Innhold

1.      Rollesenter. 4

Knapper for navigering i NAV.. 5

Oppsettsvalg. 6

Språk. 7

Velg Server og selskap. 7

Online Hjelp. 8

Statuslinje bruker, base, dato. 8

2.      Tastatursnarveier. 8

3.      Tilpasse Rollesenter. 10

Endre profil 10

Tilpasse navigasjonsruten. 12

Tilpasse navigasjonsruten. 12

Slik viser du diagrammer i rollesenteret: 15

4.      Oversiktssteder. 16

Tilpasse oversiktsteder. 17

Tilpasse Handlinger- og Rapporter-menyen. 17

Tilpasse handlingsruten (Menybåndet) 19

Tilpasse faktaboksruten. 20

Tilpasse faktabokser. 21

Legge til eller fjerne ruter. 21

Vise diagrammer. 21

Tilpasse hurtigfaner. 22

Velge kolonner. 24

Kobling. 25

Merknader. 26

Vise merknader og varsler. 27

5.      Arbeide med data. 28

Endre eller slette innholdet i felt. 28

Skrive inn data. 28

Finne data mens du skriver. 28

Finne i andre kolonner. 29

Velge data fra lister. 29

Kopiere felt eller linjer. 29

Kopiere forrige felt. 30

Angi antall ved beregning. 30

Sette inn dato og formler. 30

Bruke datoformler. 31

Opprette/redigere nye linjer og nye kort. 31

Redigere et kort eller et dokument. 32

6.      Definere filtre. 32

Filtrere etter verdien for valgt felt. 32

Angi ett enkelt feltfilter. 33

Angi flere feltfiltre. 33

Angi filtre i beregnede felt. 34

Lagre filtre. 35

Angi kriterier i filtre. 36

7.      Sortering. 37

Sortere oversikter og kladdelinjer. 37

8.      Vise tabelldata. 38

Vise verdien til et skjult felt. 38

Trekke ut tabelldata. 39

9.      Vise og skrive ut rapporter. 39

Vise kontrollrapporter før bokføring utføres. 41

10.         Kladder. 41

11.         Standard bestillingsforløp. 42

1.     Rollesenter

Rollesenteret er hovedportalen til Microsoft Dynamics NAV. Du kan bruke det til å få en oversikt over statusen for dagens oppgaver. Det kan omfatte følgende deler:

Du bruker navigasjonsruten (til venstre i bildet) i Microsoft Dynamics NAV til å åpne vinduer i programmet. Navigasjonsruten i Microsoft Dynamics NAV viser én meny om gangen, men du kan bruke menyknappene nederst i ruten til å bytte fra én meny til en annen.

Hver meny er ordnet i en trestruktur. De forskjellige vinduene, rapportene og kjørslene du har tilgang til, er oppført som menyelementer, og menyelementene er gruppert i menygrupper.

Aktiviteter: Aktiviteter-delen inneholder bunker med dokumenter , som kalles "bunke-ikoner" – klikk på et bunke-ikon for å åpne den tilsvarende oversikten eller kladden.

Diagrammer: Rollesenteret kan inneholde ett eller flere diagrammer som viser informasjon som er relevant for arbeidet ditt. Hold markøren over en del av diagrammet for å vise de tilknyttede dataene som tekst.

Mine varsler: Under Mine varsler kan du se meldinger som kollegene dine har sendt til deg. Du kan klikke en melding for å åpne dokumentet som meldingen er relatert til.

Oversikter: Rollesenteret kan inneholde én eller flere oversikter over kunder, leverandører eller varer. Du kan avgjøre hvilke kunder, leverandører eller varer som skal tas med i oversikten. Ved å velge en linje og klikke Åpne, kan du åpne kortet for kunden, leverandøren eller varen. Hvilke verdier som vises, kan oppdateres ved å trykke knappen  Handlinger (Alt+F10) og Håndter oversikt.

Søk: Med søkefeltet øverst til høyre på adresselinjen kan du finne en hvilken som helst side, rapport eller visning i installasjonen. Når du begynner å skrive inn tegn i søkefeltet, åpnes en rullegardinliste med sidenavn som inneholder de innskrevne tegnene. Innholdet i rullegardinlisten endres etter hvert som du skriver inn flere tegn, og du kan velge ønsket side fra listen når siden vises. Den andre kolonnen i rullegardinlisten viser navigasjonsbanene til sidene som blir funnet.

Statuslinje nederst på siden: Viser selskapsnavn, dato og bruker. Du kan bytte ut det aktive selskapet ved å dobbeltklikke selskapsnavnet på statuslinjen. Da åpnes Velg selskap-vinduet, der du kan bytte til et annet selskapsnavn. Du kan også endre arbeidsdatoen ved å dobbeltklikke arbeidsdatoen på statuslinjen. Da åpnes vinduet Angi arbeidsdato, der du kan endre arbeidsdatoen.

Denne kan endres.

Knapper for navigering i NAV

NAV har flere ulike roller og rollesenter. Alle har skjermbilder somer bygd opp likt med tilhørende aktuelle knapper og symboler på toppen av bildet for å lette bruken av systemet.

Et eksempel fra ordreregistrering:

Oppsettsvalg

I denne oversikten man kan velge arbeidsdato, server, selskap, tilpasse rollesenter osv.

Språk

Klikk på Microsoft Dynamics NAV knappen>Velg språk. Trykk på nedtrekks ikon i venstre hjørne

Velg Server og selskap

Av og til kan det hende at du må bytte ut selskapet du arbeider med i Microsoft Dynamics NAV. Selskapene du arbeider med, kan være lagret i samme database eller i forskjellige databaser. Hvis selskapet er lagret i en annen database, må du velge server før du kan åpne selskapet.

1.       Klikk på  >Velg Server.

2.       I Servernavn-feltet skriver du inn URL-adressen til serveren du vil ha tilgang til. URL-adressen må ha følgende format: servernavn/DynamicsNAV, der servernavn er navnet på datamaskinen der tjenesten er installert.

3.       Klikk Koble til for å koble til tjenesten.

4.       Velg selskapet du vil åpne, i Selskaper-feltet.

5.       Klikk OK for å åpne selskapet. Neste gang du åpner Microsoft Dynamics NAV, åpnes databasen du brukte sist.

Online Hjelp

Ved å trykke på spørsmålstegnet får man opp hjelp / veiledning som er relatert til den siden du står på

NAV Hjelp Funksjon:

Statuslinje bruker, base, dato

 Viser selskapsnavn, dato og bruker. Du kan bytte ut det aktive selskapet ved å dobbeltklikke selskapsnavnet på statuslinjen. Da åpnes Velg selskap-vinduet, der du kan bytte til et annet selskapsnavn. Du kan også endre arbeidsdatoen ved å dobbeltklikke arbeidsdatoen på statuslinjen. Da åpnes vinduet Angi arbeidsdato, der du kan endre arbeidsdatoen.

2.     Tastatursnarveier

Tabellen nedenfor inneholder en oversikt over hurtigtastkombinasjoner i den rolletilpassede klienten.

3.     Tilpasse Rollesenter

Rollesenteret er som en personlig hjemmeside i NAV som kan tilpasses.

Endre profil

Standardprofil

Klikk på avdelinger>Administrasjon>Applikasjonsoppsett>Rolletilpasset Klient>Profiler. Dobbeltklikk på profilen du ønsker å bruke. Velg sjekkboksen ved siden av Standard Rolle senter. Klikk OK og start NAV på nytt. Den nyvalgte profilen kommer fram.

Profil for enkelte brukere

(søk på profiler for enklest tilgang)

/Avdelinger/Administrasjon/Applikasjonsoppsett/Rolletilpasset klient/Brukertilpasning

Trykk rediger

Tilpasse navigasjonsruten

MSD-NAV-knapp: Du kan tilpasse navigasjonsruten ved hjelp av vinduet Tilpass navigasjonsrute. Klikk Tilpass på menylinjen, og klikk deretter Tilpass navigasjonsrute.

Gi nye navn til eller omorganisere knappene i navigasjonsruten. Du kan ikke flytte, gi nytt navn til eller fjerne Hjem- eller Avdelinger-knappen. Dette er alltid henholdsvis første og siste knapp. Du kan imidlertid flytte, gi nytt navn til eller fjerne andre menyknapper i navigasjonsruten.

I dialogboksen Tilpass navigasjonsrute i ruten til venstre velger du knappen du vil flytte, gi nytt navn til eller fjerne, og deretter klikker du den aktuelle knappen midt i vinduet.

Opprette en ny menyknapp

Klikk Ny i dialogboksen Tilpass navigasjonsrute, og skriv deretter inn et navn i Navn-feltet. Klikk OK. Nå kan du legge til koblinger i menyen.

Legge til en kobling i en meny i navigasjonsruten

Hvis du har tillatelse til å vise en oversikt, for eksempel ordreoversikten, kan du legge til en kobling til oversikten i en av menyene i navigasjonsruten.

1.       Velg menyen der du vil legge til koblingen, i feltet Navigasjonsruteknapper i dialogboksen Tilpass navigasjonsrute.

2.       Klikk Legg til.

3.       Bla til koblingen du vil legge til, og klikk deretter OK.

Hvis du finner en kobling på Avdelinger-sidene, kan du også legge den til i navigasjonsruten.

TIPS:

For å finne ut hvor du skal finne de rette menyvalgene kan det være lurt å ha orientert seg på Avdelinger, eller søkt opp valget først og merke seg menystien i søkefeltet:

Flytte eller kopiere en kobling fra én meny til en annen

1.       Velg menyen der koblingen vises for øyeblikket, i feltet Navigasjonsruteknapper i dialogboksen Tilpass navigasjonsrute.

2.       I Oversikter-ruten velger du koblingen du vil flytte, og deretter klikker du Flytt til eller Kopier til

3.       Velg menyen du vil legge koblingen til i, og klikk deretter OK.

Endre rekkefølgen i en meny

I Oversikter-ruten velger du koblingen du vil flytte. Plasser koblingen ved hjelp av knappene Flytt opp og Flytt ned.

Gjenopprette standardinnstillingene

Hvis du vil tilbakestille alle endringene du har gjort (og lagret) i navigasjonsruten, kan du gjøre dette i dialogboksen Tilpass navigasjonsrute. Da gjenopprettes den navigasjonsruten som administratoren definerte for deg.

• ·         Du kan gjenopprette standardinnstillingene ved å klikke Gjenopprett standarder og deretter klikke OK.

Endringene vises i navigasjonsruten når du starter Microsoft Dynamics NAV på nytt. I rollesenteret kan du vise flere diagrammer. Du kan velge blant flere forhåndsdefinerte diagrammer.

Slik viser du diagrammer i rollesenteret:

I grafikkruten kan du se en grafisk visning av data fra oversikten. Ved å visualisere aktuelle data kan du raskt få oversikt over kompleks informasjon.

1.       Klikk Tilpass i rollesenteret, og klikk deretter Tilpass denne siden.

2.       I Tilgjengelige deler-feltet i vinduet Tilpass rollesenteret velger du Diagramdel, og deretter klikker du Legg til.

3.       Bruk knappene Flytt opp, Flytt ned, Flytt til venstre og Flytt til høyre til å plassere diagramdelen på siden.

4.       Klikk Tilpass del.

5.       I Tilpass diagram-vinduet velger du diagrammet du vil vise, og klikker deretter OK.

Tilpasse båndet

4.     Oversiktssteder: Lister

Praktisk talt alle poster i databasen presenteres i utgangspunktet på oversiktssteder, ett sted for hver posttype, for eksempel Ordrer, Varer, Innbetalingskladder og Bokførte følgesedler. Oversiktssteder kan filtreres basert på standardkonfigurasjon, for eksempel Ordrer, Delvis levert, og du kan angi egne filtre for å begrense antallet poster som vises. Se Definere filtre.

Hvis du dobbeltklikker (eller trykker Enter) på en linje i oversikten, åpnes posten i et nytt vindu i standardmodus (Rediger, Vis eller Ny) for den bestemte posten, for eksempel visningsmodus hvis det dreier seg om et bokført dokument. Noen poster på et oversiktssted kan åpnes i en annen modus fra Handlinger-menyen. Se Gjøre vinduer redigerbare og Opprette nye linjer og nye kort.

I tillegg til oversikten over poster midt i vinduet, kan oversiktssteder vise én eller flere av følgende grensesnittdeler:

Handlingsruten

Under menylinjen finner du handlingsruten, der du lett kan få tilgang til oppgavene du bruker mest for oversiktsstedet. Du kan enkelt legge til eller fjerne elementer fra handlingsruten. Se Tilpasse sider.

Faktabokser

Til høyre i oversikten kan du plassere én eller flere faktabokser som viser informasjon om den valgte linjen i oversikten, for eksempel statistikk for en kunde i kundeoversikten. Du kan klikke koblingene i en faktaboks for å åpne relatert informasjon, for eksempel en oversikt over dokumenter eller poster som ligger til grunn for totalsummene i faktaboksen.

Faktabokser for merknader og koblinger

I tillegg til faktabokser for informasjon, kan du legge til en faktaboks for merknader. Her kan du skrive inn merknader for den aktuelle posten, enten som en generell kommentar for senere behandling, eller som et spørsmål eller en instruksjon til en annen bruker, som kan svare på merknaden ved hjelp av sin egen faktaboks for merknader. Merknadene eller korrespondansen vil følge posten, for eksempel ordren, under behandlingen i selskapet.

Med en faktaboks for koblinger kan du legge til en kobling fra posten til et eksternt dokument eller program. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Kobling fra en post til ekstern informasjon eller eksterne programmer

Grafikkrute

I grafikkruten kan du se en grafisk visning av data fra oversikten. Ved å visualisere aktuelle data kan du raskt få en oversikt over kompleks informasjon. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du vise som diagram .

Når du har valgt grafikkruten i Tilpass-menyen, lager du ditt eget diagram ved å velge to eller tre dimensjoner. Du kan lage et enkelt stolpediagram ved å velge en dimensjon på x-aksen og dimensjonen Dimensjonsantall på y-aksen.

Du kan tilpasse praktisk talt alle grensesnittdeler på oversiktsstedet slik at de passer til dine arbeidsvaner og behov. Se Tilpasse sider.

Tilpasse oversiktssteder

Oversiktssider kan tilpasses ditt eget brukergrensesnitt. Endringene du gjør, påvirker bare din bestemte forekomst av systemet (definert av din brukerpålogging), og ikke forekomstene som dine kolleger bruker.

Du kan tilpasse Microsoft Dynamics NAV på følgende måter:

-          Skjule og vise deler av en side, inkludert ditt rollesenter

-          Plassere kolonner i oversikter i den rekkefølgen du ønsker å vise dem

-          Velge Outlook-mappene som skal vises i ditt rollesenter

-          Legge til rapporter og handlinger i handlingsruten

-          Ordne innholdet i navigasjonsruten

De enkelte dialogboksene veileder deg gjennom tilpasningen.

Åpne Tilpass-vinduet

Gjør ett av følgende:

1.       Klikk Tilpass på menylinjen , og velg fra listen over tilpasninger.

2.       Åpne et Tilpass-vindu for en bestemt side ved å holde pekeren over den aktuelle delen og klikke Handlinger, Tilpass.

Tilpasse Handlinger- og Rapporter-menyen

Du kan legge til, fjerne eller flytte menyelementer på Handlinger- og Rapporter-menyen fra vinduet Tilpass Handlinger-meny eller Tilpass Rapporter-meny (dette emnet forklarer fremgangsmåten bare for handlinger). Ved å vise menyelementene du bruker oftest, kan du få rask og enkel tilgang til disse menyelementene. Menyene kan ordnes mellom skillelinjer eller på undermenyer (grupper), for eksempel Nye dokumenter og Funksjoner.

Du åpner vinduet Tilpass Handlinger-meny ved å klikke Tilpass til høyre på menylinjen (ved siden av Hjelp) og velge Tilpass handlinger.

Fjerne og legge til menyelementer

Hvis du vil fjerne et menyelement, en gruppe eller en skillelinje, velger du elementet i ruten Vis handlinger i denne rekkefølgen og klikker deretter Fjern. Menyelementet flyttes til Tilgjengelige handlinger-ruten.

Hvis du vil legge til et menyelement, en skillelinje eller en gruppe, utfører du trinn 1 i omvendt rekkefølge.

Flytte menyelementer mellom grupper

Hvis du vil flytte et menyelement eller en skillelinje, velger du elementet og klikker Flytt opp eller Flytt ned til elementet er plassert der du vil ha det.

Opprette og fjerne menyelementgrupper

Hvis du vil opprette en ny menyelementgruppe, klikker du Opprett gruppe. Velg den nye gruppen, klikk Gi nytt navn og skriv deretter inn et navn på den nye gruppen. Flytt menyelementer eller skillelinjer til den nye gruppen som beskrevet ovenfor. Hvis du vil fjerne en gruppe, velger du gruppen og klikker Fjern gruppe.

Obs! Hvis du vil flytte et menyelement til en ny, tom gruppe, må du først flytte menyelementet til Tilgjengelige handlinger-ruten og deretter legge det til i gruppen.

Gjenopprette standardinnstillingene

Du kan tilbakestille alle endringene du har gjort (og lagret) på Handlinger-menyen. Da gjenopprettes standardinnstillingen som ble definert av administratoren for akkurat dette vinduet eller oversiktsstedet. Du kan gjenopprette standardinnstillingene ved å klikke Gjenopprett standarder og deretter klikke OK.

Tilpasse handlingsruten (Menybåndet)

I vinduet Tilpass kan du legge til eller fjerne kommandoer i handlingsruten. Ved å vise de mest brukte kommandoene i handlingsruten, får du raskt og enkelt tilgang til disse kommandoene. Handlingsruten er delt inn i grupper, for eksempel Ny, Prosess og Rapporter. Du kan legge til eller fjerne en gruppe, og du kan legge til eller fjerne kommandoer i en gruppe.

Du åpner Tilpass-vinduet ved å klikke Tilpass til høyre på menylinjen (ved siden av Hjelp) og velge Tilpass denne siden. Dialogboksen Tilpass åpnes. (alternativt høyreklikk på båndet i skjermbildet)

Fjerne og legge til kommandoer

1.       Velg gruppen du vil endre i feltet Velg en gruppe. Alle kommandoene fra menyene på menylinjen er oppført i boksen Tilgjengelige kommandoer. Alle kommandoene som allerede befinner seg i den valgte gruppen, er oppført i boksen Vis disse kommandoene.

2.       Gjør ett av følgende:

-          Hvis du vil fjerne en kommando, velger du kommandoen i boksen Vis disse kommandoene og klikker Fjern.

-          Hvis du vil legge til en ny kommando i en gruppe i handlingsruten, velger du den aktuelle kommandoen i Tilgjengelige kommandoer-boksen. Klikk Legg til, og klikk deretter OK.

Endre størrelsen på ikoner.

1.       Velg gruppen du vil endre i feltet Velg en gruppe.

2.       Velg kommandoen i boksen Vis disse kommandoene, og klikk Endre størrelse. Det vises en hake i Stor-kolonnen i boksen Vis disse kommandoene. Klikk OK.

Legge til en ny gruppe

Du kan legge til en ny gruppe ved å merke innholdet i feltet Velg en gruppe og skrive inn navnet på den nye gruppen. Trykk Tab. Du kan nå begynne å legge til kommandoer i den nye gruppen.

Gjenopprette standardinnstillingene

Du kan tilbakestille alle endringene du har gjort (og lagret) i handlingsruten. Da gjenopprettes standardinnstillingen som ble definert av administratoren for akkurat denne siden eller dette oversiktsstedet. Du kan gjenopprette standardinnstillingene ved å klikke Gjenopprett standarder og deretter klikke OK.

Tilpasse faktaboksruten

I dialogboksen Tilpass kan du legge til eller fjerne faktabokser i faktaboksruten. Faktaboksene kan gi deg informasjon om posten som du har valgt i oversikten eller åpnet på en oppgaveside. I oversikten over faktabokser kan du velge hvilke faktabokser du vil vise i faktaboksruten.

1.       Når du skal åpne Tilpass-vinduet for å velge faktabokser, klikker du Tilpass til høyre på menylinjen og velger Tilpass denne siden. 

2.       Dialogboksen Tilpass åpnes. Velg Faktabokser.

Fjerne og legge til faktabokser

-          Hvis du vil fjerne en faktaboks, velger du faktaboksen i boksen Vis faktabokser i denne rekkefølgen. Klikk Fjern og deretter OK.

-          Hvis du vil legge til en ny faktaboks i faktaboksruten, velger du den aktuelle faktaboksen i boksen Tilgjengelige faktabokser. Klikk Legg til og deretter OK.

Endre faktaboksenes rekkefølge

Du kan endre faktaboksenes rekkefølge ved å velge faktaboksen du vil flytte i boksen Vis faktabokser i denne rekkefølgen, og deretter klikke Flytt opp eller Flytt ned. Gjenta denne prosedyren til faktaboksen er plassert der du vil ha den.

Gjenopprette standardinnstillingene

Hvis du vil tilbakestille alle endringene du har gjort (og lagret) i faktaboksruten, kan du gjøre dette i Tilpass-vinduet. Da gjenopprettes faktaboksene som administratoren definerte for denne siden. Dette påvirker bare faktaboksenes plassering, ikke eventuelle tilpasninger som du har gjort for de enkelte faktaboksene. Du kan gjenopprette standardinnstillingene ved å klikke Gjenopprett standarder og deretter klikke OK.

Tilpasse faktabokser

Du kan tilpasse faktaboksene slik at de bare viser feltene du har bruk for. Dette gjør du i Tilpass-vinduet. Åpne vinduet ved å bevege musepekeren over faktaboksen slik at Handlinger vises øverst til høyre i faktaboksen. Klikk Handlinger og velg Tilpass. Dialogboksen Tilpass vises.

Fjerne og legge til felt i faktabokser

-          Hvis du vil fjerne et felt fra en faktaboks, merker du feltet du vil fjerne i Viste felt-boksen. Klikk Fjern.

-          Hvis du vil legge til et felt i en faktaboks, merker du feltet du vil legge til i Tilgjengelige felt-boksen. Klikk Legg til.

Klikk OK for å bruke endringene og lukke vinduet.

Legge til eller fjerne ruter

Du kan velge blant ulike typer ruter i Microsoft Dynamics NAV. Disse rutene gir deg lett tilgang til beslektet informasjon. Noen av rutene kan du legge til eller fjerne direkte fra Tilpass-menyen (som åpnes når du klikker Tilpass). Enkelte ruter (filtreringsruten, handlingsruten og faktaboksruten) kan også legges til eller fjernes i dialogboksen Tilpass. Rutene i rollesenteret kan du bare fjerne ved å bruke dialogboksen Tilpass.

Slik legger du til eller fjerner ruter ved hjelp av Tilpass-menyen:

-          Klikk Tilpass til høyre på menylinjen, og legg til eller fjern en hake ved siden av den aktuelle ruten.

Når du lukker menyen, blir siden eller stedet oppdatert med de angitte endringene.

Vise diagrammer

På et oversiktssted kan du vise diagrammer som du lager selv. Grafikkruten er skjult som standard, fordi den kan redusere programmets ytelse. Du bør derfor bare vise den når du trenger informasjonen.

Slik viser du et diagram på et oversiktssted:

1.       Klikk Tilpass på oversiktsstedet, og velg deretter Grafikkrute. En tom grafikkrute settes inn nederst på siden.

2.       Lag ditt eget diagram ved å velge 2 eller 3 dimensjoner.

Du kan lage et enkelt stolpediagram ved å velge en dimensjon på x-aksen og dimensjonen Dimensjonsantall på y-aksen.

Tilpasse hurtigfaner

Du kan ordne hurtigfanene på en side slik at de er tilpasset den normale arbeidsflyten din på best mulig måte. Du kan for eksempel endre rekkefølgen for hurtigfanene, fjerne felt eller vise mindre viktige felt bare når det er nødvendig. Du kan også vise de viktigste feltene i hurtigfaneoverskriftene når hurtigfanene er skjult. Det gir deg et sammendrag av informasjonen i hurtigfanene.

Det finnes tre prioriteringsnivåer for felt:

-          Forfremmet: De viktigste feltene vises på den skjulte hurtigfanen.

-          Standard: De mest brukte feltene vises når du utvider hurtigfanen.

-          Tillegg: Tilleggs felt er skjult til du klikker rullegardinpilen nederst til høyre i den utvidede hurtigfanen.

Du kan ordne hurtigfanene ved å klikke Tilpass til Venstre på menylinjen og velge Tilpass denne siden. Dialogboksen Tilpass åpnes. Velg Hurtigfaner.

Fjerne og legge til hurtigfaner

Slik fjerner du en hurtigfane: I boksen Vis hurtigfaner i denne rekkefølgen velger du hurtigfanen du vil fjerne. Klikk Fjern og deretter OK.

Slik legger du til en hurtigfane: I boksen Tilgjengelige hurtigfaner velger du hurtigfanen du vil legge til. Klikk Legg til og deretter OK.

Fjerne og legge til felt i hurtigfaner

I boksen Vis hurtigfaner i denne rekkefølgen velger du hurtigfanen du vil tilpasse, og deretter klikker du Tilpass hurtigfane. Hurtigfanens Tilpass-dialogboks åpnes.

Slik fjerner du et felt fra en hurtigfane:

I Viste felt-boksen merker du feltet du vil fjerne. Klikk Fjern.

Slik legger du til et felt i en hurtigfane:

1.       I Viste felt-boksen merker du feltet du vil legge til. Klikk Legg til.

2.       Klikk deretter OK for å bruke endringene og lukke vinduet.

3.       Vise felt i en hurtigfaneoverskrift

Hurtigfaner kan vise felt i overskriften når hurtigfanen er skjult. Dette gir deg et raskt sammendrag av de viktigste feltene i alle hurtigfanene uten at du behøver å åpne dem. Når en hurtigfane er åpen, vises feltene bare i hurtigfanen, ikke i overskriften.

Slik legger du til felt som skal vises i en hurtigfaneoverskrift:

1.       I boksen Vis hurtigfaner i denne rekkefølgen velger du hurtigfanen du vil tilpasse, og deretter klikker du Tilpass hurtigfane.

2.       Hurtigfanens Tilpass-dialogboks åpnes. I Viste felt-boksen merker du feltet du vil vise i hurtigfaneoverskriften. Klikk Viktighet. En rullegardinmeny åpnes.

3.       Velg Forfremmet, og klikk deretter OK.

Vise felt bare når det er nødvendig

Du kan angi at tilleggsfeltene i hurtigfanene bare skal vises når du ber om det. Da vises bare de mest brukte feltene som standard. Tilleggsfeltene er imidlertid bare ett museklikk unna. Hvis ett eller flere felt er skjult som standard, vises en rullegardin-pil nederst til høyre i hurtigfanen. Hvis du klikker på pilen, legges feltene til i hurtigfanen på den opprinnelige plasseringen.

Slik angir du at felt ikke skal vises som standard i hurtigfanen:

1.       I boksen Vis hurtigfaner i denne rekkefølgen velger du hurtigfanen du vil tilpasse, og deretter klikker du Tilpass hurtigfane.

2.       Dialogboksen Tilpass åpnes. I Viste felt-boksen merker du feltet du vil skjule som standard. Klikk Viktighet. En rullegardinmeny vises.

3.       Velg Tillegg, og klikk deretter OK.

Gjenopprette standardinnstillinger

Hvis du vil tilbakestille alle endringene du har gjort (og lagret) i hurtigfanene, kan du gjøre dette i sidens Tilpass-dialogboks. Da gjenopprettes hurtigfaneinnstillingen som administratoren definerte for denne siden.

Du kan gjenopprette standardinnstillingene ved å klikke Gjenopprett standarder og deretter klikke OK.

Velge kolonner

Slik legger du til eller fjerner kolonner i en oversikt eller på dokumentlinjer:

1.       Høyreklikk en kolonneoverskrift, og klikk deretter Velg kolonner.

2.       I Velg kolonner-vinduet inneholder Tilgjengelige kolonner-feltet kolonner som er skjult, og feltet Vis kolonner i denne rekkefølgen inneholder kolonner som vises.

3.       Velg kolonnen du vil legge til eller fjerne. Bruk knappene Legg til og Fjern til å flytte kolonner fra ett felt til et annet. Bruk knappene Flytt opp og Flytt ned til å plassere kolonnene.

Obs! Kolonnenavnene du kan velge fra, er ikke alltid nøyaktig de samme som navnene på sorteringsnøklene du kan velge å sortere etter.

Legge til en fryst rute

Når du arbeider på sider og har behov for å bruke det vannrette rullefeltet for å vise alle kolonner, kan du legge til en fryst loddrett rute for å hindre at bestemte kolonner ruller. På den måten kan du sikre at bare mindre viktige kolonner flyttes, mens viktigere kolonner forblir synlige og flyttes ikke når du blar.

Slik legger du til en fryst rute:

-          Høyreklikk en kolonneoverskrift, og klikk deretter Velg kolonner.

-          I listen over kolonner som vises, velger du kolonnen som den fryste ruten skal starte etter.

-          Klikk Legg til Frys rute.

-          Klikk OK for å lukke Tilpass-vinduet, og kontroller plasseringen til den fryste ruten.

Kobling

Du kan legge til en hyperkobling til et dokument eller et webområde fra en bestemt post, for eksempel en kunde eller et dokument i Microsoft Dynamics NAV. Du kan også legge til en kobling som du kan klikke for å åpne en ny, tom e-post til en bestemt mottaker. Noen kort, for eksempel kunde- og leverandørkort, har et Hjemmeside-felt der du kan angi en URL-adresse. Du kan bruke Koblinger-funksjonen til å inkludere andre koblinger. Når du mottar papirfakturaer fra leverandører, kan du for eksempel skanne og lagre dem som PDF-filer på et SharePoint-område. Deretter kan du opprette en kobling fra en kjøpsfaktura i Microsoft Dynamics NAV til den tilsvarende fakturaen på Microsoft SharePoint Server. Du kan også opprette en kobling fra et varekort til den tilsvarende siden i leverandørens elektroniske katalog.

Prosedyrene nedenfor beskriver hvordan du legger til koblinger i poster, og hvordan du viser og sletter koblinger.

1.       Åpne posten du vil knytte koblingen til, for eksempel et kundekort eller en ordre. Hvis du vil knytte koblingen til en bestemt linje, for eksempel en kladdelinje, merker du linjen.

2.       Hvis faktaboksen for koblinger ikke vises på siden, tilpasser du siden slik at den viser Koblinger.

3.       Klikk Handlinger i Koblinger, og klikk deretter Ny.

4.       Angi en adresse for filen eller webområdet i Koblingsadresse-feltet, for eksempel C:\Mine dokumenter\faktura1.doc eller www.microsoft.com.

5.       Fyll ut Beskrivelse-feltet med informasjon om koblingen.

6.       Klikk Lagre.

Slik viser du en kobling:

1.       Åpne den aktuelle posten, for eksempel en ordre. Hvis koblingen er knyttet til en bestemt linje, merker du den aktuelle linjen.

2.       Klikk koblingen i Koblingsadresse-feltet i Koblinger. Det riktige programmet, for eksempel Microsoft Word eller Microsoft Internet Explorer, åpnes, og målet for koblingen vises.

Merknader

Du har ofte behov for å knytte merknader til konti, kunder, varer, og så videre. Merknadene kan for eksempel vise til at kunden alltid betaler for sent, eller at du har en avtale med leverandøren om at prisen settes ned dersom det henvises til en bestemt avtale.

Du bruker tabellen Merknadslinje til å opprette merknader. Tabellen vises i vinduet Merknadsark, som du finner fra et kort ved å klikke Relatert informasjon, velge menyalternativet som heter det samme som kortet, og deretter velge Merknader. (På et kundekort heter menyalternativet for eksempel Kunde).

Du oppretter merknader for et bestemt kort eller dokument.  Når du har et kort/dokument fremme vil du kunne opprette merknader direkte i Faktaboksen Merknader:

Merknadene vil ikke bli skrevet ut.

Vise merknader og varsler

Med den rolletilpassede Microsoft Dynamics NAV-klienten kan du og kollegene dine knytte merknader til poster i programmet. Hvis en av dine kolleger for eksempel vil gi deg tilleggsinformasjon om en ordre, men informasjonen ikke passer inn i noen av feltene i ordreskjemaet, kan vedkommende skrive en merknad og sende den til deg som et varsel i rollesenteret ditt.

Når du leser varselet i rollesenteret ditt, kan du ganske enkelt åpne ordren ved å dobbeltklikke på merknaden.

Slik viser du hele teksten i et varsel:

1.       Velg varselet du vil lese, i Mine varsler i rollesenteret.

2.       Høyreklikk, og klikk deretter Vis.

Det åpnes et vindu som viser hele teksten i merknaden.

Vise hele teksten i en merknad på en oppgaveside

1.       Åpne posten som merknaden er knyttet til, for eksempel et kundekort eller en ordre. Hvis merknaden er knyttet til en linje, for eksempel en kladdelinje, merker du en aktuelle linjen.

a.       Hvis Merknader ikke vises på siden, kan du tilpasse siden til å vise faktaboksen for merknader.

2.       I Merknader dobbeltklikker du på merknaden du vil lese.

-          Det åpnes et vindu som viser hele teksten i merknaden.

5.     Arbeide med data

Endre eller slette innholdet i felt

Du kan endre eller slette innholdet i felt, men bare i felt som kan redigeres.

Slik endrer eller sletter du vanlige felt

Du kan endre eller slette innholdet i et felt på 2 måter, avhengig av hvilket felt det dreier seg om. I de fleste feltene kan du bruke følgende fremgangsmåte:

-          Uthev feltinnholdet, og skriv deretter inn det nye innholdet over det gamle.

-          Merk feltinnholdet og klikk deretter på Rediger, Fjern eller trykk på Delete. Trykk på Enter for å lagre endringen.

-          Noen få felt inneholder mer følsomme opplysninger enn andre, slik at programmet gjør det vanskeligere å forandre innholdet i dem. I disse feltene kan innholdet bare endres/slettes ved hjelp av funksjonen linjeredigering. Klikk to ganger (ikke et dobbeltklikk) eller trykk på F2 når markøren står i feltet:

Slik endrer du innholdet i felt med avmerkingsbokser

Du endrer innholdet i en avmerkingsboks ved å klikke i feltet med musen. Hvis det står en hake, betyr det at du svarer Ja på spørsmålet i feltet (du slår funksjonen på). Hvis du vil endre et Ja til et Nei (eller deaktivere funksjonen), klikker du i avmerkingsboksen.

Slik endrer du innholdet i felt med pil-knapper

Felt med en pil-knapp til høyre i feltet kan bare fylles ut med ett av alternativene som vises når du klikker på knappen.

Hvis du vil endre innholdet i disse felt, klikker du på knappen til høyre og velger ett av de andre alternativene fra oversikten som vises.

Skrive inn data

Det finnes en rekke generelle funksjoner og virkemåter som hjelper deg med å registrere data i Microsoft Dynamics NAV på en rask og enkel måte. De generelle funksjonene for å skrive inn data beskrives i dette emnet.

Finne data mens du skriver

Når du begynner å skrive inn tegn i et felt, åpnes en rullegardinliste med mulige feltverdier. Innholdet i listen endres etter hvert som du skriver inn flere tegn, og du kan velge ønsket verdi når den vises. Hvis du vil sette inn en Salg til-kunde ved å skrive inn to tegn, gjør du følgende:

1.       Åpne et nytt, tomt Ordre-vindu.

2.       Klikk feltet Salg til-kundernr. på hurtigfanen Generelt.

3.       Skriv inn 01 i feltet. En rullegardinliste viser Salg til-kundenumrene som begynner med tallene 01.

4.       Velg 01121212 fra rullegardinlisten. Feltet fylles ut med dette Salg til-kundenummeret.

Finne i andre kolonner

Vær oppmerksom på at søket i trinn 3 startet i Nr.-kolonnen. Det kommer av at den første kolonnen, i dette tilfellet Nr.-kolonnen, er angitt som standard filtreringskolonne. Hvis du vil søke i Navn-kolonnen og gjøre denne kolonnen til standard filtreringskolonne, gjør du følgende:

1.       Mens rullegardinlisten er åpen for Salg til-kundenumre, trykker du Pil ned-tasten for å flytte kontrollen til rullegardinlisten, og deretter trykker du Pil høyre-tasten for å gå til Navn-kolonnen.

2.       Skriv inn Can, og velg deretter Candoxy fra rullegardinlisten.

3.       Hvis du vil finne Salg til-kunder etter kundenavn i fremtiden, klikker du Angi som standard filtreringskolonne nederst til høyre. Neste gang du skriver inn noen i dette feltet, vil kundenavnfeltet bli brukt til filtrering, selv om du raskt forlater feltet uten å åpne rullegardinlisten.

Velge data fra lister

Mange felt i programmet har en Pil ned-knapp på høyre side. Du kan klikke den for å få frem en liste over data som kan settes inn i feltet.

Knappen har to funksjoner, avhengig av felttype:

-          Oppslag – viser informasjon fra en annen tabell som du kan sette inn i feltet. Du kan velge én datadel om gangen.

-          Rullegardin – viser settet med alternativer som finnes for feltet. Du kan bare velge ett av alternativene.

Kopiere felt eller linjer

Avhengig av hvilken type skrivbart dokument du har, kan du kopiere enkeltlinjefelt eller hele linjer til andre linjer i dokumentet. Skrivebeskyttede data, for eksempel bokførte poster, kan ikke kopieres innen programmet.

Flere databaseavhengigheter avgjør om felt og/eller linjer kan kopieres. En praktisk måte å finne ut dette på, er å åpne hurtigmenyen. Innholdet på hurtigmenyen angir hvilke kopieringsfunksjoner støttes, ved å vise en av disse funksjonene:

-          Kopier celle

-          Kopier rader

-          Lim inn

Databaseposter, for eksempel linjer i en ordre, og hoveddata, for eksempel kort i Varer-vinduet, kan ikke dupliseres. For denne typen data inneholder hurtigmenyen vanligvis funksjonen Kopier celle eller Kopier rader, mens Lim inn-funksjonen ikke er tilgjengelig. Det betyr at du bare kan lime inn dataene i eksterne dokumenter. Enkeltfelt på en salgslinje kan imidlertid kopieres til samme kolonner på andre salgslinjer.

Kladdelinjer, derimot, er fleksible og kan kopieres fritt innen samme kladd, noe som er angitt ved at Lim inn vises på hurtigmenyen.

Kopiere forrige felt

Hvis du vil sette inn verdien til feltet rett over det aktive feltet, velger du Kopier forrige på hurtigmenyen F8.

Angi antall ved beregning

Når du setter inn tall i antallfelt, for eksempel Antall-feltet på en varekladdlinje, kan du angi formelen i stedet for summen, som vist i følgende eksempler

-          Hvis du skriver inn 19+19, beregnes feltet til 38.

-          Hvis du skriver inn 41-9, beregnes feltet til 32.

-          Hvis du skriver inn 12*4, beregnes feltet til 48.

-          Hvis du skriver inn 12/4, beregnes feltet til 3.

Sette inn dato og formler

Sette inn datoer

Måten du angir datoer på, avhenger av innstillingene som er angitt i vinduet Regionale innstillinger i kontrollpanelet i Windows. Datoene kan skrives inn både med og uten skilletegn:

I et datofelt kan du angi to, fire, seks eller åtte tall.

-          Hvis du bare skriver inn to tall, vil programmet tolke dem som dagen, og vil legge til måneden og året i arbeidsdatoen.

-          Hvis du skriver inn fire tall, vil programmet tolke dem som dagen og måneden, og vil legge til året i arbeidsdatoen.

-          Hvis datoen du vil angi ligger i intervallet 01.01.1930 til og med 31.12.2019, kan du angi året med to eller fire sifre.

-          Hvis du bruker operativsystemet Windows 2000, kan du selv bestemme dette datointervallet. Dette gjør du ved å justere kalenderinnstillingene på fanebladet Dato i vinduet Regionale innstillinger i kontrollpanelet.

Du kan også angi en dato som en ukedag etterfulgt av et ukenummer og, hvis du vil, et år (for eksempel Man25 eller man25 betyr mandag i uke 25).

I stedet for å skrive inn en bestemt dato, kan du skrive inn én av to koder:

• ·         d: Programmet setter automatisk inn dagens dato (systemdatoen for maskinen).
• ·         a: Programmet setter inn arbeidsdatoen. Hvis du vil definere arbeidsdatoen, velger du Verktøy og Arbeidsdato på menylinjen. Hvis du ikke definerer en arbeidsdato, vil programmet bruke systemdatoen som arbeidsdato.

Hvis du har mange transaksjoner å utføre på en dato som ikke er dagens dato, er det en fordel å bruke arbeidsdatoen.

Avslutningsdato

Når du avslutter et regnskapsår, kan du bruke avslutningsdatoer til å indikere at en post er en avslutningspost. En avslutningsdato ligger teknisk sett mellom to datoer, for eksempel mellom 31. desember og 1. januar.

Hvis en dato skal være en avslutningsdato, setter du en U rett foran datoen: U123101.

Bruke datoformler

Ved hjelp av datoformler i Microsoft Dynamics NAV kan du angi hvordan datoer skal beregnes. Du kan angi datoformler i forskjellige datoberegningsfelt og i gjentakelsesintervallfelt i gjentakelseskladder. Her kommer det noen eksempler på hvordan datoformler kan brukes:

-          Datoformelen i gjentakelsesintervallfeltet i gjentakelseskladder bestemmer hvor ofte posten på kladdelinjen skal bokføres.

-          Datoformelen i feltet Respittid for en bestemt purringsgrad angir hvor lang tid som må gå fra forfallsdatoen (eller fra forrige purringsdato) før det kan opprettes en purring.

-          Datoformelen i feltet Beregning av forfallsdato angir hvordan forfallsdatoen i purringen beregnes.

Formelen for datoberegning kan inneholde opptil 20 tegn, både tall og bokstaver. Du kan bruke følgende bokstaver, som er forkortelser for tidsangivelser:

-          L                             Løpende

-          D                            Dag(er)

-          U                            Uke(r)

-          M                           Måned(er)

-          K                             Kvartal(er)

-          Å                            År

 Du kan opprette datoformler på tre måter:

Løpende pluss en tidsangivelse. Eksempel:

-          LU                          Løpende uke

-          LM                         Løpende måned

Et tall og en tidsangivelse. Et tall kan ikke være større enn 9999. Eksempel:

-          10D                        10 dager fra i dag

-          2U                          2 uker fra i dag

En tidsangivelse og et tall. Eksempel:

-          D10                        Den neste 10. dag av en måned

-          UD4                       Neste 4. dag av en uke (torsdag)

Du kan kombinere disse tre formlene hvis du trenger det. Eksempel:

-          LM+10D               Løpende måned + 10 dager

Du kan bruke minus-tegn til å indikere en dato i fortiden. Eksempel:

-          1Å                          1 år siden fra i dag

Opprette/redigere nye linjer og nye kort

Ved hjelp av den rolletilpassede klienten for Microsoft Dynamics NAV kan du arbeide med vinduer i tre ulike modi: Vis, Rediger og Ny. Modusen vises foran vindusnavnet i vindusoverskriften, for eksempel Vis – Kundekort – 10000 Kontorkomplett AS.

Slik oppretter du en ny linje i en oversikt eller et dokument:

Hvis det finnes en Ny-knapp i vinduets handlingsrute, klikker du Ny. Hvis ikke det gjør det, klikker du Handlinger og deretter Ny.

Slik oppretter du et nytt kort eller dokument:

1.       Åpne oversikten over kort eller dokumenter, eller åpne et eksisterende kort eller dokument.

2.       Hvis det finnes en Ny-knapp i vinduets handlingsrute, klikker du Nytt. Hvis ikke det gjør det, klikker du Handlinger og deretter Nytt.

Redigere et kort eller et dokument

Gjør følgende hvis du er i et kort- eller dokumentvindu i visningsmodus, og vil redigere dataene i vinduet:

-          Klikk Handlinger, og klikk deretter Rediger.

Gjør følgende hvis du er i et oversiktsvindu og vil åpne én post i oversikten:

-          Merk linjen som inneholder posten du vil redigere, klikk Handlinger, og klikk deretter Rediger.

6.     Definere filtre

Bruk filtre til å vise bestemte konti, kunder, oppføringer eller andre poster ved å angi kriterier for felt i en tabell. Bare poster som samsvarer med kriteriene, vises. Hvis du angir kriterier for flere felt, må poster samsvare med alle kriteriene for å vises.

Vurder følgende for å få bedre filtreringsresultater:

-          Finn ut hvor og hvordan filtre forblir aktive. Filtre er vindusavhengige. Hvis du bruker et filter på én oversikt og deretter bytter til en annen oversikt, brukes ikke filteret på den andre oversikten. Filteret forblir aktivt i oversikten der du definerte det, inntil du fjerner det eller angir nye kriterier.

-          Bruk bare meningsfylte filtre. Det er for eksempel mulig å angi et intervall som ikke finnes og ikke kan kontrolleres. Du må vite hvilke regler for sortering som brukes, for å kunne angi meningsfylte filtre.

-          Kontroller filtrene fra tid til annen ved å åpne filtreringsruten. Klikk Tilpass, og velg Filtreringsrute for å få en oversikt over alle filtre som er brukt. Hvis du vil fjerne alle filtre på en side, klikker du rullegardinpilen for sidetittel og klikker deretter Fjern filter. Vær oppmerksom på at dette også avbryter en standard listevisning, for eksempel den som er angitt for Ordrer - åpne.

Du kan filtrere data på flere forskjellige måter:

Filtrere etter verdien for valgt felt

I stedet for å skrive inn filtreringsverdien i feltet Skriv for å filtrere i filtreringsruten, kan du angi dette filteret direkte fra en linje. Filtreringsruten trenger ikke å være synlig i grensesnittet.

Gjør følgende for å filtrere linjer etter verdien for det valgte feltet:

1.       Gå til en hvilken som helst side som inneholder linjer, og plasser markøren i feltet som har en verdi du vil filtrere alle linjene etter.

2.       Høyreklikk feltet, og klikk deretter Filtrer på denne verdien.

3.       Visningen endres umiddelbart til bare å vise de linjene som inneholder den angjeldende feltverdien.

Fjern det brukte feltfilteret ved å slette verdien i feltet Skriv for å filtrere i filtreringsruten.

Angi et enkelt feltfilter

Du kan angi feltverdien og feltnavnet i feltet Skriv for å filtrere i filtreringsruten. Hvis du vil vise filtreringsruten, klikker du Tilpass og klikker deretter Filtreringsrute.

Gjør følgende for å angi et feltfilter, for eksempel i Kunde-tabellen, slik at bare lokasjonskoden OSLO vises:

1.       Åpne Kunde-oversikten.

2.       Skriv inn OSLO i feltet Skriv for å filtrere.

3.       Velg Lokasjon på rullegardinmenyen, for eksempel ved å bruke Pil ned-tasten når du angir filtreringsverdien.

4.       Bare poster med lokasjonskoden OSLO vises i Kunde-oversikten. Andre kunder vises ikke før du fjerner filteret.

Du fjerner filteret ved å slette verdiene i feltet Skriv for å filtrere.

Nå kan du se alle kort i Kunde-oversikten.

Obs! Filterfeltene som er tilgjengelige på rullegardinmenyen, er de samme som dem som vises som kolonner på siden. Du kan tilpasse dette ved å velge kolonner.

Hvis du vil angi flere feltfiltre, må du bruke Avansert filter-funksjonen.

Angi flere feltfiltre

Hvis du vil filtrere etter mer enn ett felt, må du bruke Avansert filter-funksjonen på filtreringsruten.

1.       Åpne Kontoplan.

2.       Klikk Kontoplan, og klikk deretter Avansert filter.

Det vises en ny filtreringsrute med avanserte søkekriterier.

3.       Klikk rullegardinpilen på den første linjen i Der-feltet, og velg deretter Kontotype.

4.       Klikk feltet Angi en verdi, og klikk deretter rullegardinpilen.

5.       Velg Konto. Vær oppmerksom på at bare linjer med kontotypen Konto vises.

Du kan filtrere dataene ytterligere ved å angi flere kriterier.

6.       Klikk Legg til filter for å begynne på en ny linje.

7.       Angi Saldo i Og-feltet .

8.       Klikk feltet Angi en verdi, og skriv inn >10000. Da vises alle linjer med en saldo høyere enn 10 000.

9.       Du kan fortsette å legge til nye filtre eller endre eksisterende kriterier.

10.   Hvis du vil fjerne ett filter, klikker du Slett X for å fjerne filtreringslinjen du ikke trenger lenger.

11.   Hvis du vil fjerne alle filtre, klikker du tittelmenyen Kontoplan og klikker deretter Fjern filter.

Obs! Filterfeltene som er tilgjengelige på rullegardinmenyen, er de samme som dem som vises som kolonner på siden. Du kan tilpasse dette ved å velge kolonner.

Angi filtre i beregnede felt

Et FlowFilter begrenser innholdet i felt som viser beløp eller antall som beregnes ut fra poster i andre tabeller. Du kan bruke et FlowFilter til å se poster i andre tabeller, for eksempel innenfor et bestemt datointervall eller med en bestemt lokasjonskode. Et FlowFilter kan angis i felt som slutter med ordet "filter", for eksempel Datofilter, Global dimensjon 1-filter eller Lokasjonsfilter.

Du kan bruke et FlowFilter på forskjellige måter, avhengig av om det brukes på et kort eller på en oversikt.

Gjør følgende for å angi et FlowFilter på et varekort:

1.       Åpne et Varekort.

2.       Klikk Tilpass , og klikk deretter Begrens totaler til.

3.       En Begrens totaler til-del vises i filtreringsruten.

4.       Klikk Legg til filter for å begynne på en ny linje.

5.       Klikk rullegardinpilen i Hvor-feltet, og klikk deretter Lokasjonsfilter.

6.       Klikk feltet Angi en verdi, og klikk deretter rullegardinpilen.

7.       Velg lokasjonen OSLO. Den valgte lokasjonen vises under Begrens totaler til.

Vinduet viser de forskjellige disponible antallene på hurtigfanen Generelt bare for lokasjonen OSLO.

Gjør følgende for å angi et FlowFilter på Kontoplan-siden:

1.       Åpne Kontoplan.

2.       Klikk sidetittelmenyen, og velg deretter Begrens totaler.

3.       En Begrens totaler til-del vises i filtreringsruten.

4.       Klikk rullegardinpilen på den første linjen i Der-feltet, og klikk deretter Avdelingsfilter.

5.       Klikk feltet Angi en verdi, og klikk deretter rullegardinpilen.

6.       Velg Salg. Den valgte avdelingen vises i filteret Begrens totaler til.

Når du er ferdig med å vise dataene med et FlowFilter, kan du klikke Slett X på linjen for å fjerne filteret.

Lagre filtre

Når du har angitt ønskede filtre på et oversiktssted, for eksempel i Ordrer-vinduet, kan du lagre oversikten som en spesialvisning som er tilgjengelig fra navigasjonsruten når du trenger den. Dette er en form for tilpasning som definerer hvordan data skal vises, i motsetning til tilpasning av grensesnitt, som definerer hvordan grensesnittkomponenter skal vises.

Gjør følgende for å lagre en filtrert ordrevisning:

1.       Åpne Ordrer-vinduet, og angi ønskede filtre, for eksempel for å vise ordrer bare for lokasjonen OSLO.

2.       Klikk menyknappen Ordrer, og klikk deretter Lagre visning.

3.       Skriv inn et navn i vinduet Lagre visning som, for eksempel Ordrer for lokasjonen OSLO, i Navn-feltet.

4.       I Akitivtetsfeltet angir du hvor i navigasjonsruten den nye menyknappen skal plasseres.

Neste gang du trenger tilgang til forfalte ordrer fra lokasjonen OSLO, kan du klikke den nye menyknappen for å åpne den bestemte filtrerte oversikten.

Angi kriterier i filtre

Når du vil angi kriterier, kan du bruke alle tallene og bokstavene du normalt kan bruke i feltet. I tillegg til dette kan du bruke noen spesielle symboler eller matematiske uttrykk. Her er formatene som er tilgjengelige:

Grunnformene kan også kombineres innbyrdes:

5999|8100..8490             Nummer 5999 og numrene fra og med 8100 til og med 8490.

..1299|1400..                     Ta med poster som har numre som er mindre enn eller lik 1299 eller nummeret 1400 eller høyere (alle numre utenom fra og med 1300 til og med 1399).

>50&<100                          Inkluder poster med numre som er større enn 50 og mindre enn 100 (det vil si tallene fra og med 51 til og med 99).

 *C*&*D*                           Tekster som inneholder både C og D.

 @*as?*                              Tekster som inneholder AS, As, aS.

Tekst som inneholder AS, aS, As eller as, må etterfølges av minst ett tegn, men det kan være et ubegrenset antall tegn før eller etter disse og bruk av små/store bokstaver er uten betydning.

Merk: Det er svært viktig at du bare angi filtre som gir mening. Det er for eksempel mulig å angi et intervall som ikke finnes – det kan ikke programmet kontrollere for deg. Hvis du vil angi meningsfylte filtre, må du vite hvilke sorteringsregler som brukes i programmet.

7.     Sortering

Sorteringsfunksjonen gjør det enkelt å få et raskt overblikk over dataene. Hvis du for eksempel har mange kunder, kan du velge å sortere ordrelisten etter de felt som er i tabellen:

Hvert sorteringsalternativ (eller kombinasjon av sorteringsalternativer) kalles en nøkkel.

Sortere oversikter og kladdelinjer

Slik sorterer du for eksempel oversikten over kunder etter navn i stigende rekkefølge:

1.       Klikk Salg og markedsføring, Salg, og klikk deretter Kunder.

2.       Hvis filtreringsruten ikke allerede vises i Kunder-vinduet, klikker du Tilpass og velger Filtreringsrute.

3.       Klikk rullegardinpilen i Sortering-feltet for å åpne en rullegardinmeny, og velg deretter Søkenavn.

4.       Klikk knappen for sorteringsrekkefølge ved siden av sorteringsnøkkelfeltet, og velg deretter Sorter stigende.

Bruk samme fremgangsmåte for kladder, for eksempel vinduet Planleggingsforslag.

8.     Vise tabelldata

Du kan vise informasjon om alle felt og verdier i tabellen som en side eller rapport er basert på. Det kan for eksempel hende at du må vite verdien til et felt som ikke vises på siden eller i rapporten, men som er tilgjengelig i den underliggende tabellen. Vinduet Om denne siden inneholder data for gjeldende valgte faktaboks eller side.

Vise verdien til et skjult felt

Hvis du for eksempel arbeider med en varekladd og må vite hvilken lagerbokføringsgruppe som brukes, gjør du følgende for å vise verdien til det skjulte feltet:

1.       I Varekladd-vinduet velger du linjen du vil vite varens lagerbokføringsgruppe for.

2.       Klikk MSD-NAV-knapp, og klikk deretter Hjelp àOm denne siden

3.       I vinduet Om denne siden utvider du hurtigfanen Tabellfelt.

4.       Tabuler eller bla til feltet Bokføringsgruppe - lager, og les den tilhørende feltverdien i høyre kolonne.

Du kan også vise følgende informasjon hvis den finnes:

-          Sideopplysninger

-          Kildeuttrykk

-          FlowFilter-felt

-          Filtre

Trekke ut tabelldata

Fra samme vindu kan du også sende tabelldataene til et annet program:

-          Klikk Send til, og klikk deretter et av følgende alternativer:

-          Mottaker som vedlegg

-          Microsoft Word

-          Microsoft Excel

9.     Vise og skrive ut rapporter

Du kan velge mellom mange forhåndsdefinerte rapporter. Disse finner du på ulike måter:

-          Enkelte sider inneholder en Rapporter-meny med rapporter som er relevante for siden, og du kan også få tilgang til rapporter i handlingsruten.

-          Du finner rapporter for hver avdeling i Avdelinger-menyen.

-          Når du bokfører et dokument, kan du også skrive ut dokumentet samtidig.

Slik definerer du en rapport:

1.       Åpne definisjonsvinduet for den aktuelle rapporten.

2.        

Du kan vise hjelpen for rapporten ved å trykke F1 i definisjonsvinduet for rapporten. Hjelpen forklarer hvordan du fyller ut alternativfeltene i vinduet.

3.       Hvis du vil begrense hvilke data som skal inkluderes i rapporten, kan du definere filtre. Du kan legge inn kriterier i de foreslåtte filtrene eller legge til flere filtre  .

Det finnes en hurtigfane for hver tabell som brukes i rapporten. To typer filtre kan være tilgjengelige for hver tabell:

-          Under overskriften Vis resultater kan du angi vanlige tabellfiltre.

-          Under overskriften Begrens totaler til kan du angi FlowFilters.

Slik sorterer du data i rapporten:

I enkelte rapporter kan du styre sorteringsrekkefølgen for dataene i rapporten. Hvis rapporten inneholder en Sortering-seksjon i én av hurtigfanene med filtre, kan du sortere poster i stigende eller synkende rekkefølge, for eksempel numerisk eller alfabetisk. Dette gjør du på følgende måte:

-          I Sortering-seksjonen i definisjonsvinduet for rapporten bruker du den første rullegardinpilen til å velge det aktuelle feltet.

-          Bruk den andre rullegardinpilen til å velge Sorter stigende eller Sorter synkende.

Slik forhåndsviser du en rapport:

Hvis du vil se rapporten på skjermen før du skriver ut, klikker du Forhåndsvisning.

Slik lagrer du filen i Excel- eller PDF-format:

-          I Under skriv ut knappen får du velge ønsket format skriv til printer eller fil:

-           Obs! Utskrift begrenses for enkelte rapporter, for eksempel bokførte salg og kjøpsdokumenter. Forhåndsvisning-vinduet for disse dokumentene inneholder derfor ikke alltid knappene Lagre  og Skriv ut .

Slik endrer du utskriftsformatet:

Du kan angi papirstørrelse, papirretning og marger for en rapport. Klikk Utskriftsformat  i Forhåndsvisning-vinduet. Endre innstillingene i Utskriftsformat-vinduet.

Slik skriver du ut rapporten:

Du kan skrive ut rapporten ved å klikke Skriv ut i Forhåndsvisning-vinduet eller i definisjonsvinduet for rapporten. Hvis ikke du vil skrive ut rapporten nå, klikker du Avbryt for å lukke vinduet.

Hvis du klikker Skriv ut i definisjonsvinduet for rapporten, åpnes Skriv ut-vinduet der du kan velge en skriver og angi detaljerte opplysninger om hvordan utskriften skal foretas.

Vise kontrollrapporter før bokføring utføres

Du kan skrive ut en kontrollrapport før du bokfører en finanskladd. Kontrollrapporten viser alle bilagslinjene, og dessuten meldinger om eventuelle feil som må rettes eller manglende opplysninger som må angis før du kan utføre bokføringen.

Slik skriver du ut en kontrollrapport før det utføres bokføring:

1.       Fyll ut en finanskladd.

2.       Klikk Handlinger og Bokføring og Kontrollrapport hvis du vil se en kontrollrapport over kladdelinjene.

Merk: Du behøver ikke å skrive ut kontrollrapporter. Hvis du foretar bokføringen umiddelbart og det er flere felt som må rettes, vises én og én feilmelding etter hvert som kladdelinjene kontrolleres før bokføring.

NAV kan også forhåndsvise resultat av posteringer fra en kladd via knappen

10.                      Kladder

Finanskladdelinjer vises når du åpner en kladd i modulene Finans, Salg, Kjøp og Aktiva. Hvis du vil opprette linjer i en kladd, klikker du først på den første tomme linjen, og deretter fyller du ut feltene.

I programmet er det tre nivåer under kladdemenypunktene: kladdemaler, kladder og kladdelinjer. På den måten kan du bruke forskjellige kladder som passer til ulike oppgaver. Dette betyr at du kan opprette flere kladder av samme type, slik at hver medarbeider kan ha sin egen kladd.

Når du velger en kladd, viser programmet det sist brukte kladdenavnet. Hvis du vil velge et annet kladdenavn, trykker du på pil-knappen til høyre for feltet Bunkenavn. Vinduet Finanskladder vises. Her kan du velge blant kladdenavnene som allerede finnes, eller du kan opprette nye.

Det er definert flere standard finanskladdemaler i menypunkt i modulene Finans, Salg, Kjøp, Aktiva og Prosjekter. Disse dekker de mest alminnelige rutinene i programmet. I alle kladdemalene kan du bokføre poster til finans-, kunde-, leverandør- og aktivakontoer.

11.                      Standard bestillingsforløp

Hvis det ikke er definert en forespørsel når du legger inn en bestilling, kan du opprette bestillingen manuelt.

1.       Åpne en ny bestilling, og fyll ut Nr.-feltet.

2.       I feltet Kjøp fra-leverandørnr angir du nummeret til leverandøren.

3.       På den første bestillingslinjen i feltet Type velger du Vare.

4.       I feltet Nr. angir du nummeret på varen du vil bestille.

5.       I Antall-feltet angir du antallet du vil bestille.

NB – Ved å trykke på handlinger og Velg kolonner kan man legge inn et fryspunkt

Vise bestillingsstatistikk

Når du har opprettet en bestilling og fylt ut linjene, vises de endelige summene i vinduet Kjøpsstatistikk - Bestilling.

1.       Opprett bestillingen, og fyll ut linjene med aktuelle opplysninger.

2.       Klikk Relatert informasjon, Bestilling, Statistikk i bestillingen.

-          På hurtigfanen Generelt i Bestillingsstatistikk-vinduet vises en informasjonsoversikt over hele bestillingen, basert på det totale antallet i Antall-feltene på bestillingslinjene.

-          På hurtigfanen Fakturering vises en informasjonsoversikt basert på det totale antallet i Fakturaer (antall)-feltene på bestillingslinjene.

-          På hurtigfanen Levering vises en informasjonsoversikt basert på det totale antallet i Motta (antall)-feltene på bestillingslinjene.

-          På hurtigfanen Forskudd vises en informasjonsoversikt over eventuelle forhåndsbetalte beløp.

-          På hurtigfanen Leverandør vises bestemte grunnleggende opplysninger om leverandøren.

Merk: Hvis du må korrigere noe, går du tilbake til bestillingen og foretar de nødvendige endringene.

Bokføre bestillinger

Når du bokfører en bestilling, må du velge om du vil bokføre bestillingen som mottatt, fakturert eller begge deler.

Bestillingsfunksjonene er utformet for å håndtere både fullstendig og delvis mottak av varer, og du kan fakturere enten ved mottak eller senere. Du kan bare fakturere bestillinger hvis de er mottatt samtidig som faktureringen eller hvis de allerede er mottatt.

1.       Fyll ut feltet Leverandørs fakturanr.

2.       Klikk Handlinger, Bokføring, og velg ett av følgende:

a.       Bokfør: Bokfører bestillingen uten å skrive ut en mottaksseddel eller faktura.

b.       Bokfør og skriv ut: Bokfører bestillingen og skriver ut en mottaksseddel (hvis du mottar bestillingen uten å fakturere den) eller en faktura (hvis du fakturerer bestillingen).

3.       Når du har valgt om du vil skrive ut bestillingen, vises et vindu der du må angi hvordan du vil bokføre den:

a.       Motta: Bokfører mottaksseddelen for varene.

b.       Faktura: Fakturerer varer som allerede er mottatt.

c.       Motta og fakturere:  Fakturerer og bokfører en mottaksseddel for varene samtidig.

4.       Velg et bokføringsalternativ, og klikk OK.

Du kan vise de resulterende postene ved å åpne vinduet Bokført kjøpsfaktura eller Bokført mottak og klikke Handlinger, Naviger.

Merk: Programmet oppretter en kjøpsfaktura sammen med neste tilgjengelige faktura samt en ekstra varepost der beløpet denne gangen er angitt. Bestillingen slettes.

Introduksjon til NAV 2016.docx