Dynamics NAV 2016 Finanskurs II.DOCX

1         Innholdsfortegnelse

1       Valuta. 4

1.1         Oppsett. 4

1.2         Valuta i kjøp og salgsdokumenter. 6

1.3         Valutabehandling ved betaling. 6

1.4         Juster valutakurser. 7

2       Forskudd. 9

2.1         Oppsett. 9

2.2         Forskuddsfaktura. 11

3       Rapportering. 13

3.1         Analysere kontoplanen. 13

3.1.1          Bruk filter i kontoplanen. 13

3.2         Kontoskjema. 13

3.2.1          Kontoskjemanavn. 14

3.2.2          Siden «Kontoskjema». 16

3.2.3          Kolonneoppsett. 17

3.2.4          Kontoskjemaoversikten. 19

3.2.5          Skriv ut kontoskjemarapporter. 20

3.3         Dimensjonsanalyse. 21

3.3.1          Analysevisningsoversikt. 21

3.3.2          Eksport av analysevisning til Microsoft Excel 22

3.3.3          Dimensjonsbaserte rapporter. 22

3.4         Kombinere analysevisning med kontoskjema. 24

3.5         Finansytelsesdiagram.. 24

4       Utbetaling/Remittering. 26

4.1         Remittering. 26

4.2         Manuell utbetaling. 28

4.3         Kreditnota. 30

5       Årsavslutning. 30

6       Norsk mva-rapportering. 32

7       Klargjøre purringer. 34

7.1         Kjørselen «Opprett purringer». 37

7.2         Opprette purringer manuelt. 39

7.3         Kjørselen «Utstede purringer». 40

8       Håndtere renter. 41

8.1         Oppsett. 41

8.2         Kjørselen «Opprett rentenotaer». 42

8.3         Opprette rentenotaer manuelt. 44

8.4         Kjørselen «Utsted rentenotaer». 44

1         Valuta

1.1       Oppsett

Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer

Du kan fakturere i fremmed valuta, bokføre innbetalinger i fremmed valuta, registrere kursdifferanser og lage kontoutdrag i fremmed valuta. Du kan også bokføre til en kunde eller leverandør i et ubegrenset antall valuta. Postene i vinduet «Valutaer» viser valutakode og andre opplysninger for hver enkelt valuta.

Du bruker denne oversikten til å knytte ulike typer informasjon til en valutakode, herunder hvordan programmet skal avrunde fakturabeløp for ulike typer valuta og på hvilke konti programmet skal bokføre agio og disagio. Du må også definere valutakurser for hver valuta i tabellen «Valutakurs».

Velg «Valutakurser» fra menyen for å komme til vinduet «Valutakurser».

Når du bokfører en transaksjon i fremmed valuta, bruker programmet bokføringsdatoen på faktura- eller kladdelinjen og informasjonen i tabellen «Valutakurs» til å finne riktig valutakurs.

Merk! Hvis det ikke er angitt noen bokføringsdato (f.eks. på et bestillingsforslag), brukes arbeidsdatoen til å finne valutakurs.

I tillegg må valuta defineres i salgs-, kjøps- og finansoppsettene. Når du har definert denne informasjonen, kan du angi en standardvalutakode på kunde- og leverandørkortene. Du kan også angi valutakoden i valutakodefeltene andre steder i programmet. Når du senere bokfører eller oppretter ordrer, fakturaer, kreditnotaer og så videre, foreslår programmet de opplysningene som koden representerer.

1.2       Valuta i kjøp og salgsdokumenter

Kjøp > Bestillingsbehandling > Kjøpsfakturaer. Velg en utenlandsk leverandør.

Legg merke til feltet «Valutakode» på hurtigfanen «Utenrikshandel». Assistentknappen  benyttes til å endre valutakode. Assistentknappen  benyttes til å endre eller se på valutakurs.

Når du legger inn en vare, vil direkte enhetskostnad i NOK fra varekortet omregnes til valuta på fakturalinjen. Ved å velge «Statistikk» fra menyen (F7), ser du beløpet også i NOK. Saldobeløpet på leverandørkortet viser NOK, men hvis vi går inn og ser på poster, vises valutabeløp. Her er det mulig å vise kolonner som viser NOK-beløpet ved hjelp av «Velg kolonner» fra kontekstmenyen (høyreklikk på kolonneoverskriften).

1.3       Valutabehandling ved betaling

Betaling i fremmed valuta er i hovedsak lik betaling i lokal valuta. Gå til Avdelinger > Økonomistyring > Bankstyring > Innbetalingskladder. Velg kontotype «Kunde» eller «Leverandør» og angi et kontonummer. Hent fram åpne poster til utligning ved å velge «Utlign poster» fra menyen (Skift + F11). Marker posten(e) du skal utligne, velg «Angi utlignings-ID» (Skift + F11) og klikk «OK» for å gå tilbake til kladden. Feltet «Beløp» fyller seg automatisk ut i fremmed valuta. NOK-beløp vises nederst i skjermbildet under «Saldo». Ved avvik fra beløp registrert i bank, gå til neste linje og registrer kontotype «Finans» (eller «Bank» hvis bankkort benyttes), finanskontonummer for bankinnskudd og korrekt beløp. (Legg inn valutakode og -beløp hvis du benytter bankkonto i utenlandsk valuta.) Differansen legges inn på ekstra linje for utligningsdifferanse eller agio-konto.

1.4       Juster valutakurser

Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Valuta > Juster valutakurser

Når du skal bokføre agio og disagio på åpne poster ved periodeslutt, må du starte kjørselen «Juster valutakurser». Du kan bruke denne kjørselen på finans-, kunde-, leverandør- og bankkontoposter slik at de gjenspeiler en oppdatert saldo der valutakursen har endret seg siden postene ble bokført.

Hurtigfanen «Valuta»: Her kan man begrense hvilke valutaer det skal justeres for.

Hurtigfanen «Alternativer»:

For kunde- og leverandørkonti justerer kjørselen valutaen med valutakursen som gjelder på bokføringsdatoen som er angitt i kjørselen. Kjørselen beregner differansene for de enkelte valutabalansene og bokfører beløpene til finanskontoen angitt i feltet «Konto for urealisert agio» eller feltet «Konto for urealisert disagio» i tabellen «Valuta». Motposteringer bokføres automatisk på samlekontoen i finans.

Kjørselen behandler alle åpne kunde- og leverandørposter. Hvis det finnes en valutadifferanse for en post, oppretter kjørselen en ny detaljert kunde- eller leverandørpost som gjenspeiler de justerte beløpene.

For bankkonti justerer kjørselen valutaen med valutakursen som gjelder på bokføringsdatoen som er angitt i kjørselen. Kjørselen beregner differansene for de enkelte bankkontiene som har en valutakode, og bokfører beløpene til finanskontoen som er angitt i feltet «Kto. for realisert agio» eller feltet «Konto for realisert disagio» i tabellen «Valuta». Motposter bokføres automatisk på finanskontiene som er angitt i bankbokføringsgruppene. Kjørselen beregner én post per valuta per bokføringsgruppe. Justeringspostene for finanskonto for bankinnskudd og tap/vinning-kontoen tilordnes bankkontoens standarddimensjon.

Finanskonti. Hvis du bokfører i en tilleggsrapporteringsvaluta, kan du få kjørselen til å opprette nye finansposter for valutajusteringer mellom NOK og tilleggsrapporteringsvalutaen. Kjørselen beregner forskjellene for hver finanspost og justerer finansposten i henhold til innholdet i feltet «Valutakursjustering» for hver finanskonto. Justeringspostene tilordnes standarddimensjonene fra kontiene de bokføres på.

Merk! Før du kan bruke kjørselen, må du angi justeringskursene som skal brukes til å justere valutasaldoen. Dette gjør du i vinduet «Valutakurser», som åpnes fra vinduet «Valutaer».

Valutakursjusteringer kan foretas flere ganger og kursene vil alltid justeres i forhold til kursen som ble brukt i foregående justering. Velg valuta som skal justeres og legg inn ny linje med kurs og dato.

2         Utsettelseskoder for periodisering

For å periodisere bilag utover bilagets bokføringsdato kan man benytte NAV sin funksjon utsettelseskode.

Denne periodiseringsfunksjonaliteten er tilgjengelig på salgsdokumenter, innkjøpsdokumenter og rundt finansposteringer.

2.1       Opprette en utsettelseskode

Søk etter Maler for utsettelse eller gå til følgende område i menyen:

/Avdelinger/Administrasjon/Applikasjonsoppsett/Økonomistyring/Bokføringsgrupper/Maler for utsettelse

Velg ny, fyll inn feltene i skjermbildet etter ønsket funksjonalitet ihht forklaring under:

2.2       Bruk av Utsettelseskoder i skjermbilder

Eksempel 1 Kjøpsfaktura

Eget felt Utsettelseskode som er et oppslag til tilgjengelige Utsettelseskodemaler

Før man bokfører bilag kan man også få en kontroll av hvilke regnskapsposter det vil generer for å se resultat av periodiseringen (under eksempel periodisert på 4010 over 3 etterfølgende måneder via balansekonto 1575)

2.3       Rapport avstemming periodisering

Systemet har også egne rapporter for å summere opp utsettelser eks per finanskonto. Rapportern heter Utsettelsessammendrag for Finans (tilsvarende også for kjøp og salg)

3         Forskudd

Hvis du krever at kundene skal betale før du leverer en ordre til dem eller hvis leverandøren krever at du betaler før de leverer en bestilling til deg, kan du bruke funksjonaliteten for forskudd. Du kan definere standard forskuddsprosenter for kunder, leverandører og varer. Når du har opprettet en ordre eller bestilling, kan du opprette en forskuddsfaktura. Du kan bruke standardprosentene for hver salgslinje eller bestillingslinje eller justere beløpet etter behov. Du kan for eksempel angi et totalbeløp for hele ordren.

3.1       Oppsett

Siden det forhåndsbetalte salgsvederlaget [kjøpsvederlag] tilhører kunde [selskapet] til denne [vi] har mottatt varene eller tjenestene, må det settes opp finanskonti for de forhåndsbetalte beløpene frem til den endelige fakturaen er bokført. Inngående forhåndsbetalinger må registreres i en gjeldskonto frem til fakturaen bokføres. Utgående forhåndsbetalinger må registreres i en aktivakonto frem til varene mottas. Du må definere en egen finanskonto for hver mva-type og legge til forskuddskonti i «Generelt bokføringsoppsett».

I vinduet «Generelt bokføringsoppsett» må følgende felt fylles ut: «Konto for salgsforskudd», «Konto for kjøpsforskudd» for alle relevante bokføringsgruppekombinasjoner.

Definere nummerserier for forskuddsdokumenter
Hvis du bruker forskudd ved salg [kjøp], fyller du ut to felt i vinduet «Salgsoppsett» [«Kjøpsoppsett»]: «Bokførte fakturanumre for forskudd» og «Bokførte kreditnotanumre for forskudd».

Merk! Du kan bruke samme nummerserie for forskuddsfakturaer og vanlige fakturaer eller bruke forskjellige nummerserier. Bruker du forskjellige serier, kan de ikke overlappe hverandre – ett og samme nummer kan ikke forekomme i begge seriene.

Sette opp forskuddsprosenter for varer, kunder og leverandører
For en vare kan du sette opp en standard forskuddsprosent for alle kunder, én bestemt kunde eller en kundeprisgruppe. Hvis du vil sette opp standardverdier for forskudd for en vare, går du til varekortet og fanen «Naviger». Velg «Forskuddsprosenter» fra menygruppen «Salg»:

For en kunde eller leverandør kan du sette opp én standard forskuddsprosent for alle varer og alle typer salgslinjer. Du angir denne på kundekortet, under hurtigfanen «Fakturering», i feltet «Forskuddsprosent» (nederst til høyre i bildet):

En ordre kan ha en forskuddsprosent på salgshodet og en annen prosent for varene på linjene.

Hvilken forskuddsprosent gjelder
For hver salgslinje leter programmet etter forskuddsprosenten i følgende orden. Den første standardverdien som blir funnet, blir tatt i bruk:

-          En forskuddsprosent for varen på linjen og kunden som ordren er fra

-          En forskuddsprosent for varen på linjen og kundeprisgruppen som kunden tilhører

-          En forskuddsprosent for varen på linjen for alle kunder

-          Forskuddsprosenten i salgs- eller bestillingshodet.

Forskuddsprosenten på kundekortet gjelder med andre ord bare hvis det ikke er satt opp noen forskuddsprosent for varen. Hvis du endrer verdien i feltet «Forskuddsprosent» på salgs- eller bestillingshodet etter at du har opprettet linjene, blir forskuddsprosenten på alle linjene oppdatert. Dette gjør det enkelt å opprette en ordre med en fast forskuddsprosent uavhengig av prosenten som er satt opp for varene.

3.2       Forskuddsfaktura

Opprett en ny ordre eller bestilling (Ctrl + N) og fyll ut hodet. Feltet «Forskuddsprosent» på hodet fylles ut automatisk hvis det er angitt en standard forskuddsprosent på kundekortet.

Du kan endre innholdet i feltet. Forskuddsprosenten kopieres bare fra hodet til linjer som ikke kopierer standard forskuddsprosent fra varekortet.

Når det er hake i feltet «Komprimer forskudd», kombineres linjene på fakturaen hvis følgende er tilfelle:

-          De har samme finanskonto for forskudd (definert i det generelle bokføringsoppsettet).

-          De har samme dimensjoner.

La feltet stå tomt hvis du vil definere en forskuddsfaktura med én linje for hver ordrelinje som har en forskuddsprosent.

Fyll ut salgs- eller kjøpslinjene. Hvis det er definert standard forskuddsprosenter for varene, kopieres standardverdien automatisk til feltet «Forskuddsprosent» på linjen. Ellers kopieres forskuddsprosenten fra hodet. Du kan endre verdien i feltet «Forskuddsprosent» på linjen. Hvis du vil bruke én forskuddsprosent på hele ordren, endrer du feltet «Forskuddsprosent» på hodet etter at du har fylt ut alle linjene.

Du kan vise det totale forskuddsbeløpet ved å velge «Statistikk» fra menyen (F7). Hvis du vil justere det totale forskuddsbeløpet for ordren, kan du her endre verdien i feltet «Forskuddsbeløp» under hurtigfanen «Forskudd». Hvis du endrer verdien, blir beløpet fordelt proporsjonalt mellom alle linjene med positiv verdi i feltet «Forskuddsprosent».

Du bokfører forskuddsfakturaen via menygruppen «Bokføring», nærmere bestemt i undermenyen «Forskudd» og «Bokfør forskuddsfaktura»:

Du kan utstede flere forskuddsfakturaer for ordren. Dette gjør du ved å øke forskuddsbeløpet på én eller flere linjer, justere dokumentdatoen om nødvendig og bokføre forskuddsfakturaen. Det opprettes en ny faktura for differansen mellom forskuddsbeløpet/-beløpene som er fakturert hittil og det nye forskuddsbeløpet. Når det er klart for å bokføre resten av fakturaen, bokfører du den som en hvilken som helst annen faktura og forskuddsbeløpet blir trukket fra forfallsbeløpet automatisk.

Korreksjoner og tillegg til fakturaen kan gjennomføres ved å legge til nye linjer på ordren. Eksisterende linjer kan ikke slettes.

4        Rapportering

Virksomheter som kjører ERP-systemer fanger mye data i sitt daglige virke. Denne datamengden, som reflekterer ting som organisasjonens salgstall, innkjøp, driftskostnader, personalkostnader og budsjetter, kan bli verdifulle for beslutningstakere når de vet å bruke den.

Basert på kontoplanen kan du sette opp kontoskjemaer og bruke dem til å rapportere finansielle data. Kontoskjemaer kan også brukes i kombinasjon med kontantstrømprognoser.

For å gi deg mer innsikt i din virksomhet, kan du analysere data etter de forskjellige dimensjonene du bruker. Microsoft Dynamics NAV gjør deg i stand til å organisere og analysere dine data etter dimensjoner. Det finnes flere dimensjonstyper og du kan opprette rapporter som baserer seg på dimensjoner.

Kontantstrømprognoser
Avdelinger > Økonomistyring > Kontantstrøm

Denne nye modulen, som kom i Microsoft Dynamics NAV 2013, gjør det mulig å lage kontantstrømprognoser for bedre oversikt over og kontroll av kontantstrøm i nær fremtid. Modulen er i seg selv utenfor rammene av dette kurset, men nevnes likevel her, da elementer fra kontantstrømmodulen kan implementeres i rapporter og analyser.

4.1       Analysere kontoplanen

Kontoplanen er stedet å begynne finansiell analyse og rapportering. Standardanalysen i kontoplanen er lett tilgjengelige og gir informasjon uten krav til oppsett. Du får tilgang til de følgende analysesidene fra siden «Kontoplan»:

• ·         Finanskontosaldo
• ·         Finanssaldo
• ·         Finanssaldo per dimensjon
• ·         Finanskontosaldo/Budsjett
• ·         Finanssaldo/budsjett

4.1.1      Bruk filter i kontoplanen

I siden «Kontoplan» kan du filtrere konti og beløp ved å bruke filter for enkeltfelt, avanserte filtre og begrense totaler. Enkeltfelt- og avanserte filtre på et hvilket som helst felt i kontoplanen kan brukes for å filtrere finanskonti.

Beløpene for hver konto bestemmes ved å summere finanspostene for hver konto. Når brukere bruker filteret «Begrens totaler til», kan postene som summeres til finanskontoene bestemmes.

4.2       Kontoskjema

Du kan bruke kontoskjemaer til å lage finansrapporter på en fleksibel måte uten utvikling. Du bruker kontoskjemaer til å arrangere konti fra kontoplanen for å tilveiebringe informasjon om disse kontoene. Brukere kan sette opp forskjellige utforminger for å definere informasjonen som de vil trekke ut fra kontoplanen.

En av hovedhensiktene med kontoskjemaer er å muliggjøre beregninger som ikke kan gjøres direkte i kontoplanen. For eksempel kan brukere lage kontoskjemaer for å beregne profittmarginer på dimensjoner så som divisjoner eller kundegrupper. I tillegg kan de filtrere enhver hovedboks- og budsjettpost på bevegelse eller debetbeløp.

Ved å bruke kontantstrømkonti i kontoskjemaer, kan brukere bygge kontantstrømrapporter.

4.2.1      Kontoskjemanavn

Et kontoskjema består av følgende komponenter

• ·         Et kontoskjemanavn
• ·         Flere linjer
• ·         Et kolonneoppsett

Det første steget når du vil lage et kontoskjema er å opprette et kontoskjemanavn. For å få frem siden «Kontoskjemanavn», klikk Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Analyse og rapportering > Kontoskjemaer.

Siden «Kontoskjemanavn» inneholder følgende felt:

• ·         Navn – Spesifiserer navnet til kontoskjemaet.
• ·         Beskrivelse – Spesifiserer en beskrivelse av kontoskjemaet.
• ·         Standard kolonneoppsett – Spesifiserer et kolonneoppsettnavn som du vil bruke som standard for dette kontoskjemaet.
• ·         Analysevisningsnavn – Spesifiserer navnet til analysevisningen som du vil basere kontoskjemaet på. Hvis du kobler en analysevisning til et kontoskjema, kan du bruke dimensjoner tilordnet analysevisningen i kontoskjemalinjene. Ellers kan du kun bruke de to globale dimensjonene.

Båndet gir det ett-klikks tilgang til følgende sider:

• ·         Oversikt – Kjører kontoskjemaet og viser tall basert på kombinasjonen av det spesifiserte kontoskjema og kolonneoppsett.
• ·         Rediger kontoskjema – Åpner siden «Kontoskjema» som du bruker for å lage kontoskjemalinjer.
• ·         Rediger oppsett for kolonneutforming – Åpner siden «Kolonneoppsett» som du bruker for å lage kontoskjemakolonner.

4.2.2      Siden «Kontoskjema»

Etter at du har navngitt et kontoskjema kan du definere linjene i siden «Kontoskjema», som du har tilgang til fra siden «Kontoskjemanavn», ved å velge «Rediger kontoskjema» fra båndet.

Du oppgir informasjon så som en beskrivelse og hvilke konti du vil summere, samt angir hvorvidt de synes i rapportene eller kun er til beregninger.

For å lage et kontoskjema, må du sette opp flere rader med følgende felter:

4.2.3        Kolonneoppsett

Kolonneoppsett for kontoskjema inneholder den numeriske informasjonen. Du kan sette opp både de synlige kolonnene som dukker opp i rapportene og de mellomliggende kolonnene som kun er brukt til beregninger.

For å åpne vinduet «Kolonneoppsett» velg «Rediger oppsett for kolonneutforming» fra fanen «Handlinger» i båndet.

Etter at du har laget et kolonneoppsett kan du tilordne det til ethvert eksisterende kontoskjema på siden «Kontoskjemanavn».

Siden «Kolonneoppsett» inneholder feltene i følgende tabell:

I tillegg til ovenstående felter finnes følgende felter som kan benyttes via valget «Velg kolonner» i kontekstmenyen:

4.2.4      Kontoskjemaoversikten

Brukere kan se kontoskjemaer med de forskjellige oppsettene de har laget. Disse oppsettene er også tilgjengelig i rapporten «Dimensjoner - totalt».

For å åpne siden «Kto.skjemaoversikt», velg «Oversikt» fra båndet i vinduet «Kontoskjemanavn».

I seksjonen «Generelt» angi kontoskjemanavn og kolonneoppsett, deretter i hvilket datointervall beløpene i kontoskjemaet skal vises i feltet «Vis etter» (dag, uke, måned, kvartal, år, regnskapsperiode). Du kan også angi et datofilter. Huk av for «Vis beløp i tilleggsrapp.valuta» hvis rapportbeløpene skal vises i tilleggsrapporteringsvalutaen. Vanligvis blir beløpene vist i selskapets (lokale) regnskapsvaluta.

I seksjonen «Dimensjonsfiltre» kan du sette opp filtre på dimensjoner, kostsenter, kostobjekt, kontantstrømprognoser og budsjett.

4.2.5      Skriv ut kontoskjemarapporter

Det er flere måter å bruke kontoskjemaer på. Du kan kjøre dem på skjermen, du kan skrive dem ut og du kan eksportere dem til Excel.

Kontoskjemaer kan skrives ut fra siden «Kontoskjema», siden «Kontoskjemaoversikt» og via Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Rapporter > Årsregnskap > Kontoskjema.

Rapporten har de samme alternativene og filtrene som siden «Kontoskjemaoversikt», men rapporten skriver maksimalt ut fem kolonner.

For å skrive ut fra siden «Kontoskjemanavn», merk ønsket kontoskjema, velg «Rediger kontoskjema» fra båndet og deretter «Skriv ut». For å skrive ut fra siden «Kontoskjemaoversikt», foreta ønskede valg og velg «Skriv ut» fra fanen «Handlinger».

4.3       Dimensjonsanalyse

Analysemulighetene i kontoskjemaer er primært basert på hovedbokskonti, kosttyper og kontostrømkonti. Analysevisning er en måte å se finansielle data for bestemte utdatabehov basert på kriterier som spesifiseres i en virksomhet. I en analysevisning blir finans-, budsjett- og kontantstrømprognoseposter gruppert etter kriterier så som det følgende:

• ·         Hovedbokskonti
• ·         Periode
• ·         Avdeling
• ·         Opptil fire dimensjoner

Med andre ord, hvis en post bokføres til en bestemt konto med en av fire dimensjoner valgt for en analysevisning, vil denne postinformasjonen bli inkludert i analysevisningen som en analysevisningspost.

4.3.1      Analysevisningsoversikt

Siden «Analysevisningskort» inneholder kriterier for å lage analysevisningsposter for siden «Analyse per dimensjon». Disse kriteriene er basert på dine rapportspesifikasjoner. For eksempel, hvis du vil rapportere salg per region og kundegruppe, må du lage et analysevisningskort som minst har følgende kriterier:

• ·         Hovedbokskonti
• ·         Regiondimensjon
• ·         Kundegruppedimensjon

Analysevisningskortene er tilgjengelig ved å dobbeltklikke en linje på siden «Analysevisningsoversikt», som ligger under Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Analyse per dimensjon.

For informasjon om hvert felt, stå i ett og ett felt og trykk «F1».

Du kan også filtrere postene som brukes for å lage analysevisningen ved å legge til dimensjonsfiltre. Velg «Filter» fra menygruppen «Analyse» og angi dimensjonskode og –verdifilter etter behov.

På siden «Matrise for analyse etter dimensjoner» kan du se og analysere beløp fra analysevisninger som er opprettet. De tilgjengelige dimensjonene inkluderer også periode og konto. Velg «Rediger analysevisning» fra vinduet «Analysevisningsoversikt» og deretter «Vis matrise» fra vinduet «Analyse per dimensjon» etter å ha angitt analysevisningskode og andre alternativer.

Matrisen viser linjer og kolonner basert på feltene «Vis som linjer» og «Vis som kolonner» på siden «Analyse per dimensjon». Ved å tilordne dimensjoner til disse feltene, kan du lage en rapport med veldig spesifikke analysedata.

4.3.2      Eksport av analysevisning til Microsoft Excel

Etter at du har eksportert analysevisningen fra matrisen til Excel kan du distribuere dimensjonsinformasjon til eksterne aktører som ikke har tilgang til Microsoft Dynamics NAV. Det lages en pivottabell i Excel og du kan dermed bruke diagramfunksjonene i Excel for å presentere analysevisningen grafisk.

4.3.3      Dimensjonsbaserte rapporter

Når du bruker dimensjoner, er det to rapporter – basert på analysevisninger – du kan skrive ut:

1.       Dimensjoner – totalt

2.       Dimensjoner – detaljert

4.3.3.1       Dimensjoner – totalt

Denne rapporten viser en klassifisering av hvordan dimensjoner ble brukt på poster over en periode. Denne klassifiseringen kommer i stand ved å bruke totale beløp. Rapporten gir en oversikt av dimensjonsinformasjon koblet til en bestemt analysevisning ved å bruke sumtotaler bestående av mange poster. Derfor vises kun totaler for dimensjoner eller dimensjonskombinasjoner i den valgte analysevisningen i rapporten.

Du bruker denne rapporten til å analysere hvordan dimensjoner ble brukt for bestemte aktiviteter og for å få et overordnet inntrykk av hvordan dimensjoner blir brukt i selskapet.

Angi i forespørselssiden hvilken analysevisning rapporten skal baseres på, hvilke dimensjoner som skal være med (minst én), osv. (se skjermbilde).

Valg av dimensjoner for rapporten innebærer å tilordne nivåer til dimensjonene og således lage et hierarki. Ikke mer enn fire nivåer kan tilordnes.

Du kan filtrere rapporten ytterligere ved å spesifisere dimensjonsverdier i feltet «Dimensjonsverdifilter».

4.3.3.2       Dimensjoner – detaljert

Denne rapporten viser en detaljert klassifisering av hvordan dimensjoner ble brukt på poster over en valgt periode. Postene som vises i rapporten er finansposter som ble brukt for å lage analysevisningsposter for den valgte analysevisningen. Derfor er det kun poster med dimensjoner eller dimensjonskombinasjoner som finnes i den valgte analysevisningen som kommer med i rapporten. Ved bruk av denne rapporten kan du undersøke hvilke aktiviteter som bruker hvilke dimensjoner og hvordan individuelle dimensjoner kombineres med andre dimensjoner på spesifikke poster.

Feltene i forespørselsvinduet tilsvarer de i rapporten «Dimensjoner – totalt» unntatt at kolonneoppsett ikke velges og at et standardformat inkluderes i rapporten. Nivåene for dimensjoner og hovedbokskonti angis på samme måte.

4.3.3.3       Kontantstrømdimensjoner – detaljer

Denne rapporten viser også en detaljert klassifisering av hvordan dimensjoner ble brukt på poster over en valgt periode, men postene som vises i rapporten er koblet til en bestemt kontantstrømanalysevisning.

4.4       Kombinere analysevisning med kontoskjema

Hvis du vil bruke andre dimensjoner enn de to globale i et kontoskjema, kan du tilordne eksisterende analysevisninger til et kontoskjema. Ved å gjøre dette kan du bruke opptil fire dimensjoner i et kontoskjema. Ved å tilordne en analysevisning endres postene som brukes for å lage beløpene i kontoskjemaet fra finansposter til analysevisningsposter.

Hvis du kobler en analysevisning til et kontoskjema, kan du filtrere beløp i rader ved å bruke feltene i seksjonen «Dimensjonsfiltre» på siden «Kto.skjemaoversikt». Ved å tilordne en analysevisning til et kolonneoppsett, har du den samme filtreringsmuligheten, men da på kolonnenivå.

Merk! Hvis du setter opp et kolonneoppsett med en analysevisning, og bruker et dimensjonsfilter i kolonneoppsettet, kan du bare bruke det kolonneoppsettet med et kontoskjema som har den samme analysevisningen tilordnet.

4.5       Finansytelsesdiagram

I Microsoft Dynamics NAV 2013 kan du bruke de følgende to diagramtyper for å fremstille data grafisk:

• ·         Generelle diagrammer – Kan settes opp for enhver tabell
• ·         Spesifikke diagrammer – Er basert på spesifikke tabeller, så som kontoskjemaer og analyserapporter

En av de spesifikke diagramtypene tilgjengelig i programmet er diagrammet «Finansytelse», som viser indikatorer basert på verdier fra et kontoskjema. Dette gjør deg i stand til å kombinere finanstall på flere måter for å analysere ytelse og se trender i forskjellige grafiske visningsmåter.

Merk! Vinduet «Finansytelse» er kun tilgjengelig i rollesentrene «Regnskapssjef», «Adm. Dir.» og «Adm. Dir. – småbedrifter».

Fra applikasjonsmenyen, velg «Tilpass» og «Tilpass denne siden». Finn «Finansytelse» i boksen «Tilgjengelige deler» og velg «Legg til».

Dette vinduet i rollesenteret fungerer som en diagramholder for alle de indikatorene du genererer fra dine kontoskjemaverdier. Du kan velge fra en liste med forhåndsdefinerte finansdiagrammer ved å klikke «Velg diagram» og deretter velge fra listen i vinduet «Kontoskjemadiagram - liste».

X-aksen i diagrammet kan baseres på enten kontoskjemakolonner, -rader eller en periode definert av et datointervall og en periodelengde. De beregnede kontoskjemaverdiene vises i lokal valuta langs y-aksen.

Når du velger et grafisk element, åpnes kildevinduet, så som vinduet «Kontoskjema» eller kontoplanen (analysevisning). Derfra kan du bore ned til postene som ble resultatet av de transaksjonene som det gjeldende grafiske elementet representerer.

5        Utbetaling/Remittering

Kortversjon, se annet materiell for detaljer.

5.1       Remittering

Remittering er elektronisk betaling til leverandører. Systemet inneholder funksjoner til å finne frem betalinger som forfaller under ulike betingelser, sende betalinger til banken for betaling og motta beskjed fra banken om status på betalingene. Det må inngås avtale med banken og oppsett må gjøres i programmet.

Remittering skjer i fire skritt:

1.       Remitteringsforslag: Opprettelse av utbetalingskladd som skal remitteres

2.       Les ut betalinger

3.       Betalinger sendes til banken

4.       Returdata mottas med eget program og leses inn

Velg Avdelinger > Økonomistyring > Kjøp > Utbetalingskladder og velg «Remitteringsforslag» fra menygruppen «Prosess».

Hurtigfanen «Leverandør»: Her kan du spesifisere leverandør, betalingsmåte, remitteringskontokode og land hvis det er ønskelig.

Hurtigfanen «Alternativer»:

Remitteringsforslaget lager utbetalingsforslag for leverandører som betales med remitteringssystemet (hake i feltet «Remittering» under hurtigfanen «Betalinger» på leverandørkortet). Postene vil vises i utbetalingskladden og det er mulig å redigere og få tilgang til ytterligere informasjon per utbetaling ved å velge «Betalingsinformasjon» fra fanen «Naviger» i menyen.

For å sjekke at betalingslinjene er uten feil, kan man få frem en kontrollrapport via likelydende knapp i menyen. Eventuelle problemer fremgår med advarsler. Hvis det er feil, vil det generelt ikke være mulig å lese ut og overføre betalingene til banken.

Ved å trykke Naviger > Les ut betalinger (menygruppe «Remittering») blir opplysningene lest ut til en fil og et remitteringsoppdrag for utlesing blir opprettet. Utbetalingskladden slettes og overføres til ventekladd.

Valget «Les inn returdata» leser inn retur-fil fra bankprogram. Det opprettes et remitteringsoppdrag for innlesing. To typer returdata leses normalt inn: Mottaksretur og avregningsretur. Betalinger i ventekladden merkes med status «Godkjent» ved mottaksretur. Ved avregningsretur blir betalinger i ventekladden merket med status «Avregnet». Opplysninger overføres fra ventekladden til den aktuelle utbetalingskladd. Det opprettes motpostering for hver transaksjon. Bilagsnummer settes inn for hver transaksjon. Kladden skal nå bokføres.

Opplysninger i kladden kan endres. Bokføringsdatoen kan bli endret i forhold til hva som opprinnelig var angitt. Var betalingen på lørdag 23.2.2013 vil banken foreta den faktiske betalingen mandag 25.2.2013. Ved avregningsreturen settes da inn 25.2.2013 som bokføringsdato i kladden.

Brukes utlandsremittering kan valutakurs endres. Ved avregningsretur opplyser banken den faktisk benyttede valutakurs. Den brukes i en rekke tilfeller automatisk.

5.2       Manuell utbetaling

Fra utbetalingskladd trykk Relatert informasjon> Betalinger> Betalingsforslag leverandører.

Merk! Når det alminnelige betalingsforslag brukes, skal man være oppmerksom på at dette også vil lage betalingsforslag for leverandører som ellers skal remitteres. For å unngå dette må det settes på filter «Remittering = Nei»:

5.3       Kreditnota

«Betales» (motregnes) kreditnotaer er det flere ting man skal være oppmerksom på.

1.       Betalingstransaksjonen må være positiv eller null. Fakturabeløp fra leverandør må være større enn eller lik kreditnotabeløp

2.       Kreditnota må matches med faktura. Ingen av postene kan ha KID. Eventuell KID på faktura må fjernes før remittering.

3.       Skal faktura og kreditnota behandles i den samme betalingstransaksjonen, kreves ytterligere at betaling skjer på den samme datoen med samme valuta og valutakurs.

6         Årsavslutning

Avslutning ved årsslutt i Microsoft Dynamics NAV innebærer tre trinn:

1.       Lukking av regnskapsåret ved hjelp av alternativet «Regnskapsperioder»

2.       Generering av en avslutningspost for årsslutt ved hjelp av alternativet «Lukk resultatregnskapet»

3.       Bokføring av avslutningsposten for årsslutt sammen med motregning av poster på egenkapitalkontoen

Du trenger ikke å avslutte et år, men hvis du gjør det, blir det enklere å arbeide i systemet, ettersom du kan dra nytte av de gode filtreringsalternativene. Du trenger heller ikke å bekymre deg for å miste detaljer i transaksjoner når du avslutter, ettersom alle detaljer beholdes, selv etter at du har avsluttet året.

Det er nyttig å skrive ut en saldobalanse før du begynner arbeidet: Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Rapporter > Årsregnskap > Saldo for regnskapsår. Husk filter for hele regnskapsåret. Prosessen starter ved å gå til bildet Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Regnskapsår > Regnskapsperioder.

Når du skal lukke et regnskapsår, klikker du «Lukk år» og starter kjørselen «Lukk resultatregnskapet». En melding foreslår år som skal lukkes og om du vil lukke dette året. En bekreftelse av denne meldingen medfører at det blir angitt en hake som ikke kan fjernes, i kolonnen «Lukket» i alle periodene som tilhører året som er lukket.

For å overføre årsresultatet til en konto i regnskapet og til å lukke resultatkontoer, bruk kjørselen Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Regnskapsår > Lukk resultatregnskapet. Dette gjør du ved å opprette linjer i en kladd som du deretter kan bokføre.

Kjørselen behandler alle finanskonti av type «Resultat» og oppretter poster som utsletter deres respektive saldoer (hver post vil være summen av alle finansposter på kontoen i regnskapsåret). Disse nye postene plasseres i den kladden du definerte i kjørselen over. Hent opp kladden og angi en motkonto, konto for fri egenkapital, i regnskapet før du bokfører. Når du bokfører kladden, bokføres en post på hver resultatkonto slik at saldoen blir null og samtidig overføres årsresultatet til regnskapet.

Datoen på linjene som kjørselen setter inn i kladden vil alltid være sluttdato for regnskapsåret. Avslutningsdatoen er en fiktiv dato mellom siste dag i det gamle regnskapsåret og første dag i det nye. Fordelen med å bokføre på en avslutningsdato er at du ivaretar riktig saldo for de ordinære datoene i regnskapsåret.

Kjørselen «Lukk resultatregnskapet» kan brukes flere ganger. Du kan bokføre i et tidligere år, selv etter at resultatkontiene er avsluttet, hvis du kjører kjørselen på nytt. For å sjekke at resultatkontoene er nullstilt, gå til kontoplan og sett datofilter 0101XX..U3112XX. Resultatfeltene skal nå være blanke i kolonnen «Bevegelse».

Merk! Husk å oppdatere feltene «Bokfør tillatt fra/til» i finansoppsettet.

7        Norsk mva-rapportering

Nedenfor vises den vanlige fremgangsmåten ved norsk mva-rapportering:

Skriv ut omsetningsoppgaven: Bruk rapporten «Omsetningsoppgave» til å skrive ut omsetningsoppgaven som kreves av myndighetene. Denne rapporten skriver ut detaljerte opplysninger om den bokførte merverdiavgiften i den angitte perioden. Omsetningsoppgaven, som skal rapporteres, havner på siste side. Rapporten kan skrives ut så mange ganger som nødvendig, for ingen bokføring eller andre endringer gjøres i dataene ved utskrift.

Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Mva. > Omsetningsoppgave

Kontroller omsetningsoppgaven: Kontroller at beløpene i omsetningsoppgaven er riktige og gjør eventuelle nødvendige justeringer.

Bokfør merverdiavgift
Hvis informasjonen i omsetningsoppgaven er riktig, er neste trinn å bokføre merverdiavgiften:

Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Mva. > Beregn og bokfør mva-oppgjør

Når du bruker denne rapporten, kan du velge å ikke bokføre hvis du vil kontrollere resultatene før du faktisk bokfører merverdiavgift ved å la feltet «Bokfør» stå uten hake.

Sett en hake i «Vis mva-poster» hvis du vil at rapporten, som skrives ut i løpet av kjørselen, skal inneholde de enkelte mva-postene. Hvis du velger å ikke skrive ut mva-postene, vises bare avregningsbeløpet for hver mva-bokføringsgruppe.

Når du bokfører merverdiavgift, opprettes tilsvarende mva-periode og den merkes som lukket i listen «Oppgjorte mva-perioder».

Merk! Hvis du angir en periode (start- og sluttdato) som ikke tilsvarer én av de vanlige seks norske mva-periodene, lukkes alle perioder som berøres av det angitte datointervallet.

8        Klargjøre purringer

Du kan bruke purringer til å minne kunder på forfalte beløp. Du kan også bruke purringer til å beregne renter eller gebyrer og inkludere dem i purringen.

Merk! Bruk rentenotaer hvis du vil debitere kunder for renter eller gebyrer uten å minne dem på forfalte beløp.

Du må sette opp og tilordne kundene purrebetingelser før du kan opprette purringer. Alle purrebetingelser er knyttet til forhåndsdefinerte purregrader. Hver purregrad inkluderer en regel om når purringen skal utstedes, for eksempel hvor mange dager etter fakturaens forfallsdato eller etter datoen for forrige purring. Innholdet i tabellen «Rentenotabetingelser» bestemmer om det skal beregnes rente i purringen.

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Finans > Purrebetingelser

Du kan jevnlig kjøre kjørselen «Opprett purringer» for å opprette purringer for alle kunder med forfalte saldoer, eller du kan opprette en purring manuelt for en spesifikk kunde og få purrelinjene automatisk beregnet og utfylt.

Du kan endre purringene etter at du har opprettet dem. Teksten som vises på starten og slutten av en purring fastsettes av purregraden og vises i kolonnen «Beskrivelse». Hvis et beregnet beløp er satt inn automatisk i start- eller slutteksten, vil ikke teksten bli justert hvis du sletter linjer. Deretter må du bruker funksjonen «Oppdater purretekst».

Purregrader
Fra vinduet «Purrebetingelser», marker en betingelse og velg «Grader» fra fanen «Handlinger». Innstillingen fra grad nummer 1 brukes første gang det opprettes en purring for en kunde. Når purringen utstedes, registreres gradnummeret i purrepostene som opprettes og kobles til de individuelle kundepostene. Hvis det er nødvendig å sende kunden en ny purring, kontrolleres alle purreposter som er koblet til åpne kundeposter, for å finne det høyeste gradnummeret. Betingelsene fra neste gradnummer vil deretter bli brukt i den nye purringen.

Hvis du oppretter flere purringer enn du har definert grader for, brukes betingelsene for den høyeste graden. Du kan opprette så mange purringer som er tillatt i henhold til feltet «Maks. ant. purringer» i vinduet «Purrebetingelser».

Avventende poster
En kundepost merket «Avvent» vil ikke komme med i en purringsoppretting. Hvis det opprettes en purring på grunnlag av en annen post, vil en forfalt post merket «Avvent» imidlertid bli inkludert i purringen. Rente beregnes likevel ikke for linjer med disse postene.

Utstede purringer
Når du har opprettet purringer og foretatt eventuelle nødvendige endringer, kan du skrive ut kontrollrapportene eller utstede purringene.

Når du utsteder en purring, overføres dataene til en separat tabell for utstedte purringer. Samtidig bokføres purrepostene. Hvis rente eller tilleggsgebyr er beregnet, bokføres poster til kunde- og hovedbokskontoer.

Du kan skrive ut purringene i det du utsteder dem eller skrive ut utstedte purringer senere.

8.1      Kjørselen «Opprett purringer»

Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Kundekonto > Purringer

Denne kjørselen oppretter purringer for kunder med forfalt saldo. Du må angi en bilagsdato som skal brukes i kjørselen.

Kjørselen bruker informasjon fra kundekortet til å angi betingelsene for purringen. Kjørselen bruker purrebetingelseskoden og rentenotabetingelseskoden som er knyttet til kunden til å angi følgende for purringen:

• ·         Forfallsdato for purringen
• ·         Eventuelle rentesatser
• ·         Hvorvidt tilleggsgebyr skal tas med
• ·         Hvorvidt forhåndsdefinert tekst skal brukes
• ·         Hvorvidt rente skal beregnes
• ·         Hvorvidt eventuelle renter og gebyrer skal bokføres

Purrebetingelsene kan videre inndeles i grader, som gir fleksibilitet til å bruke ulike betingelser i purringen avhengig av om det er første, andre eller tredje purring til kunden.

Når du starter kjørselen, bestemmer verdien i feltet «Respittid» i tabellen «Purregrad» når første og etterfølgende purringer skal foreslås.

Kjørselen kontrollerer åpne kundeposter for å se etter forfalte poster.

Merk! Hvis kjørselen finner minst én åpen kundepost som er forfalt, vil den sette inn alle åpne kundeposter på purrelinjene, selv om de ikke har forfalt!

Merk! Kjørselen setter bare inn kundeposter som er i valutaen angitt i purringshodet. Kjørselen oppretter én purring per valuta som det er forfalte kundeposter i.

Hvis du velger å beregne renter på purringer, og hvis feltet «Renteberegning» i tabellen «Rentenota» har verdien «Lukkede poster», vil kjørselen også beregne renter av den lukkede delen (betalt beløp) av åpne poster.

Du kan også angi hva som skal være med i en kjørsel ved å definere filtre i hurtigfanene «Kunde» og «Kundeposter».

Du kan angi hvordan kjørselen utføres ved å fylle ut feltene på hurtigfanen «Alternativer»

Bokføringsdato: Angi datoen som skal vises som bokføringsdato i purringshodet som opprettes av kjørselen.

Bilagsdato: Angi datoen som skal vises som bilagsdato i purrehodet som opprettes av kjørselen. Denne datoen brukes til eventuelle renteberegninger og for å angi forfallsdato på purringen.

Bare poster med forfalte beløp: Sett en hake i dette feltet hvis du vil at kjørselen bare skal sette inn åpne kundeposter med en forfallsdato tidligere enn bilagsdatoen som du angav i feltet ovenfor.

Ta med avventende poster: Sett en hake i dette feltet hvis du vil at purringene skal inkludere en oversikt over åpne avventende poster. Hvis du ikke setter en hake i feltet, inkluderes ikke avventende poster i purringene. Hvis feltet inneholder en hake, vises åpne avventende poster nederst i purringen. Alle åpne avventende poster (forfalte så vel som ikke forfalte), vises i oversikten.

Bruk grad fra hode: Sett en hake i dette feltet hvis du vil at kjørselen skal bruke betingelsen til purregraden på alle purrelinjene.

Slik oppretter du purringer automatisk:

1.       Åpne vinduet «Purringer»

2.       Velg «Opprett purringer» fra menyen

3.       Angi evt. filter på hurtigfanene «Kunde» eller «Kundepost»

4.       På hurtigfanen «Alternativer», fyll ut feltene etter behov. For hjelp til et bestemt felt, klikk i feltet og trykk «F1».

5.       Klikk «OK» for å starte kjørselen.

8.2       Opprette purringer manuelt

I programmet fungerer purringer på samme måte som fakturaer. Når du oppretter en purring, må du fylle ut et purringshode samt én eller flere purringslinjer. Du kan fylle ut hodet manuelt og angi at linjene skal fylles ut automatisk eller du kan angi at det automatisk skal opprettes purringer for alle kundene.

Slik oppretter du purringer manuelt:

1.       Opprett en ny purring (Ctrl + N)

2.       På hurtigfanen «Generelt» fyller du ut feltet «Nr.» (eller bruk nr.serie)

3.       I feltet «Kundenr.» angi nummeret til kunden du ønsker å opprette en purring for

4.       Velg «Foreslå purrelinjer» fra menyen

5.       Angi filter på hurtigfanen «Kundepost» hvis du vil opprette purringer kun for bestemte poster

6.       På hurtigfanen «Alternativer» merker du av for «Bare poster med forfalte beløp» hvis du vil at purringen bare skal bestå av poster med forfalte beløp. Hvis ikke, inngår alle åpne poster for kunden i purringen.

7.       Klikk «OK» for å starte kjørselen.

8.3       Kjørselen «Utstede purringer»

Bruk denne kjørselen til å utstede én eller flere purringer om gangen.

Når du utsteder en purring, vises forespørselsvinduet «Utsted purringer». Du kan velge purringer som skal utstedes ved å angi et nummer i feltet «Nr.».

Når en purring er utstedt, bokfører programmet poster i henhold til dine spesifikasjoner i tabellen «Purrebetingelser». Denne tabellen angir om renter eller gebyrer skal bokføres på kundens konto og i hovedboka. Kundebokføringsgruppen angir hvilke konti det skal bokføres på.

For hver kundepost i purringen opprettes det en post i tabellen «Purring/Rentepost».

Hvis feltet «Bokfør rente» eller feltet «Bokfør tilleggsgebyr» i tabellen «Purrebetingelser» inneholder en hake, opprettes også følgende poster:

• ·         En post i tabellen «Kundepost»
• ·         En post for «utestående» på relevant finanskonto
• ·         En post for «rente» eller en for «gebyr» på relevant finanskonto

I tillegg kan utstedelsen av purringen resultere i mva-poster.

Når utstedelsen er ferdig, kan du se det utstedte purrehodet i vinduet «Utstedt purrehode».

Du kan definere hvilke purringer som skal være med ved å angi filtre. Du kan også angi hvordan kjørselen skal utføres ved å fylle ut feltene på hurtigfanen «Alternativer»:

Skriv ut: Sett en hake i avmerkingsboksen hvis du vil at programmet skal skrive ut purringer når de utstedes.

Erstatte bokføringsdato: Sett en hake i avmerkingsboksen hvis du vil erstatte purringens bokføringsdato med datoen du angir i feltet nedenfor.

Bokføringsdato: Angi bokføringsdato. Hvis du setter en hake i avmerkingsboksen ovenfor, brukes denne datoen på alle purringene når du bokfører. Hvis du ikke setter en hake i avmerkingsboksen, brukes denne datoen bare på de purringene som det ikke er angitt en bokføringsdato for.

Klikk «OK» for å starte kjørselen eller «Avbryt» for å lukke vinduet.

9         Håndtere renter

Hvis en kunde ikke betaler innen forfallsdato, kan du beregne renter automatisk og legge dem til de forfalte beløpene på kundekontoen. Du kan informere kunder om tilleggsgebyr ved å sende rentenotaer.

Merk! Du bruker rentenotaer til å beregne renter samt informere kundene om renter uten å minne dem på forfalte betalinger. Du kan også beregne rente på forfalte betalinger når du oppretter purringer.

Du kan opprette en rentenota for en individuell kunde manuelt og deretter fylle ut linjene automatisk. Du kan også bruke kjørselen «Opprett rentenotaer» til å opprette rentenotaer for alle eller utvalgte kunder med forfalte saldoer.

Du kan endre rentenotaene etter at du har opprettet dem. Teksten som vises på starten og slutten av rentenotaen, fastsettes av rentebetingelsene og vises i kolonnen «Beskrivelse» på linjene. Hvis et beregnet beløp er satt inn automatisk i start- eller slutteksten, vil teksten ikke bli justert hvis du sletter linjer. I tilfellet må du bruke funksjonen «Oppdater rentenotatekst».

Når du har opprettet rentenotaer og foretatt eventuelle nødvendige endringer, kan du skrive ut kontrollrapportene eller utstede rentenotaene.

Når du utsteder en rentenota, overføres dataene til en separat tabell for utstedte rentenotaer. Samtidig bokføres renteposter og poster bokføres til kunde- og hovedbokskonti.

Du kan skrive ut rentenotaer når du utsteder dem eller skrive ut utstedte rentenotaer senere.

9.1       Oppsett

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Finans > Rentenotabetingelser

Bruk tabellen «Rentebetingelser» til å definere betingelsene for beregning av renter. Du oppretter en kode for hver av de ulike måtene du vil at programmet skal beregne renter på. Deretter kan du angi en slik kode i feltet «Kode for rentenotabetingelser» på hvert av kundekortene. Når du senere beregner renter på åpne poster, utfører programmet beregningen ut fra opplysningene som koden representerer. Du kan også registrere slik kode i feltet «Rentenotabetingelseskode» i leverandøroversikten.

Rentenotabetingelsene du angir i denne tabellen er i NOK. Hver kode i tabellen «Rentenotabetingelser» er knyttet til undertabellen «Rentenotatekst». For hver rentebetingelse kan du definere en start- eller sluttekst som kommer ut på rentenotaen. Velg «Starttekst» eller «Sluttekst» under fanen «Naviger».

I feltet «Beskrivelse» er det mulig å bruke følgende formler:

• ·         %1 = «Beskrivelse» på kundepost
• ·         %2 = «Bilagstype» på kundepost
• ·         %3 = «Bilagsnr.» på kundepost
• ·         %4 = «Rentesats»
• ·         %5 = «Beløp» på kundepost
• ·         %6 = «Restbeløp» på kundepost
• ·         %7 = «Forfallsdato» på kundepost
• ·         %8 = «Valutakode» fra rentenotahodet

Hvis du definerer en tekst som inkluderer ovennevnte kodene, erstatter programmet automatisk kodene med tilhørende tekst.

Renter kan beregnes ved hjelp av enten «Gjennomsnitt daglig saldo» eller «Forfalt saldo». Ved bruk av metoden «Forfalt saldo» er rentegebyret ganske enkelt en prosentandel av forfalt saldo:

Gjennomsnittlig daglig saldo tar hensyn til hvor mange dager beløpet er forfalt:

Det er mulig å bestemme om renter og tilleggsgebyr som er angitt på rentenotaen skal bokføres på hovedboks- og kundekontiene når rentenotaen utstedes:

9.2      Kjørselen «Opprett rentenotaer»

Denne kjørselen oppretter rentenotaer for kunder med forfalte beløp, både for åpne poster der innbetalingen er forfalt og lukkede poster der innbetalingen kom etter forfallsdato.

Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Kundekonto > Rentenotaer

Åpne vinduet «Opprett rentenotaer» for å opprette rentenotaer automatisk. Du må angi en bilagsdato som skal brukes i kjørselen. Kjørselen bruker informasjon fra kundekortet til å angi passende betingelser for rentenotaen. Kjørselen bruker rentenotabetingelseskoden som er knyttet til kunden, til å angi følgende for rentenotaen:

• ·         Forfallsdato for rentenota
• ·         Rentesats
• ·         Hvorvidt tilleggsgebyr skal tas med
• ·         Hvorvidt forhåndsdefinert tekst skal brukes
• ·         Hvordan renter skal beregnes
• ·         Hvorvidt renter og gebyrer skal bokføres

Kjørselen beregner renter i henhold til beregningsmetode («Gjennomsnitt daglig saldo» eller «Forfalt saldo»), renteperiode, minimumsbeløp og andre betingelser som er definert i tabellen «Rentenotabetingelser».

Du kan angi i feltet «Renteberegning» i tabellen «Rentenotabetingelser» om programmet skal ta med åpne poster, lukkede poster eller alle poster i renteberegningen.

Kjørselen kontrollerer kundepostene for å avgjøre om noen åpne poster er forfalt eller om lukkede poster ble betalt for sent. Programmet gjør dette ved å legge respittid, definert i den aktuelle rentebetingelsen, til forfallsdato på kundeposten for å avgjøre om noen poster er forfalt. Kjørselen setter deretter inn forfalte kundeposter på rentenotalinjene og beregner renter for hver linje. Du kan se renten som kjørselen beregner for hver post i feltet «Beløp» på rentenotaen.

Merk! Kjørselen setter bare inn kundeposter som er i valutaen som er angitt i valutakoden i purrehodet. Kjørselen oppretter én rentenota per valuta som det er poster for med beregnet rente.

Når du starter kjørselen, angir innholdet i feltet «Respittid» i tabellen «Rentebetingelser» når første og etterfølgende rentenota skal foreslås.

Du kan angi hva som skal være med i en kjørsel ved å definere filtre. Du kan også angi hvordan kjørselen utføres ved å fylle ut feltene på hurtigfanen «Alternativer»:

Bokføringsdato: Angi datoen som skal vises som bokføringsdato i hodet på rentenotaen som opprettes av kjørselen.

Bilagsdato: Angi en bilagsdato for rentenota. Denne datoen brukes også til å angi forfallsdato for rentenotaen. Kjørselen bruker bilagsdato til å angi hvilke kundeposter som skal settes inn på rentenotalinjene. Hvis du bruker metoden «Gjennomsnitt daglig saldo» for renteberegning, vil programmet bruke denne datoen til å beregne renter for hver forfalte kundepost.

Klikk «OK» hvis du vil starte kjørselen. Hvis du ikke vil starte kjørselen nå, klikker du «Avbryt» for å lukke vinduet. Rentenota som opprettes kan se ut som bildet under.

Merk! Negative beløp: Programmet beregner alltid rente på hver rentenotalinje. Hvis linjen inneholder et negativt beløp, beregnes det et negativt rentebeløp. Du vil imidlertid ikke kunne utstede en rentenota som inneholder en linje med negativt rentebeløp. Du må se nærmere på kundeposten som fører til at det beregnes negativt rentebeløp. I mange tilfeller vil årsaken være at posten ikke er riktig utlignet i forhold til en annen post.

Merk! Søke etter feil: Hvis programmet støter på problemer som gjør det umulig å opprette én eller flere rentenotaer, vises en feilmelding når kjørselen er fullført. Hvis du klikker «Ja», vises et vindu med en oversikt over kunder som det ikke ble opprettet en rentenota for. Du kan finne ut hva problemet er ved å opprette en rentenota manuelt for kunden, ved hjelp av kjørselen «Foreslå rentenotalinjer». Da vil du motta en feilmelding som forklarer hvor feilen oppstod.

9.3       Opprette rentenotaer manuelt

Rentenotaer har samme struktur som fakturaer. Du kan fylle ut hodet manuelt og angi at linjene skal fylles ut automatisk, eller du kan angi at det automatisk skal opprettes rentenotaer for alle kunder.

Kjørselen «Foreslå rentenotalinjer»

På bakgrunn av informasjonen i rentenotahodet kontrollerer kjørselen kundepostene for å angi hvilke innbetalinger som er forfalt. Dette kan være både forfalte åpne poster og lukkede poster som er betalt etter forfallsdato.

9.4       Kjørselen «Utsted rentenotaer»

Bruk denne kjørselen til å utstede én eller flere rentenotaer ad gangen.

Du kan definere hvilke rentenotaer som skal være med ved å angi filtre. Du kan også angi hvordan kjørselen skal utføres ved å fylle ut feltene på hurtigfanen «Alternativer».

Skriv ut: Sett en hake i avmerkingsboksen hvis du vil at programmet skal skrive ut rentenotaene når de er utstedt.

Erstatte bokføringsdato: Sett en hake i avmerkingsboksen hvis du vil erstatte rentenotaens bokføringsdato med datoen som er angitt i feltet nedenfor.

Bokføringsdato: Angi bokføringsdato. Hvis du setter en hake i avmerkingsboksen ovenfor, brukes denne datoen på alle rentenotaene når du bokfører. Hvis du ikke setter en hake i avmerkingsboksen, brukes denne datoen bare på de rentenotaene som det ikke er angitt en bokføringsdato for.

Klikk «OK» for å starte kjørselen. Hvis du ikke vil starte kjørselen nå, klikker du «Avbryt» for å lukke vinduet.

Når en rentenota er utstedt, bokfører programmet poster i henhold til dine spesifikasjoner i tabellen «Rentenotabetingelser». Denne tabellen angir om renter eller gebyrer skal bokføres på kunde- og hovedbokskonti. Bokføringsoppsettet angir hvilke hovedbokskonti det i tilfellet skal bokføres på.

For hver kundepost i rentenotaen opprettes det en post i tabellen «Purring/Rentepost».

Hvis feltet «Bokfør rente» eller feltet «Bokfør tilleggsgebyr» i tabellen «Rentenotabetingelser» inneholder en hake, opprettes også følgende poster:

• ·         En post i tabellen «Kundepost»
• ·         En post for «utestående» på relevant hovedbokskonto
• ·         En post for «rente» eller en for «gebyr» i relevant hovedbokskonto

I tillegg kan utstedelsen av purringen resultere i mva-poster.

Når utstedelsen er ferdig, kan du se utstedt rentenota i vinduet «Utstedte rentenotaer».