Hvordan komme i gang og hente inn linjer til å avstemme
For å starte avstemmingsmodulen klikker du på flisen “avstemming” fra rollesenteret (AutoBank ligger i rollesenteret til “forretningsleder”):
Antallet som vises i denne flisa, er antall linjer som ikke er avstemt. For at det skal vises noen linjer i denne flisen må du først ha hentet inn linjene, hvordan du gjør dette kan du lese videre i dette dokumentet.
Når du har åpnet avstemmingsmodulen setter du på filter for hvilken bankkonto du skal avstemme og hvilken periode, en dag, en uke eller en måned:
For å bla mellom perioder bruker finner du “forrige periode” og “neste periode” under “handlinger”:
I dette eksemplet skal velger vi å avstemme hele marsmåned 2022. For å hente inn alle uavstemtelinjer for den valgte perioden klikker du på “ny” og “hent avstemmingsposter”:
Bankavstemmingslinjer vil legge seg i den venstre kolonnen, og regnskapsposter vil legge seg i kolonnen til høyre. Merk at regnskapsposter er poster ført via bank 1920, og kan ikke være bokført direkte på finanskonto 1920.
Alle inn og utbetalinger som er gjort via AutoBank får en arkiv-id som BC tar vare på. Som første trinn med å avstemme bruker vi “auto-match”. Når du bruker “auto-match” vil systemet finne treff på referanser og match på beløp og dato av avstemme disse linjene automatisk.
Velg “Prosess” og “AutoMatch”:
Etter at systemet har gjort ferdig jobben, vil du mest sannsynlig stå igjen med noen poster fra enten bank eller regnskapet som må avstemmes manuelt.
For å avstemme linjer manuelt, klikker du på teksten eller på beløpet på linjen, når linjen får en strek under seg kan du markere den og den vil bli grønn, se bildet under. Begynn alltid å markere først på venstre side, da vil systemet prøve å finne summere linjer til høyre på egenhånd, enten om det er en eller flere linjer.
Marker teksten i venstre bilde som du ønsker å avstemme
Merk gjerne flere linjer samtidig for å avstemme flere
Merk matchende linje til høyre
Merk matchende linje til høyre
Summeringsfelt, sjekk at du har null i avvik (har du avvik kan du lese her om hvordan du kan enkelt bokføre dette direkte herfra)
Klikk på avstem på linjenivå eller på menyen
Hvordan bokføre bankgebyrer etc. som ikke allerede er bokført
Dersom man har faste type gebyrer, små øreavvik eller lignende kan man sette opp direkte kontering for disse under “Handlinger” - “Oppsett bokfør som”:
Opprettelseskode: Beskrivelse av hva du skal bokføre
Avvik kontonr: Søk opp ønsket finanskonto, husk å sjekke at du har tillatt direkte bokføring på kontoen
Dimensjoner: Du kan sette fast dimensjon om du ønsker, ikke påkrevd felt
Lukk vinduet når du er ferdig, du kan når som helst gå tilbake og legge til flere konteringer ved behov.
Bokfør som…
Knappen “Bokfør som…” gjør at du kan bokføre en merket bankpostlinje som ikke allerede er bokført i regnskapet:
Stå på ønsket linje, sjekk sum i feltet “bankposter”, det er dette beløpet som vil bli bokført.
Klikk på “Bokfør som…” i den øverste menyen.
Velg passende kontering og klikk OK.
Linjen vil nå bli avstemt automatisk mot hverandre og forsvinne fra vinduet.
Bokfør avvik som…
Står du igjen med et avvik etter å ha markert en post fra banken og en fra regnskapet skal du bruke knappen “Bokfør avvik som…”. Se feltet for avvik hvilket beløp som vil bli bokført:
I dette tilfelle vil det bli bokført 205 mot valgt kontering.
Etter å ha bokført avviket vil den nye linjen dukke opp i regnskapsposter, linjen vil også markere seg grønn slik at du kan trykke “Avstem” direkte:
Bilaget vil få samme beskrivelse som du har satt opp i oppsettet for “bokfør som”, i dette tilfellet valgte vi å bokføre avviket som “Bankgebyr” som du ser av teksten.
Ønsker du å korrigere et bilag som er bokført manuelt, kan du gjøre dette via “tilbakefør transaksjon”:
Stå på linjen du ønsker å tilbakeføre, velg “Regnskapsposter” og “Tilbakefør transaksjon”.
Linjene vil avstemmes mot hverandre og lukkes fra vinduet.
Forklaring andre menyknapper
Ny - hent avstemmingsposter, henter inn siste poster for valgt periode, bruk denne om du har gjort bokføringer etter at du hentet inn poster første gangen
Ny - banksaldo etter dato, henter saldo fra banken per ukedag. Det hender i noen overgangsperiode at saldoen kan bli feil, det er mulig å korrigere saldo direkte her om det trengs. Du kan også slette alle linjene for å hente inn saldo på nytt.
Prosess - Forrige og Neste periode, bruk disse knappene til å bla deg frem og tilbake mellom perioder
Prosess - Fjern avstemming, denne knappen tar vekk alle linjer som er markert med grønt
Prosess - AutoMatch, automatisk avstemmer linjer som matcher på arkivref, beløp og dato
Prosess - Bokfør som…, bokfør beløp automatisk fra bankposter via forhåndsdefinerte kontoer (settes opp under handlinger “oppsett bokfør som”)
Prosess - Overfør til kladd, legg en linje fra banken over til kladd for å bokføre den mot f.eks. leveradør, brukes når du ikke kan bruke “Bokfør som…” eller “Bokfør avvik som…”
Prosess - Bokfør avvik som…, bokfører automatisk avviket mellom et markert beløp fra bankposter og regnskapsposter via forhåndsdefinerte kontoer (settes opp under handlinger “oppsett bokfør som”).
Prosess - Avvik til kladd, legger avviket mellom bankpost og regnskapsposter over til kladd
Rapporter - Print, lag en oppgjørsrapport for perioden du ønsker, kan printes som PDF
Rapporter - Avstemteposter, viser poster som allerede er avvstemt, her kan du også velge å åpne linjer igjen som du ønsker å avstemme på nytt. Bildet viser alle avstemte poster i den perioden du står i.
Annuller linje - opphev en linje som du har avstemt
Annullere alle linjer - opphev hele perioden du står i
Rapporter - Vis bare periode, viser kun uavstemte poster i den valgte perioden
Rapporter - Vis til periode, viser uavstemteposter til og med den perioden du står i.