1.     Innholdsfortegnelse

1       Finansoppsett. 4

2       Kontoplan. 7

3       Bankstyring. 10

4       Journaler og kladder. 11

4.1         Kladdemaler. 11

4.2         Kladder/kladdelinjer. 12

4.3         Utligning innbetaling/faktura i en innbetalingskladd. 12

4.4         Etterutligning. 14

4.5         Gjentakelseskladder. 14

4.6         Tilbakeføre poster. 16

5       Nummerserier. 16

6       Salgsoppsett. 18

6.1         Oversikt. 18

6.2         Gjennomgang. 19

7       Kjøpsoppsett 21

7.1         Oversikt. 21

7.2         Gjennomgang. 22

8       Bokføringsgrupper. 24

8.1         Generelle bokføringsgrupper. 24

8.1.1          Bokføringsgrupper - firma. 24

8.1.2          Bokføringsgrupper - vare. 25

8.1.3          Generelt bokføringsoppsett. 25

8.2         Spesifikke bokføringsgrupper. 26

8.2.1          Bokføringsgrupper leverandør/kunde. 26

8.3         Mva-bokføringsgrupper. 27

8.3.1          Mva-bokføringsgruppe - firma. 27

8.3.2          Mva bokføringsgruppe vare. 27

8.3.3          Mva-bokføringsoppsett. 28

8.3.4          Mva-koder. 29

9       Dimensjonsoppsett - oversikt. 30

9.1         Dimensjoner og dimensjonsverdier. 30

9.2         Dimensjonskombinasjoner. 31

9.3         Standarddimensjon. 32

9.4         Opprette standarddimensjonsprioriteringer. 32

10          Budsjetter. 34

11          Eksport/import budsjett mot Excel 36

11.1      Kjørselen ”Eksporter til Excel”. 36

11.2      Kjørselen ”Importer fra Excel”. 37

1         Finansoppsett

Avdelinger > Administrasjon > Økonomistyring > Finans > Finansoppsett

Eller søk:

Finansregnskapet er i sentrum for firmaets økonomi og det gir deg en oversikt over den økonomiske situasjonen. I vinduet «Finansoppsett» kan du fylle ut generell informasjon om hvordan selskapet fører sine konti.

Fanen «Generelt»

I fanen «Nummerering» finnes felt for nummerseriekoden til bruk på bilag for bankkonti.

I fanen «Dimensjoner» kan du angi koden for globale dimensjoner som hentes fra tabellen «Dimensjon». Du bør tenke på hvilke dimensjoner du sannsynligvis kommer til å analysere ofte og velge to av disse som globale dimensjoner. Globale dimensjoner kan brukes som filtre for finansposter, rapporter, kontoskjemaer og kjørsler. I tillegg er det mulig å velge opptil seks snarveisdimensjoner. Til sammen åtte dimensjoner blir automatisk tilgjengelig for bruk på kladdelinjer samt i salgs- og kjøpsdokumenter. Det er mulig med mer enn åtte, men de angitte snarveisdimensjonene er de som er enklest å vise og velge i skjermbildene og dokumentene.

Merk!  I fanen «Handlinger» finnes knappen «Endre globale dimensjoner».

I fanen «Rapportering» kan du angi valutaen som skal brukes som tilleggsrapporteringsvaluta i finansmodulen. Hvis du angir en tilleggsrapporteringsvaluta i dette feltet, lagrer programmet automatisk beløp i både lokal valuta (typisk NOK) og i denne. Hvis du bokfører i en tilleggsrapporteringsvaluta, kan du angi hvordan konti, som er definert for mva-bokføring i tabellen «Mva-bokføringsoppsett», skal justeres for valutakursendringer mellom lokal valuta og tilleggsrapporteringsvalutaen.

Fanen «Utligning»

Merk!  I fanen «Handlinger» finnes knappen «Endre betalingstoleranse».

2         Kontoplan

Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Kontoplan

En kontoplan inneholder alle kontoene for å håndtere finansene.

Når du oppretter en konto, skriver du inn grunnleggende opplysninger, herunder kontonavn og -type. Kontoen må også ha et nummer. Hvert nummer må være unikt; du kan ikke bruke det samme kontonummeret to ganger. Du kan opprette så mange konti du vil. Du kan ikke fylle ut de andre feltene i tabellen Finanskonto før du har satt inn et nummer i feltet «Nr.». For å opprette en ny finanskonto velg «Ny» under fanen «Startside» på båndet.

Trykk «Innrykk kontoplan» under fanen «Handlinger» for å formatere feltene og rykke inn konti i forhold til hierarki. Hierarki eller kontogrupper dannes ved å opprette Kontotyper av Overskrift eller Fra-sum evt Til-sum Feltet «Sammentelling» fylles automatisk ut med kontointervaller. Det er mulig å fylle ut dette feltet manuelt såfremt kontotype «Sum» er valgt.

FlowFilter
Noen av feltene (kalt «FlowField») kan påvirkes av spesielle filter. Klikk på sidetittelmenyen og velg «Begrens totaler». Båndet øverst på skjermbildet blir da utvidet og det er mulig å angi blant annet «Datofilter».

I kolonnen «Bevegelse» vises bevegelsen på en konto i perioden angitt i datofilteret, mens «Saldo per dato» viser saldo for en finanskonto til og med den siste datoen som er definert i datofilteret. Hvis filteret inneholder mer enn én dato (for eksempel et intervall), har bare den siste datoen betydning for verdien i dette feltet. NB: Feltet «Saldo» påvirkes ikke av datofilter, men det er mulig å filtrere på globale dimensjoner og konsern.

For å se posteringene tilhørende en konto, velg «Finansjournal» fra menyen.

For å vise flere detaljer per konto, marker en linje og trykk «Enter». Vinduet «Finanskort» representerer en linje i kontoplanen slik at du kan fokusere på én konto ad gangen. På den annen side kan du se flere felt for kontoen.

Det er også her mulig å opprette en ny konto via knappen «Ny» i menyen (hurtigtast Ctrl+N). Da kommer du til et blankt finanskort.

Fanen «Generelt»: I feltet «Kontotype» angis kontoens formål:

-          «Konto» brukes på faktiske hovedbokskonti.

Øvrige brukes for å gruppere Kontoplan og vise delsummer

-          «Overskrift» brukes bare til beskrivelse.

-          «Sum» brukes for å summere en rekke konti som angitt i feltet «Sammentelling». Denne kontotypen er nyttig for å summere grupper med konti som ikke har samme klassifisering, for eksempel bruttoinntekt.

-          «Fra-sum» brukes for å merke begynnelsen av et kontoområde.

-          «Til-sum» brukes for å merke slutten av området. Hver konto av denne typen har et kontoområde i feltet «Sammentelling» som kan beregnes eller angis manuelt.

Eksempel på bruk av Grupper på to nivåer (Omløpsmidler og undergruppe Varer og Fordringer) samt Til-sum for gruppen Varer

Fanen «Bokføring»: Flere felt som knytter konti til bokføringsgrupper. Når du har knyttet en bokføringsgruppekode til en finanskonto, settes denne koden automatisk inn på en kladde-, salgs-, bestillings-, kjøps- eller ordrelinje når du bruker finanskontoen. Dersom du ønsker å manuelt overstyre eller angi dette i f.eks kladden kan det allikevel gjøres for enkeltbilag men oppsettet her vil være det som automatisk foreslåes.

Feltet «Bokføringstype» bør bare fylles ut for inntekts- og utgiftskonti der mva brukes. Velg Tomt for alle andre konti. Dette har sammenheng med mva-oppgave.

Fanen «Konsolidering»: Styrer transaksjoner innen et konsern. Krever eget grunnoppsett.

Fanen «Rapportering»: Hvis du bokfører i en tilleggsrapporteringsvaluta, kan du angi i feltet «Valutakursjustering» hvordan finanskonti skal justeres for valutakursendringer mellom lokal valuta og tilleggsrapporteringsvalutaen.

3         Bankstyring

Avdelinger > Økonomistyring > Bankstyring > Bankkonti

I vinduet «Bankkort» angis data om en bankkonto, herunder nummer, navn og bokføringsdata. Bankkortene er nyttige når man vil kjøre bankreskontro, ved avstemming av egne konti for valuta og/eller samling av flere konti mot en finanskonto. Bruk av Bankkonto klart bedre oversikt ved bruk av valutatransaksjoner da man kan rapportere både transaksjonsvaluta og regnskapsvaluta

4         Journaler og kladder

En Kladd er en Journal som ikke er bokført. Finansjournal kan ha oppstått fra en kladd eller fra eks kjøpsfaktura eller salgsfaktura.

Finansjournaler gjør det mulig å registrere data i hovedboken og på andre konti, for eksempel leverandør- og kundereskontro samt bankkonti. Hver gang finansposter bokføres opprettes en journal. Se Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Historikk > Finansjournaler.

Systemet har 3 nivå på kladder for å kunne ha likt grunnoppsett på flere varianter av kladder:

–         Kladdemaler: Standardinfo om denne typen kladd         

–         Kladder: Kladder som opprettes fra samme mal får samme struktur, standardinnstillinger og opplysninger. Disse innstillingene kan endres/overstyres i en spesifikk kladd. Ulike kladder brukes til å skille mellom bilagstyper eller brukere.

To regnskapsførere kan dermed ha hver sin midlertidige personlige kladd men allikevel bruke samme nummerserie for Diversebilag om ønskelig.

–         Kladdelinjer: verdiene man vil bokføre inn i systemet.

4.1       Kladdemaler

Avdelinger > Økonomistyring > Oppsett > Generelt > Finanskladdemaler

I bildet under ser vi at det er mulig å definere flere maler med ulike standardinnstillinger. Kolonnen «Type» bestemmer hvor malen skal være tilgjengelig. For eksempel er type «Salg» tilgjengelig i en salgskladd og «Generelt» er tilgjengelig i en finanskladd. Under hver mal er det mulig å legge inn flere kladder for å skille en brukers posteringer fra en annens. Det er mulig i en kladd å overstyre standardinnstillingene fra en mal. I eksempelet under har kladdemalen «Generelt» fire kladder under seg.

4.2       Kladder/kladdelinjer

Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Oppgaver > Finanskladder

I eksempelet under er bunkenavnet «Diverse» valgt. Det er også mulig å definere en ny kladd i feltet «Bunkenavn». I feltet «Bilagstype» velges mellom blant annet «Betaling», «Faktura» eller «Purring». Utelates valg her (blankt) føres kun mot finanskonti. «Bilagsnr.» kommer automatisk basert på valgt bilagstype. «Kontotype» bestemmer hvilke kategori kontonummer som er tilgjengelig: Finans, kunde, leverandør, med mer. Forslag til «Beskrivelse» kommer automatisk på grunnlag av hvilket kontonummer som blir valgt. «Mva-kode» kommer automatisk opp hvis kontoen er satt opp med «Mva-bokføringsgruppe vare/firma» i kontoplanen. Skriv inn «Beløp». Det er valgfritt om man ønsker å registrere posteringen på to linjer eller på en linje ved å bruke feltene «Motkontotype» og «Motkontonr.».

Alle bilag må balansere før det er mulig å bokføre. «Total saldo» viser saldo for hele kladden til enhver tid, mens «Saldo» viser akkumulert saldo til og med den kladdelinjen man har markert. Før bokføring kan det være lurt å se på en kontrollrapport. Den er tilgjengelig i fanen «Handlinger» i gruppen «Bokføring». I bildet som kommer opp klikk «Forhåndsvisning». Rapporten på skjermen vil vise eventuelle feil og mangler i finanskladden som må rettes før bokføring.

4.3       Utligning innbetaling/faktura i en innbetalingskladd

Avdelinger > Økonomistyring > Bankstyring > Innbetalingskladder

(tilsvarende funksjonalitet ligger også rundt leverandørfakturaer)

Velg «Betaling» i feltet «Bilagstype». Velg «Kunde» i feltet «Kontotype». Velg et kundenummer i feltet «Kontonr.». «Motkontotype» må være «Bank», dette kan settes som standard i kladden.

Dersom du nå allerede vet hvilket fakturanummer kunde har betalt kan du taste det inn i Utligningsbilagnummer og systemet kobler

 Klikk «Utlign poster» eller bruk hurtigtast «Shift+F11».

Du kommer til bildet «Utlign kundeposter». Plasser markøren på linjen til fakturaen som skal betales og klikk «Angi utlignings-ID» («Shift+F11»). Hvis det er en delbetaling, skriv inn beløpet som skal utlignes i kolonnen «Beløp». Husk å trykke F2 for å åpne for redigering. Klikk «OK» for å komme tilbake til innbetalingskladden. Bokfør kladden ved å klikke «Bokfør» (F9).

Du kan se kundereskontro ved å velge Avdelinger > Økonomistyring > Salg > Kunder. Velg kunde fra listen og deretter «Poster» («Ctrl+F7») fra menyen.

4.4       Etterutligning

Gå til Avdelinger > Økonomistyring > Salg > Kunde, velg en kunde og klikk «Vis» fra menyen for å åpne kundekort («Ctrl + Shift + R» eller dobbelklikk). Både fra kundeoversikten og fra kundekortet kan kundepostene vises ved hurtigtast «Ctrl + F7». Tabellen viser alle bevegelser på kundens reskontro. Plasser markøren på en betaling som skal dekke en eller flere fakturaer. Under fanen «Startside» velg «Utlign poster» i gruppen «Funksjoner» for å vise åpne (ikke utlignede) poster. Hodet i tabellen viser informasjon om den valgte betalingen. Velg linjen(eller flere)  du ønsker å utligne betalingen mot og klikk «Angi utlignings-ID» fra menyen (F7). Linjene blir merket i feltet «Utlignings-ID». Følg med på saldo i bunnen. Bokfør ved å klikke «Etterutligne» (F9).

4.5       Gjentakelseskladder

Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Finans > Gjentagende finanskladder

Gjentagelseskladder inneholder spesielle felt som ivaretar gjentagende transaksjoner og fordeling mellom flere konti og dimensjoner. Du finner gjentakelseskladder i flere av modulene.

Trykk «Fordelinger» for å fordele beløpet, som er angitt på kladdelinjen, til dimensjoner eller konti. Fordelingen blir en motkontolinje til gjentakelseskladdelinjen. Fordelingen kan gjøres i prosent, antall (f.eks. kvadratmeter for husleiefordeling) og beløp som i sum må tilsvare «Beløp» i gjentakelseskladden.

4.6       Tilbakeføre poster

Du bruker vinduet «Tilbakefør transaksjonsposter» til å tilbakeføre (angre) uriktige bokføringer du har foretatt i en kladd. Du kan åpne vinduet fra «Finansjournal» og fra følgende postvinduer: «Generelt», «Kunde», «Leverandør», «Bank», «Aktiva» og «Vedlikehold» ved å klikke «Tilbakefør transaksjon» i menyen.

Vinduet inneholder én linje for hver post som er relatert til transaksjonen eller registeret du er i ferd med å tilbakeføre. Du kan ikke endre opplysningene i feltene på linjen, med unntak av feltet «Beskrivelse», hvis det er relevant.

Når du tilbakefører, opprettes og bokføres en korrigeringspost (en post som er identisk med den opprinnelige posten, men med motsatt tegn i feltet «Beløp») for hver av linjene som vises i vinduet. Du avbryter tilbakeføringen ved ganske enkelt å lukke vinduet.

5         Nummerserier

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Generelt > Nr.serie

Du bruker tabellen «Nr.serie» til å definere alle nummerseriene du vil bruke for selskapet. Du kan knytte nummerserier til visse tabeller (for eksempel «Kunde», «Leverandør» og «Vare»), salgs- og kjøpsdokumenter (som tilbud, følgesedler og bokførte fakturaer), kladdemaler, kladder og kladdelinjer.

I oppsettstabellen for hver modul og i kladdemalene angir du hvilke nummerserier som skal brukes til hvilket formål. Hvis du for eksempel har definert en nummerserie for kunder, må du angi koden for nummerserien i feltet «Kundenr.» i tabellen «Salgsoppsett». Når du deretter oppretter en ny kunde, vil programmet bruke informasjonen som er knyttet til koden for å tildele kundenummeret.

Merk av for «Standardnr» hvis nummerserien skal brukes til automatisk nummerering. Merk av for «Manuelle nr.» hvis det skal være mulig med manuell nummerering i denne nummerserien.

Opp mot hver nummerserie må det knyttes én eller flere linjer i tabellen «Nr.serielinjer» der du setter inn ytterligere informasjon om nummerseriene. Velg «Linjer» fra menyen og registrer ønsket «Startnr.» og «Sluttnr.» for serien. Det er mulig å knytte dato til hver enkelt nummerserie som begrenser bruken av serien til en bestemt tidsperiode. Feltet «Åpne» vil ha en hake så lenge det er flere nummer igjen i serien.

Noen ganger kan det hende at du vil knytte mer enn én nummerserie til et enkelt nummerfelt. Hvis du for eksempel har mer enn én nummerserie for varer på lager, kan du bruke tabellen «Nr.serieforbindelser» til å forbinde alle de relevante nummerseriene til én nummerseriekode. Deretter kan sistnevnte kode brukes i feltet «Varenr.» i lageroppsettet. Når du knytter et nummer til en ny vare, kan du velge mellom alle de forbundede seriene. Klikk «Forbindelser» i gruppen «Serie» og legg inn seriene du ønsker skal være tilgjengelig på f.eks. varekortene.

6         Salgsoppsett

6.1       Oversikt

I denne delen fokuserer vi på administrasjonen av betalinger vi får fra våre kunder for salg av varer og tjenester. Salgsoppsettet inneholder informasjon som brukes av en rekke fasiliteter som kan hjelpe deg med å minimere kundekostnader. Opplysninger om kredittgrense, saldo og betalingsbetingelser, gjør det mulig for programmet å utstede kreditt og gi en advarsel om forfalte beløp når du oppretter en ordre. Funksjoner for purre- og rentebetingelser gir deg dessuten mulighet til å fakturere renter og tilleggsgebyr.

Før du kan bokføre til en kunde, må du opprette en forbindelse fra kundekortet til en balansekonto og en resultatkonto i kontoplanen. Dette gjør du med bokføringsgrupper, som du må angi i feltene «Bokføringsgruppe – firma» og «Bokføringsgruppe – kunde».

Du kan også bokføre til en kunde eller leverandør i annen valuta. Kundepostene viser valutakoden for hver enkelt transaksjon.

6.2       Gjennomgang

Avdelinger > Økonomistyring > Salg > Administrasjon > Oppsett > Salgsoppsett

Hurtigfanen «Dimensjoner»: Inneholder to felt som angir dimensjonskoden for kunde- og selger-gruppene i analyserapporten.

Hurtigfanen «Nummerering»: Inneholder en rekke felt som knytter nummerserier til tabellene som benyttes til kunde, ordre, etc.

Hurtigfanen «Dokumenter» har med oppsett av KID å gjøre.

Hurtigfanen «E-faktura» angir filstier for produksjon av elektroniske fakturaer, kreditnotaer, betalingspåminnelser og finansgebyrnotaer.

7         Kjøpsoppsett

7.1       Oversikt

I vinduet «Kjøpsoppsett» angis hvordan programmet skal håndtere bestemte sider av et kjøp. Før du begynner å arbeide med kjøp, angis hvilke nummerserier som brukes for leverandører, kjøpsdokumenter etc. Her angir du også andre innstillinger, herunder hvordan rabatter skal beregnes og bokføres og om fakturaer skal avrundes.

Leverandørene til et selskap kan grovt deles inn i to hovedgrupper:

–         Leverandører som kjøper varer og råmaterialer fra

–         Andre leverandører og kreditorer

Før du kan bokføre til en leverandør, må du opprette en forbindelse mellom den aktuelle leverandøren, en samlekonto på balansen og en resultatkonto. Dette gjør du med bokføringsgrupper, som du må angi i feltene «Bokføringsgruppe – firma» og «Bokføringsgruppe – leverandør» på leverandørkortet.

7.2       Gjennomgang

Avdelinger > Økonomistyring > Kjøp > Administrasjon > Oppsett > Kjøpsoppsett

Hurtigfanen «Nummerering» henter opp definerte nummerserier og knytter de til tabellene som brukes i kjøpsmodulen.

Hurtigfanen «Bakgrunnsbokføring»: Tilsvarende som i salgsoppsettet.

Hurtigfanen Datautveksling: NAV kan motta XML filer i standardformat PEPPOL\PEPPO.

8         Bokføringsgrupper

Vi bruker bokføringsgrupper for å knytte de ulike modulene til kontoplanen. Hvis selskapet ditt bruker andre moduler i tillegg til kontoplanen og dermed bokfører på andre kontotyper som kunde, leverandør, aktiva eller ressurs, må du lage oppsett slik at du etablerer en sammenheng mellom disse reskontroene og hovedboka. Bokføringsoppsettet er altså regnskapsmedarbeiderens måte å sikre hvordan andre brukere bokfører mot økonomimodulen. Man kommer i gang med å opprette disse sammenhengene ved etablere bokføringsgrupper.

Det finnes tre hovedtyper bokføringsgrupper som tar for seg salg av varer og ressurser til kunder og kjøp av varer fra leverandører:

•          Generelle bokføringsgrupper

•          Spesifikke bokføringsgrupper

•          Mva-bokføringsgrupper

8.1       Generelle bokføringsgrupper

Hovedformålet med generelle bokføringsgrupper er å identifisere resultatregnskapskontoene.

8.1.1      Bokføringsgrupper - firma

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Bokføringsgrupper > Bokføringsgrupper - firma

I dette vinduet må du definere koder for firmabokføringsgrupper for å kunne bokføre på kunder og leverandører. Bokføringsgruppene kan defineres til å gruppere kunder etter geografiske områder (innenlands, EU-land/-region), firmatype eller til å skille mellom private og offentlige bedrifter. På hvert kunde- og leverandørkort må du registrere den koden som representerer den gruppen kunden eller leverandøren tilhører.

8.1.2      Bokføringsgrupper - vare

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Bokføringsgrupper > Bokføringsgrupper - vare

I dette vinduet oppretter du varebokføringsgrupper. Du kan typisk bruke produktgruppekoder til å angi bokføring etter hvilken varetype som kjøpes eller selges. Når du oppretter produktgrupper, må du ta hensyn til hvor mange grupper du trenger for å analysere salg etter varer og ressurser og hvor mange grupper du trenger for å analysere kjøp etter varer. Vinduet viser én linje for hver bokføringsgruppe. Du kan opprette så mange varebokføringsgrupper du vil.

8.1.3      Generelt bokføringsoppsett

Dette er en matrise som kombinerer firma- og varebokføringsgruppene. Programmet bruker «Bokføringsgruppe – firma», «Bokføringsgruppe – vare» og «Bokføringstype» for å finne finanskontiene der programmet bokfører salg, kjøp, rabatter, vareforbruk og lagerjusteringer.

Gjennom vedlikehold av denne matrisen kan regnskapsmedarbeider bestemme hvordan andre brukere i systemet bokfører mot økonomimodulen når de generer kjøp og salgsdokumenter mm.

8.2       Spesifikke bokføringsgrupper

Systemet har spesifikke bokføringsgrupper på kunder, leverandører, aktiva, bank, lager. I de respektive oppsettene angis balansekonti for kundefordringer og leverandørgjeld og resultatkonti for gebyrer, kontantrabatt, renter, avrunding etc.

8.2.1      Bokføringsgrupper leverandør/kunde

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Bokføringsgrupper > Bokføringsgrupper - leverandør/kunde

I vinduet tildeles hver bokføringsgruppe en kode. Du angir deretter koden i feltet «Bokføringsgruppe – kunde» på hvert enkelt kundekort. Når du senere bokfører ordrer, fakturaer, kreditnotaer, betalinger og så videre, bruker programmet opplysningene som koden representerer til å bokføre på de angitte kontoene.

Du kan også knytte kundene til firmabokføringsgrupper. Firmagruppekoden brukes deretter sammen med en kode for varebokføringsgruppen i vinduet «Generelt bokføringsoppsett» for å angi til hvilke konti de enkelte transaksjonene skal bokføres.

Tilsvarende gjelder for «Bokføringsgruppe – leverandør».

8.3       Mva-bokføringsgrupper

Prinsippene for oppsett av mva-bokføringsgrupper, både firma og vare, er tilsvarende som for oppsett av generelle bokføringsgrupper. For å etablere mva-oppsettet defineres først mva-firmabokføringsgruppekoder for kunder og leverandører til mva-formål. Du bruker disse kodene til å skille mellom ulike typer kunder og leverandører. Deretter defineres mva-varebokføringsgruppekoder for varer og ressurser til mva-formål.

8.3.1      Mva-bokføringsgruppe - firma

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Mva-bokføringsgruppe > Mva-bokføringsgruppe - firma

I dette vinduet defineres mva-firmabokføringsgruppekoder for kunder og leverandører til mva-formål. På hvert kunde- og leverandørkort må du angi den koden som representerer hvilken mva-gruppe kunden eller leverandøren tilhører.

8.3.2      Mva bokføringsgruppe vare

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Mva-bokføringsgruppe > Mva-bokføringsgruppe - vare

Disse mva-bokføringsgruppekodene avgjør beregningen og bokføringen av mva i henhold til hvilken varetype som kjøpes eller hvilken type vare eller ressurs som selges. Hvor mange mva-bokføringsgrupper for varer du trenger avhenger av hvordan varer og ressurser er mva-belagt i de relevante mva-områdene. Ett eksempel kan være differensiert mva, for eksempel 12 % for matvarer og 8 % for persontransport og hotellovernatting. Vinduet viser én linje for hver bokføringsgruppe. En hake i feltet «Utenfor mva-område», betyr at bokføringen er registrert som utenfor mva-området. Disse opplysningene brukes når du rapporterer mva.

• ·         Full: Beløpet består kun av mva.
• ·         Høy: Normal 25 % mva
• ·         Lav: Næringsmidler 12 %
• ·         Service: Aktuell ved kjøp av tjenester fra utlandet
• ·         Uten: Det beregnes ingen mva på lønn, km, diett, kontingenter og lignende
• ·         Utenfor: Salg utenfor mva-loven (tannlege, kunstnere, utleie av bygning, fast eiendom)

8.3.3      Mva-bokføringsoppsett

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Mva-bokføringsgruppe > Mva-bokføringsoppsett

Mva-bokføringsoppsettet angir hvilke konti mva skal bokføres på. Mva-bokføringsoppsettet består av kombinasjoner av mva-firmabokføringsgrupper og mva-varebokføringsgrupper. Du kan definere så mange kombinasjoner du trenger og knytte ulike finanskonti til hver kombinasjon. Når du har gjort dette og fyller ut en linje i en kladd eller i en bestilling eller ordre, kontrollerer programmet mva-bokføringsoppsettet for å avgjøre hvilke konti som skal brukes i den bestemte kombinasjon av mva-firma- og mva-varebokføringsgrupper.

8.3.4      Mva-koder

Her defineres mva-kodene som skal brukes. Det vanligste er å følge norsk standard.

Ved å angi mva-koder i matrisen for MVA-bokføringsoppsett vil man kunne benytte mva kode i f.eks kladder for hurtigangivelse av MVA behandling for bilag.

9         Dimensjonsoppsett - oversikt

Før du kan opprette dimensjoner, må det tas stilling til hvilke økonomiske opplysninger programmet skal generere og hvilke dimensjoner brukerne skal sette på finansposter. En dimensjonsverdi er data du kan legge til i kontostrengen som et slags merke, slik at programmet kan gruppere poster med de like egenskaper og på en enkel måte få tak i disse gruppene slik at de kan brukes til analyseformål på tvers av konti, dato og andre verdier. Dimensjoner kan brukes i hele programmet på poster i kladder, dokumenter og budsjetter. I programmet brukes begrepet ‘dimensjon’ til å beskrive hvordan analyser utføres.

Merk! I stedet for å sette opp detaljerte kontoplaner og bokføringsgrupper, kan du få bedre analysemuligheter ved å forenkle kontoplanen og bruke dimensjoner i stedet.

9.1       Dimensjoner og dimensjonsverdier

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Dimensjoner

Definer en unik dimensjonskode i feltet «Kode». De neste tre feltene i raden oppdaterer seg automatisk. For å få lagt til dimensjonsverdier klikk «Dimensjonsverdier» i menyen. Legg inn koder og navn tilsvarende i eksempelet under. Hvis det er behov for en hierarkisk oppbygning av verdiene, kan man endre «Dimensjonverditype» (definisjon av de ulike typene finner du under kapittel om kontoplan). For å oppdatere feltet «Sammentelling», klikk «Rykk inn dimensjonsverdier» under fanen «Handlinger» i menyen.

I vinduet «Dimensjonsverdier» er det mulig å legge til flere kolonner som har med konsolidering og konserninterne operasjoner å gjøre.

9.2       Dimensjonskombinasjoner

Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Dimensjoner > Dimensjonskombinasjoner

For å unngå bokføring av poster med motstridende eller uaktuelle dimensjoner, kan du sperre eller begrense bestemte kombinasjoner av to dimensjoner.

-          Sperret: Du kan ikke bokføre begge dimensjoner på samme post uansett hva dimensjonsverdiene er.

-          Begrenset: Du kan bokføre begge dimensjonene på samme post, men bare for bestemte kombinasjoner av dimensjonsverdier. For å velge hvilke dimensjonsverdier som skal være sperret, må du stå i et felt hvor «Begrenset» er valgt, høyreklikke og velge Drilldown (Skift + F8). Da får du tilgang til verdiene og kan velge «Sperret» på aktuelle kombinasjoner.

9.3       Standarddimensjon

Funksjonaliteten benyttes ofte for å sikre posteringer mot spesifikke finanskonti ved å sette regler for at dimensjon kreves på bilaget. Du kan angi standarddimensjoner på tre forskjellige måter:

•          For en enkeltstående konto på det aktuelle kontokortet. Trykk Ctrl + Skift + D og angi dimensjon.

•          For en bestemt gruppe med konti av en kontotype, for eksempel leverandører. Hent opp leverandørlisten. Merk de linjene som skal ha felles dimensjonsoppsett. Velg «Dimensjoner» og «Flere» og angi dimensjon.

•          For en hel kontotype, for eksempel kundekontotypen. Standarddimensjoner for kontotype kan for eksempel brukes til å sikre at en selskapsdefinert dimensjon kalt «Kundegruppe» alltid brukes for kundekonti. Gå til Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Dimensjoner > Dimensjoner og velg dimensjonen «Kundegruppe». Velg «Kontotypens standarddim.» fra menyen og velg kundetabellen (Tabell-ID = 18). Angi ønsket dimensjonsverdikode og verdibokføring.

Verdibokføringsvalg:

-          (Blank): Standarddimensjonen kan bokføres med en hvilken som helst dimensjonsverdi, men verdikode er ikke obligatorisk

-          Obligatorisk kode: Standarddimensjonen kan bokføres med en hvilken som helst dimensjonsverdi, men verdikode er obligatorisk

-          Samme kode: Standarddimensjonen må bokføres med den dimensjonsverdikoden angitt i feltet «Dimensjonsverdikode»

-          Ingen kode: Standarddimensjonen skal ikke brukes med denne kontoen/kontotypen

9.4       Opprette standarddimensjonsprioriteringer

Programmet følger disse reglene:

-          Hvis for eksempel finanskonti er gitt en høyere prioritet enn kundekonti, løser programmet konflikter mellom verdiene som ble foreslått for en kundekonto og verdiene som ble foreslått for en finanskonto, ved å prioritere verdiene for finanskontoen.

-          På en kladdelinje: Hvis to konti har motstridende dimensjonsverdier for standarddimensjoner, og har samme prioritet eller er av samme kontotype, løses konflikten ved at kontoen som er angitt sist, prioriteres først.

-          På et salgs- eller kjøpsdokument: Hodedimensjoner overstyrer linjedimensjoner.

10    Budsjetter    

I systemet kan du ha så mange budsjettversjoner du vil, og det kan budsjetteres på ulikt nivå både når det gjelder konto vs kontogrupper og på datonivår dag, måned eller kvartal. Når du oppretter et budsjett, kan du definere fire dimensjoner for hvert budsjett i tillegg til de to globale dimensjonene. Disse budsjettspesifikke dimensjonene kalles «Budsjettdimensjoner». Disse seks dimensjonene kan det filtreres på i vinduet «Budsjett». Budsjettene er ikke bundet mot kontoplanen, fordi du også kan velge en dimensjonskode for kolonnene og en annen for linjene.

Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Finansbudsjetter

Hurtigfanen «Generelt»:

Hurtigfanen «Filtre»:

Det er mulig å budsjettere på konti av kontotype «Fra-sum» og «Konto». De blir summert på «Til-sum» konti. Kreditbeløp legges inn med minus foran tallet. I menygruppen «Saldo» finnes knappen «Finanssaldo/budsjett», som viser kredit- og debetkolonner på bevegelse og budsjett samt saldodifferanse i prosent. Periode velger du ved å trykke på knappene i menygruppen «Prosess».

11    Eksport/import budsjett mot Excel

11.1  Kjørselen ”Eksporter til Excel”

Fra vinduet «Rediger - Budsjett» velg «Eksporter til Excel…» fra menygruppen «Excel». Denne kjørselen brukes til å skrive ut et budsjett fra programmet til et regneark i Microsoft Excel. Du kan deretter bruke Excel til å opprette grafer, diagrammer og liknende. Du kan også bruke eksportert budsjett til å bearbeide ny versjon av budsjettet i Excel før du så leser det inn igjen.

Hurtigfanen «Alternativer»:

Hurtigfanen «Budsjettpost»:

Budsjettnavn: Angi hvilket budsjett det skal skrives poster til Excel fra. Programmet fyller ut dette feltet med navnet på det aktive budsjettet, men du kan endre dette ved å klikke på pil-knappen i feltet (F6). Ytterligere valg kan foretas i de øvrige filterfeltene.

Merk! Hvis du har definert filtre for dimensjoner i hurtigfanen «Budsjettpost», må du alltid angi de samme dimensjonene i feltet «Kolonnedimensjoner» i hurtigfanen «Alternativer». Hvis du ikke gjør dette, mister du dimensjonsopplysningene når budsjettet importeres tilbake.

Klikk «OK» for å starte kjørselen. Programmet oppretter og åpner automatisk en ny arbeidsbok i Excel og leser ut data til et regneark. Deretter kan du gi Excel-filen et navn og lagre den.

11.2  Kjørselen ”Importer fra Excel”

Fra vinduet «Rediger - Budsjett» velg «Importer fra Excel…» fra menygruppen «Excel». Du kan importere et budsjett til programmet fra Microsoft Excel på én av to måter: (1) Opprette et nytt budsjett eller (2) legge til budsjettpostene i Excel til budsjettpostene med samme navn som allerede finnes i programmet. Dette kan gjøres hvis du vil opprette ett enkelt konsolidert budsjett i programmet på bakgrunn av en rekke enkeltstående budsjetter som er lest inn fra Excel, f.eks om hver avdeling har budsjettert for seg i Excel men skal slås sammen i NAV sitt budsjett.

Merk! Før du leser inn budsjettet, må du lukke Excel.

Importer fra:

• ·         Arbeidsbokens filnavn: Excel-arbeidsboken budsjettdataene skal importeres fra.
• ·         Forslagsnavn: Angi navnet eller nummeret på et regneark fra arbeidsboken som er valgt i feltet «Arbeidsbokens filnavn».

Importer til:

• ·         Budsjettnavn: Velg hvilket budsjett postene skal importeres til.
• ·         Alternativ: Programmet kan enten legge til postene fra Excel til budsjettpostene som allerede finnes, eller erstatte poster i programmet med budsjettpostene fra Excel.
• ·         Beskrivelse: I dette feltet kan du angi en beskrivelse av de innleste budsjettpostene slik at postene lett kan skilles fra andre budsjettposter.