaling til kunde, velger du “kunde” på Kildetype
Legg til betalinger eller Hent betalinger
Det er to knapper for å hente frem betalinger:
Disse knappene vil hente åpne leverandør eller kundeposter ut i fra hvilket filter du har valgt på “kilde type”. Under har vi valgt å bruke leverandør som eksempel, men det fungerer likt om du har valgt kunde.
Legg til betalinger (mest vanlig å bruke), filtrer frem alle betalinger som har forfalt inntil valgt dato som settes under “siste betalingsdato”:
Her kan man også filtrere på en eller leverandører/kunder, valutakode mm . Det er mulig å filtrere på en eller flere parametere samtidig.
Siste betalingsdato = datoen du setter her er til og med forfallsdato på faktura
Betalingsdato = fyller du ut dette feltet vil alle fakturaene i betalingen få samme betal dato i banken.
Maks antall betalinger = Skal du betale over 5000 betalinger i samme eksport så anbefaler vi at du deler opp disse betalingene i flere eksporter pga at de fleste bankene har et maks antall på å motta 5000 linjer av gangen. Skal du f.eks. betale 10 000 faktura og maks antall står til 4999 vil det bli opprettet flere eksporter når du lager et forslag. Dette skjer i bakgrunnen og du trenger bare å kjøre “legg til betalinger” en gang.
For å filtrere på kun NOK betalinger setter du ' ' (to enkeltfnutter) i feltet for valuta.
Både kundereskontro og leverandørreskontro har feltet Avvent. Poster merket med Avvent vil systemet hoppe over ved betalingsforslag så dersom du eks ønsker å holde igjen en faktura kan du sette verdi i avventfeltet for så å fjerne det når du er klar til å betale igjen.
Hent betalinger
Velger du “hent betalinger” vises en liste med alle åpne leverandør-/kundefaktura.
I denne tabellen kan du hente frem en eller markere flere linjer du ønsker å legge til betaling.
Stå på linjen du vel legge frem og trykk ok for å legge linjen(e) frem i betalingsforslaget:
Tilbake til Betalingslisten, denne kan sorteres ved å klikke på kolonneoverskriften, man kan fjerne eller legge til linjer så lenge eksporten har status “ny”.
Under “Behandle” finner du knapper som kan utføre handlinger for linjen du har merket: Du kan gå inn på dimensjoner, vise leverandørposten, merke som avvist eller velge slett linje som da fjerner den fra betalingen.
Ved å klikke på “Vis flere alternativer” på linjen
kan man bl.a. klikke “Velg Mer” for å merke flere linjer i utvalget.
Du får en samlet oversikt over hvor mye som blir lagt til utbetaling, samt hvor mye som er forfalt. Du vil også kunne se total saldo utestående og total saldo forfalt.
Ved betaling flere valutaer vil den enkelte valuta spesifiseres med riktig beløp.
Hvis det er ønskelig med en annen betalingsdato enn valgt i systemet kan du endre "Betal dato" per bilag feltet på linjen. Du kan også endre “Beløp” som skal betales om ønskelig å del betale.
“Betalingskode utland” er påkrevd felt for valutabetalinger, første gang du betaler til en leverandør må du sette denne, neste gang blir forrige valg for leverandøren foreslått automatisk, overstyres om ønskelig.
Hvis betalingskode utland ikke er lagt inn må dette opprettes. Det gjør du ved å gå inn på Bank - Tilordning av bankkonto:
Her legger du inn Norske betalings koder:
Når alle linjene er klare til å sendes, velger du “send til bank”:
Eksporten vil nå endre status til “Eksportert bank” og det er ikke lenger mulig å redigere den. Linjene har status “venter” - se forklaring på statuser:
Les brukerveiledning for https://oseberg.atlassian.net/wiki/spaces/Autobank/pages/1256062982
Eksporter og liste over betalinger
Du vil få en “liste over betalinger” som får løpenummer etter hvert som du oppretter nye eksporter/betalingsforslag, en opprettet eksport kan ikke slettes.
På rollesenteret ditt ser du hvor mange åpne eksporter du har, en eksport kan inneholde flere betalingslinjer:
Merk at det er et filter som viser alle åpne eller “aktive” eksporter, og alle eksporter som ikke har status lukket vises i listen. Ønsker du å hente frem gamle eksporter som er lukket kan du velge dette i filteret til venstre:
Utelat leverandør fra betalingsforslaget
Er det en eller flere leverandører du aldri ønsker skal være med på betalingsforslaget så kan du velge dette på leverandørkortet under “betalinger”.
Funksjonen “Utelat i AutoBank” vil gjøre at denne leverandøren ikke kommer med på betalingsforslaget når den er aktivert:
Sette sperre på et maksbeløp til utbetaling på kunde/leverandør
Det er mulig å sette et maksbeløp for hvor mye som skal betales ut til en kunde eller leverandør, dette gjelder per reskontrolinje (per faktura/kreditnota):
Dette kan spesifiseres på kunde- eller leverandørkortet:
I eksemplet over vil ikke fakturaer med “restbeløp (LV)” på over 20 000 komme frem på betalingsforslaget.
Utbetalinger som blir filtrert vekk på grunn av beløpsgrense vil legge seg i en egen eksport slik at man kan velge om man ønsker å sende dem allikevel eller betale de manuelt.
De vil få avventkode “LIM” slik at man kan filtrere dem frem i listen over “åpne poster”:
Betales de manuelt må de også bokføres manuelt, og man må manuelt fjerne dem fra eksporten når de er bokført.