1 GRUNNDATA
Endringer på grunndata knyttet til prosjekt.
1.1 Vare
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Bokføringsgruppe-vare | Ja | Angir varens produkttype for å koble transaksjoner gjort for denne varen, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet. Kan bruke funksjonen under Handlinger: Maler for å sette riktige bokføringsgrupper. |
Prosjekt Bokføringsgruppe-vare | Nei | Definerer bokføringsgruppe - vare for bokføring mot prosjekt for å få annen resultatbokføring på varer som tas ut fra lager til prosjekt og kjøpes inn direkte prosjekt. |
1.2 Kunder
Opprett en dummy kunde for å benytte i prosjektmaler
2. Prosjekt
Løsningen er basert på standard prosjektmodul i BC med tillegg av Oseberg Avansert Prosjekt.
2.1. Prosjektoppsett
2.1.1.Avansert prosjekt oppsett
Felt | Beskrivelse |
Mal Kundenr | Dummy kundenr som skal benyttes i malene (BC krav til kundenr) |
Nummerserie tilbuc | |
Påslag salgsverdi i % | Verdi arves til Prosjekt og kan endres per prosjekt. Ved bokføring av Kjøpsfaktura knyttet til prosjekt, vil Prosjektpost, felt Enhetspris, få Beløp = Enhetskost * Påslag. |
Opprette finansposter | Timeføring i prosjektkladd med type Ressurs, kan danne Finansposter i tillegg til Prosjektposter |
Årsakskode for finans | Revisjonsmerke for timer i finans |
Kladdemal | Kladd i Bestillingsforslag |
Bunkenavn | Bunke i Bestillingsforslag |
Opprett Prosjekdimensjon | Når det opprettes nytt prosjekt, kan man få opprettet tilsvarende nr som dimensjon |
Dimensjon for prosjekt | Hvilken Dimensjon Prosjektverdien skal opprettes i |
2.1.2.Bokføringsgruppe-Prosjekt
Bokføringsgruppe prosjekt må være utfylt på prosjekt kortet før man kan bokføre. Oppgaven til bokføringsgrupper - Prosjekt er å definere hvilke finanskonti som benyttes ved
Avsetning av varer i arbeid
Realisering av kostnader/inntekter på prosjektet
Salgskonto for Prosjektposter av Type Finans
Felt | Beskrivelse |
Kode | Koden for bokføringsgruppe prosjekt. Bør navngis på en måte som identifiserer prosjekttypen. |
VIA-forbrukskonto | Når prosjektposten er av type Forbruk inneholder dette feltet finanskontoen som kostnadsavsetningen skal føres på. Normalt vil dette være en balansekonto, men det er ikke noe krav. |
VIA-salgskonto | Når prosjektposten er av type Salg inneholder dette feltet finanskontoen som inntektsavsetningen skal føres på. Normalt vil dette være en balansekonto, men det er ikke noe krav. |
Forbrukskonto(resultat) For prosjekt | Når Forbruksposter realiserers føres kostnaden på finanskontoen som er angitt i dette feltet. Normalt en resultatkonto. |
Salgskonto for prosjekt | Når Salgsposter realiserers føres kostnaden på finanskontoen som er angitt i dette feltet. Normalt en resultatkonto |
Salgsutgiftskonto (kontrakt). | Kontoen i dette feltet benyttes når man fører en Forbrukspost på prosjektet som skal viderefaktureres når type = Finans på prosjektposten. Eks. Vi bokfører en kjøpsfaktura for transport, fakturalinjen er av type finans og kontonummeret er 4060 - Frakt, toll og spedisjon, kost = 500 Kr. Dette skal viderefaktureres til Kr. 700. Kontraktlinjen systemet oppretter på prosjektet vil da være Type=Finans og Nr = Salgsutgiftskonto (kontrakt), fordi vi ikke ønsker omsetningen på en kjøpskonto.
|
Prosjektforbruks- bokføring | Feltet bestemmer hva som er grunnlaget for å avsette til VIA forbrukskonto og VIA salgs konto. Er verdien INGEN vil det ikke bli avsatt noe. Er verdien KOSTPRISER vil prosjektpostens Kostverdi(NOK) være grunnlaget for forbruksposter, mens prosjektpostens Salgsbeløp(NOK) er grunnlaget for avsetning av fakturert beløp. Er verdien SALGSPRISER vil prosjektpostens Salgspris(NOK) være grunnlaget for forbruksposter, mens prosjektpostens Salgsbeløp(NOK) er grunnlaget for avsetning av fakturert beløp.
|
Resultatregn.bokf. | Dette feltet forteller når vi kan flytte verdier fra balansen til resultat. Er verdien INGEN vil vi ikke kunne tilbakeføre avsetninger. Dette vil være relevant å sette på prosjekter som skal aktiveres. Er verdien LØPENDE vil vi ikke kunne tilbakeføre avsetninger når vi måtte ønske. Er verdien VED AVSLUTTNING vil vi ikke kunne tilbakeføre avsetninger før prosjektets status = Avsluttet. |
Løpende inntekt | Hvis dette feltet er avkrysset vil systemet benytte forbrukspostens salgspris (NOK) som grunnlag for å realisere inntekter. Denne metoden er kun egnet for prosjekter som faktureres i henhold til forbruk. |
Liten Fastpris | Brukes på små fastpris prosjekt. Gir samme behandling som Løpende inntekt, med unntak av at realisert salgsbeløp er begrenset til kontraktsbeløp (NOK) som er angitt på prosjektkortet. |
Basert på ferdiggrad | Hvis dette feltet er avkrysset blir kostnader og inntekter realisert basert på vurdert ferdiggrad i forhold til prognose for inntekt og kost ved prosjektets ferdigstillelse. |
Hvis en bruker forsøker å endre «Bokføringsgruppe prosjekt» når arbeidet er i gang, vil dette bare kunne gjøres hvis det ikke er beregnet og/eller bokført VIA på prosjektet
2.2. Prosjektmaler
Det er mulig å opprette Prosjektmaler for ulike prosjekttyper.
Når det skal opprettes nye prosjekter, er det viktig at riktig mal velges.
Eksempler på prosjektmaler:
2.3. Opprette Prosjekt Fakturamaler
Søk opp Prosjekt fakturamaler.
Her kan det defineres ulike fakturamaler for terminkontrakter. Legg inn kode og Beskrivelse. Trykk deretter på Fakturamallinjer.
Registrer Beskrivelse og Prosent fordeling.
Funksjonen benyttes fra Prosjektplanleggingslinjer.
2.4. Opprette Prosjekt
Opprettelse av nye prosjekter gjøres på følgende måte med hjelp av en veiviser.
Du kommer da inn i en veiviser som hjelper deg å opprette et nytt prosjekt.
Under fane Grunnleggende velger du hvilket prosjektnummer det nye prosjektet skal ha:
a. Ved bruk av nummerserie tildeles neste ledige nummer ut fra en nummerserie.
b. Hvis du skriver noe i feltet Prosjektnr, vil det nye prosjektet få denne verdien som prosjektnr.
c. Beskrivelse vil være selve beskrivelsen på prosjektet. Skal beskrive prosjektet best mulig.
d. Faktura til kundenr. Angir kundenr. til oppdragsgiver.
Normalt vil dette være kunde som skal faktureres fra prosjektet, men dette kan angis andre steder i prosjektet. (Det kan være flere kunder på samme prosjekt)
e. Faktura til kontakt angir kontaktperson hos kunden hvis dette er registrert i kontaktregisteret.
Under fane Mal, velger du hvilken prosjektmal du ønsker å benytte ved opprettelse av det nye prosjektet.
Under fane Detaljer, kan du legge til informasjon: Ansvarlig person, Prosjektleder, Start- og Slutt-dato og Bokføringsgruppe – prosjekt.
Dette er informasjon som ligger på det nye prosjektet med muligheter for filtrering i egendefinerte skjermbilder.
Velg Fullfør når du har registrert ønsket informasjon, og det nye prosjektet blir opprettet.
Gå inn på det nye prosjektet og legg til tilleggsinformasjon hvis ønskelig.
Merkede felter skal alltid fylles ut.
Status vil alltid være Forespørsel mottatt ved opprettelse, og skal oppdateres med alternative verdier etter hvert som prosessen i prosjektet skrider frem.
Sannsynlighet % vil beregne en verdi ut fra Kontraktsverdi angitt i fane Bokføring.
Under fane Oppgaver, ligger alle oppgaver som er hentet fra valgt prosjektmal.
Prosjektoppgavenr. skal gjenspeile kalkyleskjema som prosjektet er kalkulert med.
Dette fordi det skal kunne importeres budsjetter og planleggingslinjer fra kalkyleskjema.
Hvis det er et prosjekt som avviker fra malen, er det mulig å legge til nye prosjektoppgavenr., men vil da ikke kunne importeres fra en kalkylemal.
Under fane Bokføring på prosjektet, kan du legge inn Kontraktsbeløp, og man overstyrer Påslag salgsverdi i % hvis dette avviker fra det som foreslås fra det generelle oppsettet.
Under fane VIA, ligger det et felt som angir hvilken status prosjektet har.
Dette er et standard felt i systemet, og status angitt overfor er et tilpasset felt.
Status har følgende verdier:
a. Planlegging: Denne vil alltid settes når det opprettes et nytt prosjekt.
b. Tilbud: Benyttes ikke.
c. Åpen: Prosjektet må alltid ha denne status for å kunne henføre kostnader til prosjektet (timer og materiell)
d. Fullført: Nå et prosjekt er ferdigstilt, endres status til Fullført. Det er da ikke mulig å henføre flere kostnader til prosjektet.
Under fane “Faktura og levering” er det mulig å angi en leveringsadresse hvis denne avviker fra adresse til kunde angitt tidligere.
2.5. Planlegge prosjekt
Så snart prosjektet er opprettet, kan planleggingsfasen begynne.
Denne er delt i 2, nemlig Prosjektbudsjetter og Prosjekt planleggingslinjer.
2.5.1 Prosjektbudsjett
Opprettelse av prosjektbudsjett.
Det er mulig med flere budsjettversjoner på hvert prosjekt.
Rutine for budsjett finner du her.
Og følgende alternativer dukker opp.
Først må man opprette en budsjettversjon med kode og navn.
Deretter velger man Linje i menyen for å komme inn i selve budsjettbildet.
Her legger man inn en eller flere linjer pr. prosjektoppgavelinje med linjetype=Budsjett.
Hvis man ønsker å tidsbestemme budsjettet, legger man inn flere linjer med forskjellig planleggingsdato.
Under Type, kan man velge både Ressurs (for timer) og vare eller finanskonto for andre type kostnader.
Det er ikke vanlig å legge budsjettet ned på varenivå, men kan selvsagt gjøres.
2.5.2 Prosjektplanleggingslinjer.
Under prosjektplanleggingslinjer planlegger du:
a. Innkjøp til prosjektet
b. Forbruk av varer fra eget lager
c. Evt. planlegging av personell i et prosjekt hvis det er aktuelt
d. Fakturering til kunde
e. Leveranser i et prosjekt
Prosjektplanleggingslinjene finner du enten for prosjektet totalt
Eller på hver prosjektoppgavelinje
I eksemplet overfor er det lagt inn 3 planleggingslinjer som gjelder planlagte milepælsfaktura og 2 linjer med materiell.
Linjetype sier om linjen er en faktura til kunde (Fakturerbar) eller om det er noe som skal forbrukes (Budsjett) i prosjektet (fra lager eller innkjøp).
Linjer med linjetype=Fakturerbar kan enten legges inn manuelt eller ved hjelp av Faktura maler.
Funksjoner knyttet til prosjektplanleggingslinjer er:
Opprett Prosjektkladdelinje.
Denne brukes når det skal brukes komponenter/materiell fra eget lager.
På planleggingslinjen ligger totalt antall som er planlagt brukt i feltet Antall, og i kolonne Antall som skal overføres til kladd angis hvor mange som denne gang skal forbrukes i prosjektet. Feltet fylles ut før di velger funksjonen.
Status på planleggingslinjen.
Det ligger et felt for status for innkjøp på planleggingslinjen, og ved opprettelse vil denne alltid ha status=Åpen.
For å kunne opprette en bestilling på aktuell linje, må status settes til Frigitt.
Opprett bestilling/bestillingsforslag.
Når status er endret til Frigitt, kan planleggingslinjen overføres til en bestilling eller til et bestillingsforslag.
For overføring til en bestilling, må det angis hvilken leverandør bestillingen skal mot.
Når bestilling/bestillingsforslaget er opprettet, vil det være en referanse til aktuelt dokument på linjen.
Og man kan gå direkte til aktuelt dokument med egne valg i menyen eller ved å taste på referansenr.
Hvis f.eks. bestillingen blir feil, er det viktig at bestillingen slettes, retter opp planleggingslinjen og oppretter bestilling på nytt. Dette for å unngå at bestilling ikke er lik det som ligger på planleggingslinjen.
Innkjøpsprosessen videre er standard, og viser til egen rutinebeskrivelse for dette.
Opprette tilbud fra prosjektplanleggingslinjer.
Denne funksjonen brukes til forskjellige dokumenter man måtte ha behov for i prosjektsammenheng, f.eks. Tilbud, Ordrebekreftelse, Proforma-faktura, Følgeseddel.
Du angir hvor mange du ønsker overført/sendt i kolonnen for Levere antall, og så snart dokumentet er opprettet, vil dette vise i kolonne Ant. sendt.
Du kan gå til selve dokumentet med å trykke på antallet i Ant. sendt.
2.6. Fakturering i Prosjekt
2.6.1. Fast pris terminer
På Prosjektkortet og fanen Bokføring, kan du legge inn Fakturamalkode, totalt kontraktsbeløp og standard prosjektoppgave for fakturering.
Deretter går du til Prosjektplanleggingslinjer og velger “Opprette fastprisfakturalinjer”
Da vil det opprettes fakturerbare linjer for prosjektet basert på Kontraktsbeløp og Fakturamalkode.
2.6.2. Opprett salgsfaktura/salgskreditnota.
For planleggingslinjer med Linjetype=Fakturerbar, kan det opprettes faktura/kreditnota til kunde.
Kundenr. som faktura skal utstedes til, hentes fra prosjektet, men kan overstyres på linjen.
Hvis du skal fakturere bare deler av planleggingslinjen (delfakturering), kan dette endres i feltet Ant. som skal overføres til faktura.
Bokføringsdato i dette bildet sjekker planleggingsdato på planleggingslinjen, og denne datoen må være lik eller mindre enn Bokføringsdatoen på faktura/kreditnota.
Det opprettes så en faktura/kreditnota som legger seg sammen med evt. andre faktura/kreditnota som er opprettet i BC.
Du kan se på planleggingslinjer om de er fakturert eller ikke.
2.6.3. Hovedprosjekt
På prosjektkort, fane Generelt, er det mulig å definere et prosjekt som Hovedprosjekt.
Andre prosjekt med samme kunde, kan deretter knyttes opp til hovedprosjektet.
2.7. Varer i arbeid (VIA)
2.8. Avslutte Prosjekter