1      GRUNNDATA

Endringer på grunndata knyttet til prosjekt.

1.1   Vare

Open

Feltbeskrivelser:

1.2   Kunder

Opprett en dummy kunde for å benytte i prosjektmaler

1.3 Innlesing Prosjektposter / IB med Posttype Salg

Søk opp Prosjektkladd. Registrer linjer i kladden. Som standard får linjene Posttype Forbruk. For å få Posttype Salg, marker aktuelle linjer og velg Handlinger/Funksjoner/”Marker som salg”, fra menyen. Ved bokføring blir linjene merket med Posstype Salg.

Open

2.      Prosjekt

Løsningen er basert på standard prosjektmodul i BC med tillegg av Oseberg Avansert Prosjekt.

2.1. Prosjektoppsett

2.1.1.Avansert prosjekt oppsett

2.1.2.Bokføringsgruppe-Prosjekt

Bokføringsgruppe prosjekt må være utfylt på prosjekt kortet før man kan bokføre. Oppgaven til bokføringsgrupper - Prosjekt er å definere hvilke finanskonti som benyttes ved

• Avsetning av varer i arbeid

• Realisering av kostnader/inntekter på prosjektet

• Salgskonto for Prosjektposter av Type Finans

Hvis en bruker forsøker å endre «Bokføringsgruppe prosjekt» når arbeidet er i gang, vil dette bare kunne gjøres hvis det ikke er beregnet og/eller bokført VIA på prosjektet

2.5. Dokument aggregering oppsett

Søk opp Document - Aggregering oppsett

Ved førstegangsoppsett kan man trykke på “Opprett standard aggregeringsoppsett”

Per prosjekt er det da mulig å velge Aggregering for faktura. Valget ligger under fanen “Faktura og levering”

2.2. Prosjektmaler

Det er mulig å opprette Prosjektmaler for ulike prosjekttyper.

Når det skal opprettes nye prosjekter, er det viktig at riktig mal velges.

Eksempler på prosjektmaler:

2.3. Opprette Prosjekt Fakturamaler

Søk opp Prosjekt fakturamaler.

Her kan det defineres ulike fakturamaler for terminkontrakter. Legg inn kode og Beskrivelse. Trykk deretter på Fakturamallinjer.

Registrer Beskrivelse og Prosent fordeling.

Funksjonen benyttes fra Prosjektplanleggingslinjer.

2.4. Opprette Prosjekt

2.4.1. Veiviser fra Prosjektlisten

Opprettelse av nye prosjekter gjøres fra Prosjektlisten. Trykk på Ny i menyen.

Du kommer da inn i en veiviser som hjelper deg å opprette et nytt prosjekt.

Under fane Grunnleggende velger du hvilket prosjektnummer det nye prosjektet skal ha:

a.       Ved bruk av nummerserie tildeles neste ledige nummer ut fra en nummerserie.

b.      Hvis du skriver noe i feltet Prosjektnr, vil det nye prosjektet få denne verdien som prosjektnr.

c.       Beskrivelse vil være selve beskrivelsen på prosjektet. Skal beskrive prosjektet best mulig.

d.      Faktura til kundenr. Angir kundenr. til oppdragsgiver.

Normalt vil dette være kunde som skal faktureres fra prosjektet, men dette kan angis andre steder i prosjektet. (Det kan være flere kunder på samme prosjekt)

e.       Faktura til kontakt angir kontaktperson hos kunden hvis dette er registrert i kontaktregisteret.

Under fane Mal, velger du hvilken prosjektmal du ønsker å benytte ved opprettelse av det nye prosjektet.

Under fane Detaljer, kan du legge til informasjon: Ansvarlig person, Prosjektleder, Start- og Slutt-dato og Bokføringsgruppe – prosjekt.

Dette er informasjon som ligger på det nye prosjektet med muligheter for filtrering i egendefinerte skjermbilder.

Velg Fullfør når du har registrert ønsket informasjon, og det nye prosjektet blir opprettet.

Gå inn på det nye prosjektet og legg til tilleggsinformasjon hvis ønskelig.

Merkede felter skal alltid fylles ut.

Status vil alltid være Forespørsel mottatt ved opprettelse, og skal oppdateres med alternative verdier etter hvert som prosessen i prosjektet skrider frem.

Sannsynlighet % vil beregne en verdi ut fra Kontraktsverdi angitt i fane Bokføring.

Under fane Oppgaver, ligger alle oppgaver som er hentet fra valgt prosjektmal.

Prosjektoppgavenr. skal gjenspeile kalkyleskjema som prosjektet er kalkulert med.

Dette fordi det skal kunne importeres budsjetter og planleggingslinjer fra kalkyleskjema.

Hvis det er et prosjekt som avviker fra malen, er det mulig å legge til nye prosjektoppgavenr., men vil da ikke kunne importeres fra en kalkylemal.

Under fane Bokføring på prosjektet, kan du legge inn Kontraktsbeløp, og man overstyrer Påslag salgsverdi i % hvis dette avviker fra det som foreslås fra det generelle oppsettet.

Under fane VIA, ligger det et felt som angir hvilken status prosjektet har.

Dette er et standard felt i systemet, og status angitt overfor er et tilpasset felt.

Status har følgende verdier:

a.       Planlegging: Denne vil alltid settes når det opprettes et nytt prosjekt.

b.      Tilbud: Benyttes ikke.

c.       Åpen: Prosjektet må alltid ha denne status for å kunne henføre kostnader til prosjektet (timer og materiell)

d.      Fullført: Nå et prosjekt er ferdigstilt, endres status til Fullført. Det er da ikke mulig å henføre flere kostnader til prosjektet.

Under fane “Faktura og levering” er det mulig å angi en leveringsadresse hvis denne avviker fra adresse til kunde angitt tidligere.

2.4.2. Opprette prosjekt fra Tilbud

Oppsett     

Søk opp Avansert prosjekt oppsett. Her defineres:

• Hvilken kode man ønsker for første budsjettversjon som opprettes ved opprettelse av prosjekt.

• Hvilken Prosjektmal det skal være mulig å mappe tilbudslinjer mot

Funksjonalitet

Søk opp Tilbud for å gå til Tilbudslisten.

Velg Ny og utarbeid Tilbud. Tilbudslinjer kan mappes mot Prosjektoppgaver fra Prosjektmal definert over.

Prosjekt opprettes ved å trykke på «Opprett prosjektbudsjett» i menyen.

Funksjonen starter Veiviser for prosjekt og feltet Faktura til-kundenr fylles ut med tilsvarende felt fra Tilbudet.

Brukeren trykker på Mal for å legge inn Prosjektmal 

Brukeren trykker på Detaljert for eventuelt registrere mer detaljer om prosjektet (Ikke obligatorisk og kan fylles ut av andre senere). 

Brukeren trykker på Fullfør og prosjektet etableres.

Når prosjektet er etablert, vil også Prosjektoppgaver fra prosjektet bli tilgjengelig i Tilbudslinjer, felt Prosjektoppgaver (kan være annerledes enn standard prosjektmal).

Her må brukeren mappe opp hvilke oppgave hver linje skal matches mot. Når mapping er utført, trykker brukeren på «Opprette budsjett» i linjemenyen.

Siden Budsjettlinjer åpnes.

Ved endringsordre er det mulig å lage nytt tilbud og tilordne dette til eksisterende prosjekt. Prosjektnr må da legges til i Tilbudshode og Tilbudslinjer må tilordnes til prosjektoppgaver som beskrevet over. Deretter kan Budsjettlinjene opprettes ved å trykke på “Opprett prosjektbudsjettlinjer” i linjemenyen til Tilbudet.

2.4.3. Hovedprosjekt

På prosjektkort, fane Generelt, er det mulig å definere et prosjekt som Hovedprosjekt.

Andre prosjekt med samme kunde, kan deretter knyttes opp til hovedprosjektet.

Det er også mulig samlefakturere prosjekter som er knyttet sammen med et Hovedprosjekt.

2.4.4. Legge til Prosjektoppgaver

Når et prosjekt opprettes fra enten Tilbud eller direkte fra Prosjekt, må man ikke velge mal i veiviser. Fra Tilbud er det en funksjon i hodemenyen, for å legge til Prosjektoppgaver fra malene.

Bruker velger hvilke linjer som skal inn på prosjekt ved å holde inne ctrl tast.

Tilsvarende funskjon finnes på prosjekt linjemeny

2.5. Planlegge prosjekt

Så snart prosjektet er opprettet, kan planleggingsfasen begynne.

Denne er delt i 2, nemlig Prosjektbudsjetter og Prosjekt planleggingslinjer.

2.5.1   Prosjektbudsjett

Opprettelse av prosjektbudsjett.

Det er mulig med flere budsjettversjoner på hvert prosjekt.

Rutine for budsjett finner du her.

Og følgende alternativer dukker opp.

Først må man opprette en budsjettversjon med kode og navn.

 Deretter velger man Linje i menyen for å komme inn i selve budsjettbildet.

Her legger man inn en eller flere linjer pr. prosjektoppgavelinje med linjetype=Budsjett.

Hvis man ønsker å tidsbestemme budsjettet, legger man inn flere linjer med forskjellig planleggingsdato.

Under Type, kan man velge både Ressurs (for timer) og vare eller finanskonto for andre type kostnader.

Det er ikke vanlig å legge budsjettet ned på varenivå, men kan selvsagt gjøres.

2.5.2   Prosjektplanleggingslinjer.

 Under prosjektplanleggingslinjer planlegger du:

a.       Innkjøp til prosjektet

b.      Forbruk av varer fra eget lager

c.       Evt. planlegging av personell i et prosjekt hvis det er aktuelt

d.      Fakturering til kunde

e.       Leveranser i et prosjekt

Prosjektplanleggingslinjene finner du enten for prosjektet totalt

Eller på hver prosjektoppgavelinje

I eksemplet overfor er det lagt inn 3 planleggingslinjer som gjelder planlagte milepælsfaktura og 2 linjer med materiell.

Linjetype sier om linjen er en faktura til kunde (Fakturerbar) eller om det er noe som skal forbrukes (Budsjett) i prosjektet (fra lager eller innkjøp).

Linjer med linjetype=Fakturerbar kan enten legges inn manuelt eller ved hjelp av Faktura maler.

Funksjoner knyttet til prosjektplanleggingslinjer er:

Opprett Prosjektkladdelinje.

Denne brukes når det skal brukes komponenter/materiell fra eget lager.

På planleggingslinjen ligger totalt antall som er planlagt brukt i feltet Antall, og i kolonne Antall som skal overføres til kladd angis hvor mange som denne gang skal forbrukes i prosjektet. Feltet fylles ut før di velger funksjonen.

Status på planleggingslinjen.

Det ligger et felt for status for innkjøp på planleggingslinjen, og ved opprettelse vil denne alltid ha status=Åpen.

            For å kunne opprette en bestilling på aktuell linje, må status settes til Frigitt.

Opprett bestilling/bestillingsforslag.

Når status er endret til Frigitt, kan planleggingslinjen overføres til en bestilling eller til et bestillingsforslag.

            For overføring til en bestilling, må det angis hvilken leverandør bestillingen skal mot.

Når bestilling/bestillingsforslaget er opprettet, vil det være en referanse til aktuelt dokument på linjen.

Og man kan gå direkte til aktuelt dokument med egne valg i menyen eller ved å taste på referansenr.

Hvis f.eks. bestillingen blir feil, er det viktig at bestillingen slettes, retter opp planleggingslinjen og oppretter bestilling på nytt. Dette for å unngå at bestilling ikke er lik det som ligger på planleggingslinjen.

Innkjøpsprosessen videre er standard, og viser til egen rutinebeskrivelse for dette.

Opprette tilbud fra prosjektplanleggingslinjer.

Denne funksjonen brukes til forskjellige dokumenter man måtte ha behov for i prosjektsammenheng, f.eks. Tilbud, Ordrebekreftelse, Proforma-faktura, Følgeseddel.

Du angir hvor mange du ønsker overført/sendt i kolonnen for Levere antall, og så snart dokumentet er opprettet, vil dette vise i kolonne Ant. sendt.

Du kan gå til selve dokumentet med å trykke på antallet i Ant. sendt.

Opprette bestillingsforslag for lagervarer fra prosjekt

Menyvalg for å gå Bestillingsforslag fra Prosjektplanleggingslinje

Bilde xxx

Benyttes for behov som man ser under planlegging av prosjektet, men som ikke skal være prosjektspesifikk.

Kladd defineres i Avansert prosjekt oppsett.

2.6. Fakturering i Prosjekt

2.6.1. Fast pris terminer

På Prosjektkortet og fanen Bokføring, kan du legge inn Fakturamalkode, totalt kontraktsbeløp og standard prosjektoppgave for fakturering.

Deretter går du til Prosjektplanleggingslinjer og velger “Opprette fastprisfakturalinjer”

Da vil det opprettes fakturerbare linjer for prosjektet basert på Kontraktsbeløp og Fakturamalkode.

Det er også mulig å legge inn kontraktsbeløp i valuta.

Terminene vil da bli opprettet i valuta

Ønsker du å låse kursen til en fast kurs, kan du også benytte feltet “Valutafaktor for prosjekt”

2.6.2. Opprett salgsfaktura/salgskreditnota.

For planleggingslinjer med Linjetype=Fakturerbar, kan det opprettes faktura/kreditnota til kunde.

Kundenr. som faktura skal utstedes til, hentes fra prosjektet, men kan overstyres på linjen.

Hvis du skal fakturere bare deler av planleggingslinjen (delfakturering), kan dette endres i feltet Ant. som skal overføres til faktura.

Bokføringsdato i dette bildet sjekker planleggingsdato på planleggingslinjen, og denne datoen må være lik eller mindre enn Bokføringsdatoen på faktura/kreditnota.

Det opprettes så en faktura/kreditnota som legger seg sammen med evt. andre faktura/kreditnota som er opprettet i BC.

Du kan se på planleggingslinjer om de er fakturert eller ikke.

2.6.3. Prosjekt fakturering, ulik avgift på samme kunde - Endre Bokføringsgrupper

Når faktura/kreditnota opprettes fra prosjekt, kan man overstyre Bokføringsgruppe-firma fra kunde definert på prosjektet. Planleggingslinjer med Linjetype Fakturerbar, markeres og funksjonen for “opprette salgsfaktura” (eller Salgskreditnota) velges.

I dialog boksen som kommer opp, kan du velge å endre Bokføringsgruppe-Firma

Faktura opprettes med valget du har gjort.

2.6.4 Fast pris med valuta - manuell innleggelse av prosjektplanleggingslinjer

Dersom du skal fakturere ut i valuta og ikke ønsker å bruke fakturamal, kan dette legges inn direkte på Prosjektoppgavelinjene. Velg Prosjektoppgave og legg inn Valuta som vist under. Hvis du ikke legger inn kurs, vil kurs fra valutatabellen benyttes ved opprettelse av prosjektplanleggingslinje.

Alternativet er å gå til Prosjektplanleggingslinjer og legge inn valutakode direkte på linjen du oppretter.

2.6.5. Aggregering av Prosjektfakturaer “etter regning”/”løpende”

Prosjekter hvor kostnader som registreres også skal opprette et fakturagrunnlag. For hver bokførte prosjektpost, opprettes det også en Prosjektplanleggingslinje med Type = Fakturerbar. Aggregeringsfunksjonen grupperer linjene etter et sett med regler, ved opprettelse av salgsfaktura/kreditnota.

Oppsett

Søk på “Dokument aggregering Oppsett”. For prosjekt skal to linjer som vist under, være satt opp.

Ressursgrupper med samme prisbilde, kan kobles sammen for å danne en mer oversiktlig faktura til kunden.

Prosjektet må ha Bokføringsgruppe-vare som er merket Belastbar på prosjekthode eller definert per prosjektoppgave.

Dersom prosjektet skal faktureres ut i Valuta, må feltene vist under fra Bokføringsfanen, være fylt ut.

Når det bokføres en prosjektpost, opprettes en Prosjektplanleggingslinje med Linjetype = Fakturerbar og merkes med Valutakode og omregnes med kursen definert på Bokføringsfanen på prosjektkortet.

Prosjektoppgaver med Prosjektoppgavetype = Fra-Sum, vil vises på faktura som egne overskrifter og tilhørende fakturerbar linjer, vil summeres opp under “tilhørende Fra-Sum.

“Aggregerings nr”, Felt på prosjekt, må være utfylt.

Behandling

Faktura opprettes fra Prosjektplanleggingslinjer (beskrevet tidligere i dokumentet).

Bokført salgsfaktura vil vise detaljerte linjer.

Aggregerte linjer vil vise grupperingen som er definert og Faktura utskrift og EHF, baserer seg på disse linjene.

Uttak fra lager blir samlet i en sum og vises på linjen med Beskrivelse “Medgått materiell”.

Komponent varer vises enkeltvis (se eget avsnitt)

Type Finans blir samlet i en sum per

Behandling etter bokføring av faktura

Dersom prosjekt ikke er merket med Aggregeringskode ved opprettelse- og bokføring av salgsfaktura, kan du fra det bokførte bilaget legge dette til i feltet Aggregert linjenr. Trykk på “Opprett dokument” og legg til Aggreger linjenr kode.

Deretter bruk de nye knappene under “Skriv ut / Send” menyen som vist under neste avsnitt. Utskrift vil automatisk endres utfra om det finnes aggregerte linjer og kode eller ikke.

Behandling etter bokføring av Kreditnota

Dersom prosjekt ikke er merket med Aggregeringskode ved opprettelse- og bokføring av kreditnota, kan du fra det bokførte bilaget legge dette til i feltet Aggregert linjenr. (Eventuelt slette koden ved drilldown på Boks med tre prikker). Deretter bruk de nye knappene under “Skriv ut / Send” menyen som vist under. Utskrift vil automatisk endres utfra om det finnes aggregerte linjer og kode eller ikke.

2.7. Varer i arbeid (VIA)

2.8. Avslutte Prosjekter

3. Service

3.1. Aggregerte linjer

Ved opprettelse av service faktura kan linjene som oppstår være vanskelig å for sluttkunde å tyde. Aggregerte linjer gir deg mulighet til å gruppere linjer slik du ønsker at din faktura skal fremstå.

3.1.1. Oppsett

Søk etter aggergering oppsett

Her kan man sette opp forskjellige aggregeringsmaler.

3.1.2. Service faktura

Aggregering velges med “Aggregert linje” feltet på faktura hodet. Det kan velges i kladden og opprettes ved bokføring, eller hentes direkte på den bokførte fakturaen. Knappene “Vis aggregerte linjer” og “Generer aggregerte linjer” gir deg en visuell oversikt over linjene som skal skrives ut.

3.1.3. Faktura linjer

Opprinnelige fakturalinjer:

Aggregerte fakturalinjer:

3.1.4. Faktura rapport

Ved utskrift, pdf på e-post eller sending av ehf vil layout baseres på oppsettet om “Aggregert linje” fylles inn. Om feltet ikke er fylt inn, skrives standard rapport ut.

4. Annen funksjonalitet

4.1 Inng. faktura match - Endre bokføringsgrupper på bokført mottak

Når det er avvik mellom Faktura og Bokførte mottakslinjer på f.eks “Betal til Leverandør”, vil ikke mottakslinjer og bestillingslinjer vises i bildet hvor du gjør match.

Da må du gå til Bokført mottak og endre parametere vha ”Oppdater Dokument”

Følgende valg er mulig å endre.

Etter endring skal det være mulig å plukke opp mottakslinjer fra Match.