Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Nr.	Ja	Genereres med å klikkes på knappen Ny i båndet for ny vare. Enter gir neste ledige nummer i nummerserie for varer, eller du kan angå et nummer manuelt hvis du selv ønsker å tildele hvilket nummer du ønsker å benytte for den nye varen.
Beskrivelse	Ja	Feltet er på maks 50 tegn. Fylles ut iht. firmaets terminologi.
Sperret		Angir at den relaterte posten er blokkert fra å bli bokført i transaksjoner, for eksempel at en vare blir plassert i karantene
Type	Ja	Skiller mellom lagervare, ikke lagervare og tjenestevare

Lagerenhet	Ja	Drilldown for valg av aktuell lagerenhet.
GTIN		Angir GTIN (Global Trade Item Number) for varen. GTIN brukes for eksempel sammen med strekkoder for å spore varer, samt ved elektronisk sending og mottak av dokumenter. GTIN-nummeret inneholder vanligvis et UPK-nummer (universell produktkode) eller et EAN-nummer (europeisk artikkelnummer).
Varekategorikode	Ja	Angir hvilken Varekategori denne varen tilhører. Kan angi attributter på dette nivå som arves ned til varer som kobles mot aktuell varekategori.
Automatisk utv. Tekster	Nei	Merkes av hvis det er ønskelig at utvidede tekster automatisk skal komme med på diverse dokumenter.
Kjøpskode	Nei	Angir koden for en bestemt leveringsmåte, for eksempel direkte levering.

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Hyllenr	Nei	Angir hvor du finner varen i lageret. Dette er bare til informasjon. Bruk hyllekoder under Lokasjoner hvis det skal være funksjonalitet rundt hyller.
Søkebeskrivelse	Ja	Angir en søkebeskrivelse du bruker til å finne varen i lister. Beskrivelse kopieres automatisk hit, men kan overstyres.
Lagerbeholdningsvarsel	Ja	Angir om det vises en advarsel når du angir et antall i et salgsdokument som bringer varens lager under null.
Forhindre negativ beholdning	Ja	Angir om du kan bokføre en transaksjon som tar varens lager under null. Negativt lager forhindres alltid for transaksjoner av typen forbruk og overføring.
Overmottakskode	Nei	Angir policyen som skal brukes for varen hvis det mottas flere varer enn bestilt.

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Lagermetode	ja	Angir hvordan varens kostnadsflyt registreres, og om en faktisk eller budsjettert verdi kapitaliseres og brukes i kostnadsberegningen. Det vanlige er FIFO.
Enhetskost	Ja	Angir kostnaden for én enhet av varen eller ressursen på linjen.
Indirekte kost-%	Nei	Angir prosentandelen av varens siste kjøpskost som inkluderer indirekte kostnader, for eksempel frakt som er knyttet til kjøpet av varen.
Siste kjøpspris/prod.kost	Ja	Angir den nyeste direkte enhetskosten for varen
Bokføringsgruppe-vare	Ja	Angir varens produkttype for å koble transaksjoner gjort for denne varen, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet. Kan bruke funksjonen under Handlinger: Maler for å sette riktige bokføringsgrupper.
Prosjekt Bokføringsgruppe-vare	Nei	Definerer bokføringsgruppe - vare for bokføring mot prosjekt
Mva-bokføringsgruppe-vare	Ja	Angir mva-spesifikasjonen for den involverte varen eller ressursen for å koble transaksjoner som ble utført for denne posten, med riktig finanskonto i henhold til det generelle mva-bokføringsoppsettet.
Bokføringsgruppe-lager	Ja	Angir koblinger mellom forretningstransaksjoner gjort for varen og en lagerkonto i finans, for å gruppere beløp for den varetypen. Obligatorisk hvis Type=Lager i fane Vare.
Standard mal for periodisering	Nei	Angir hvordan inntekter eller utgifter for varen blir periodisert til andre regnskapsperioder som standard.

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Salgspris	Nei	Angir prisen for én enhet av varen eller ressursen. Du kan angi en pris manuelt, eller du kan få den angitt i henhold til feltet Beregning av fortjeneste-% på det relaterte kortet.
Beregning av fortjeneste-%	Ja	Angir relasjonen mellom feltene Enhetskost, Salgspris og Fortjenesteprosent som er knyttet til denne varen.
Varerabattgruppe	Nei	Angir en gruppekode for vare som kan brukes som et kriterium for å gi en rabatt når varen selges til en bestemt kunde.
Salgsenhet	Ja	Angir enhetskoden som brukes når du selger varen. BC foreslår det samme som Lagerenhet, men kan være noe annet med en omregningsfaktor mot Lagerenheten.
Salg sperret	Nei	Angir at varen ikke kan angis i salgsdokumenter, unntatt returordrer og kreditnotaer, og journaler.

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Etterfyllingssystem	Nei	Angir hvilken type forsyningsordre som opprettes av planleggingssystemet når varen skal etterfylles.
Beregning av leveringstid	Nei	Angir en datoformel for tiden det tar å etterfylle varen. ( F.eks. 1U for 1 uke, 10D for 10 dager etc.)
Leverandørnr.	Nei	Angir leverandørkoden for den som leverer denne varen som standard.
Leverandørs varenr.	Nei	Angir nummeret som leverandøren bruker for varen.
Kjøpsenhet	Ja	Angir enhetskoden som brukes når du kjøper varen. BC foreslår samme kode som Lagerenhet, men kan overstyres med en omregningsfaktor mot Lagerenheten.
Kjøp sperret	Nei	Angir at varen ikke kan angis på kjøpsdokumenter, unntatt returordrer og kreditnotaer, og journaler.

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Gjenbestillingsprinsipp	Nei	Angir gjenbestillingsprinsippet. Drill-down gir alternativer.
Reserver	Ja	Angir om og hvordan varen vil bli reservert. Aldri: Det er ikke mulig å reservere varen. Valgfritt: Du kan reservere varen manuelt. Alltid: Varen reserveres automatisk fra behov, for eksempel ordrer, mot lager, bestillinger, monteringsordrer og produksjonsordrer.

Andre felter under Planlegging er avhengig av hvilket Gjenbestillingsprinsipp som velges.

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Varesporingskode	Nei	Angir hvordan serie- eller partinumre som er knyttet til varen, blir sporet i forsyningskjeden.
Serienr.	Nei	Angir en nummerseriekode for å tilordne fortløpende serienumre til varer som er produsert.

Andre funksjoner knyttet til Varer.

Fra varekortet har man tilgang til andre funksjoner knyttet til aktuell vare.

Vareenheter.

Bruker til å angi omregning mellom Lagerenhet og alternative enhetskoder på denne varen.

Dimensjoner.

Hvis man ønsker å rapportere varer i forskjellige forretningsområder benyttes dette begrepet.

Varereferanser

Her kan man f.eks. angi en kundes varenummer hvis dette ønskes brukt i dokumenter mot kunde.

I eksempel er det angitt at kundenr. 30000 har varenr. 887744 for vårt varenr. 1-02-0110-0002.

Kan også benyttes for strekkode og alternative leverandøreres varenummer.

Utvidete tekster:

Her kan det angis utvidet tekst til en vare, f.eks. en teknisk beskrivelse.

Under hurtigfaner kan man bestemme hvor denne beskrivelse skal benyttes. Salg, Kjøp, Service eller Prosjekt

Hvis denne teksten automatisk skal fremkomme ved bruk av BC, må dette angis under hurtigfane Vare på varekortet.

Priser på varen.

Under menypunkt Priser og rabatter på Varekortet er det mulig å legge inn:

1.2 Kunder

Velg Ny fra kundelisten eller + på kundekortet for å opprette ny kunde.

Man får da opp et blankt kundekort der neste ledige kundenr. allerede er fylt ut.

Fyll ut ønskede felter/informasjon på kunden, og velg Funksjon, Bruk mal for å fylle inn riktig bokføringsoppsett på kunden.

De fleste felter på Hurtigfane Generelt på kundekortet er ”selvforklarende”, vil bare presisere at NOBLE ikke benytter Ansvarssenter og Servicesonekode som du finner på fanebladet Generelt. Disse feltene skal alltid være blanke eller kan skjules.

Hurtigfane Adresse og kontakt er også selvforklarende.

Hurtigfane Fakturering:

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Faktura til kundenr.	Nei	Angir kundenr. som skal motta faktura. Hvis kunde og fakturamottaker er samme, skal feltet være blankt.
Organisasjonsnr.	Nei	Angir kundens org.nr.
EORI-nummer	Nei	Angir de økonomiske operatørenes registrerings- og identifikasjonsnummer som brukes når du utveksler informasjon med tollmyndighetene på grunn av handel inn eller ut av EU.
GLN	Nei	Brukes for å identifisere kunder som skal motta elektronisk dokumenter.
Kontokode	Nei	Bruker mot offentlige kunder ved sending av elektoniske dokumenter.
E-faktura	Nei	Må merke av dette feltet hvis kunde skal motta elektronisk handelsfaktura (EHF).
Bokføringsgruppe - firma	Ja	Angir kundens handelstype for å koble transaksjoner gjort for denne kunden, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet.
Mva-bokfør.gr. – firma	Ja	Angir om kunden er avg.pliktig eller ikke
Bokføringsgruppe – kunde	Ja	Angir hvilken balansekonto kundefordringer skal føres mot
Valutakode	Nei	Angir standardvalutaen for kunden hvis dette er noe annet enn NOK. Hvis NOK skal feltet være blankt.
Kundeprisgruppe	Nei	Brukes hvis kunden skal knyttes mot spesielle nettopriser (Vare og Ressurs)
Kunderabattgruppe	Nei	Brukes hvis kunden skal knyttes mot definerte rabatt-avtaler.

Hurtigfane Betalinger:

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Betalingsbet.kode	Ja	Kode for Betalingsbetingelse hentes underliggende tabell.
Purrebetingelseskode	Nei	Feltet må ha en verdi hvis kunden skal inngåå i en Purre-rutine.
Rentenotabetingelse	Nei	Brukes hvis kunden skal rentebelastes.

Hurtigfane Levering:

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Lever til-kode	Nei	Angir koden for en annen leveringsadresse enn kundens egen adresse, som er angitt som standard.
Lokasjonskode	Nei	Angir hvilken Lokasjon kunden vanligvis får leveranser fra.
Leveringsmåtekode	Nei	Angir avtalt leveringsbetingelse til kunden.
Transportørkode	Nei	Angir Transportør hvis kunden har krav til dette.

1.3 Leverandør

Velg Ny fra leverandørlisten eller + på leverandørkortet for å opprette ny leverandør.

Velg Bruk mal for å supplere leverandøren med riktig bokføringsinformasjon.

Fyll ut ønsket informasjon om leverandøre, felter er stort sett selvforklarende.

Husk at informasjon fylt ut på leverandør alltid vil komme opp som forslag ved bruk av aktuelle leverandør.

F.eks.
Hurtigfane Fakturering

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Betal til leverandør	Nei	Angir koden for en annen leverandør hvis betaling skal skje til et annet leverandørnr.
Valutakode	Nei	Angir standard valutakode til aktuell leverandør

Hurtigfane Betalinger

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Foretrukket bankkontokode	Ja	Angir leverandørens bankkonto som skal brukes som standard på betalingskladdelinjene for eksport til en bankbetalingsfil.

Hurtigfane Mottak

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Lokasjonskode	Nei	Angi standard lokasjonskode som gjelder mot denne leverandøren. Vil alltid komme som forslag påbestillinger mot aktuell leverandør.
Beregning av leveringstid	Nei	Angir en standard leveringstid mot aktuell leverandør. Angis som en datoformel, f.eks. 1U for 1 uke, 14D for 14 dager etc.
Overmottakskode	Nei	Angir policyen som skal brukes for leverandøren hvis det mottas flere varer enn bestilt.

1.4 Kontakter

Hvis du ønsker å registrere ulike kontakter hos kunder og leverandører kan du gjøre det her.

Alle kunder og leverandører blir automatisk opprettet som selskapskontakter når de opprettes. Her kan du opprette personer som kontakter og knytte de til et spesielt firma.

For å opprette en ny kontakt trykker du Ny i menyen.

Feltbeskrivelser:

Feltnavn	Obligatorisk	Beskrivelse
Type	Ja	Angir kontakttypen, enten selskap eller person.
Selskapsnr.	Nei	Angir nummeret for kontaktens selskap.
Utelat fra segment	Nei	Angir om kontakten ikke skal tas med i segmentene:

Øvrige felter fylles ut med relevant informasjon.

Under Relatert informasjon angis relevante Segmenter, Postgrupper etc. alt etter hvordan man ønsker å benytte kontaktregisteret i BC.

2 CRM

2.1 Kontakter/kundeemner

2.2 Salgsmuligheter

2.3 Samhandling

2.4 Segmenter

2.5 Kampanjer

2.6 Opprette tilbud i Salgsforløp

2.7 Integrasjon MS Outlook

2.8 Rapportering

3.1 Tilbud

3.1.1 Opprette salgstilbud

3.2 Sende Tilbud

3.3 Arkivering av Tilbud

3.4 Rammeordrer

3.5 Salgsordre

3.5.1 Konvertere Tilbud til Salgsordre

3.5.2 Opprette Salgsordrer manuelt

3.5.3 Kopiere salgsdokument til Salgsordre

3.6 Ordrebekreftelse

3.7 Montere mot Salgsordre

3.8 Levering fra Salgsordre

3.9 Fakturering av Salgsordre

4 Salg returer / Kreditering

4.1 Salgskreditnota

4.2 Ordrereturer

4.3 Årsakskoder

4.4 Mottaksdokumenter

4.5 Ny Salgsordre for erstatningsvarer

4.6 Leverandør-relaterte dokumenter

4.7 Kreditere Ordre

5 Innkjøp

Figuren under illustrerer prosesstegene som utføres ved vanlige kjøpsoppgaver og hvordan de påvirker andre moduler.

5.1 Bestillingsforslag

Denne rutinen fanger opp behov for å gjøre innkjøp av varer ut fra forskjellige kriterier i BC.

5.1.1 Det er lagt inn planleggingslinje i prosjekt

Denne rutinen vil fange opp alle prosjektplanleggingslinjer med Status for innkjøp=Frigitt og det ikke er opprettet et dokument på tidligere.

5.1.2 Supplere varelager etter parametere på varekortet/salgsordrer

Denne rutinen vil fange opp behov for innkjøp ut fra minimumsantall på varekort, vare 1-01-0210-0001, og det som måtte være regfistrert av ordrer, vare 1-04-0210-0009.

Rutinen foreslår også å avbryte tidligere bestillinger som BC mener det er grunnlag for å endre, vare 1-01-0210-0001, der den foreslår å avbryte en bestilling på 50 stk. og erstatte den med en bestililng på 20 stk. ut fra parameter på varekortet.

Et bestillingsforlsag kan endres/korrigeres, og det kan slettes/legges til nye linjer fro det opprettes bestillinger.

For opprettelse av bestillinger fra et bestillingsforslag, velges Utfør handlinbgsmelding.

5.2 Forespørsel

Denne rutinen benyttes til å forespørre pris på varer hos leverandører.

Du velger hvilken leverandør du skal opprette Forespørsel mot og hvilke varer du skal forespørre pris på.

Hvis du skal legge til flere linjer i samme varekategori, kan du bruke en funkjon Velg varer

Her kan du markere flere linjer som skal overføres til forespørselen.

Hvis du ønsker å opprette samme forespørsel mot flere leverandører, bruker du funksjonen Kopier dokument

Du oppretter da et tomt dokument (ny forespørsel), og kopierer innholdet fra et annet dokument inn i det nye.

Du kan kopiere innholdet fra forskjellige type dokumenter: Forespørsel, Bestilling, Bokførte faktura etc.

Når du skal kopiere et dokument som er opprettet mot en annen leverandør, må du svare Ja på spørsmålet om Gjenberegn linjer.

Hvis du ønsker å gjøre om en Forespørsel til en Bestilling, gjør du det slik:

Hvis du ønsker å legge ved et vedlegg til en forespørsel, brukes Oseberg Dokument

Her kan du dra inn dokumenter som ønskes lagret sammen med forespørselen, og du kan markere dette som et vedlegg når du skal sende forespørsel til leverandør.

Du sender forespørsel til leverandør ved å

5.3 Bestilling

En bestilling kan opprettes manuelt i denne rutinen i tillegg til at den kan komme fra prosjekter eller bestillingsforslag.

En bestilling er i utgangspunktet samme bilde som Forespørsel overfor med noen flere funksjoner.

Noen av disse funksjonene blir beskrevet her.

5.3.1 Bestillingshodet.

Her er Forespørsel overfor gjort om til en Bestilling for videre behandling i BC.

Innhold lagt på Forespørsel følger med over til Bestillingen inkl. evt. dokumenter som er lagt til i Oseberg dokument.

Innkjøpspakker.

Hvis man har varer man kjøper ofte fra en leverandør, kan man definere «pakker» med varer som kan hentes inn i en Forespørsel/Bestilling.

En slik «innkjøpspakke» kan se slik ut

Fordeling av kostnader.

Hvis man har en fast fordeling av kostnader, f.eks. mellom avdelinger, er det en funkjson som kan benyttes for dette.

En fordelingskode kan se slik ut

5.3.2 Bestillingslinjer.

Det ligger mye informasjon på bestillingslinjer, da bestillingen kan brukes til mange funksjoner, f.eks. varemottak, varesporing, fakturering etc.

De mest aktuelle funksjoner og felter på bestillingslinjen er:

Felter på bestillingslinjen:

Type: Angir type linje.

Merknad er en fritekstlinje

Finanskonto. Du kan opprette en linje direkte mot finanskonto. Brukes ofte til indirekte kostnader.

Vare. Brukes vanligvis

Ressurs. Ved kjøp av f.eks timer

Aktiva. Ved kjøp av et aktiva (driftsmiddel)

Gebyr. Hvis det skal henvises innkjøpskostnader til et vareparti.

Nr. Angir kontonr., varenr., aktivanr. Etc.

Varereferanse. Viser leverandørs varenr. hvis dette er lest inn

Beskrivelse Fritekst hvis det er en merknadslinje, varebeskrivelse hvis det er et varenr. etc.

Prosjektnr. Hvis kostnaden som kjøpes skal henvises til et prosjektnr.

Prosjektoppgavenr. Hvis Prosjektnr. er angitt, må også dette feltet fylles ut.

Lokasjonskode Angir hvilket lagersted varen kjøpes inn til

Hyllekode Må fylles ut for de lokasjoner der dette er et krav.

Enhetskode Angis hvilken enhet varen kjøpes inn i. Alternative innkjøpsenheter må være angitt på varen.

Dir. enh.kost Angir hvilken kostpris varen kjøpes inn til. Dette feltet oppdaterer Siste innkjøpspris på varekortet når bestillingen bokføres.

Linjerabatt-% Angir rabatt i % hvis enhetskost er en bruttopris

Motta(antall) Angir hvor mange av det som er bestilt som blir mottatt. Dette feltet kan brukes flere ganger ved del-mottak.

Mottatt(antall) Viser hvor mange som er mottatt på aktuell linje.

Dato-felter Det ligger 3 datofelter på linjen, og her er det viktig at dere blir enige om hvordan disse skal brukes. Disse feltene gir viktig informasjon videre i systemet.

Funksjoner på bestillingslinjen.

De viktigte funksjoner på bestillingslinjen er:

Viser tilgjengelighet på den aktuelle linjen

For varer som skal spores på Batch eller serienr., må det angis informasjon om dette her før det bokføres et mottak av varen.

For varer som er angitt på varekortet med en sporings-kode, får du ikke bokført mottak eller forbruk uten å angi sporing.

5.4 Sende bestilling til leverandør

Det vanlige er å sende bestillinger pr. epost i PDF-format inkl. eventelle vedlegg.

Dette gjøres her:

Husk da å merke evt. dokumenter som vedlegg hvis dette ønskes.

Når man trykker Send, komme denne dialogboksen opp.

Og dette er det riktige oppsettet for epost.

Ved valg OK, kommer dialogboksen med outlook opp.

Epostadresse hentes fra leverandørkortet der man kan definere mottakeradresse på forskjellige dokumenter.

Medling til mottaker kan evt. skrives i meldingsfeltet.

Vedlegg er spesifisert nede i bildet.

5.5 Varemottak

Varemottak gjøres vanligvis fra selve bestillingen.

Hent opp aktuell bestilling ved å søke opp best.nr. angitt på mottaksdokument.

På bestillingshodet skal følgende felter fylles ut:

Varer mottatt av: Her fyller du ut hvem som fysisk har mottatt og kontrollert varen. Du finner tilgjengelige saksbehandlere (innkjøpere) med drill-down i feltet.

Bokføringsdato: Her angir du dato for når varen fysisk blir mottatt. Denne datoen blir lagt på vareposten slik at du kan se når varer historisk ble mottatt.

Leverandørs følgeseddelnr.: Angi referanse på mottaksdokumentet hvis du har det. Feltet er ikke et obligatorisk felt.

Bestillingslinjen:

På bestillingslinjen skal du alltid fylle ut:

Lokasjonskode: Angir hvilket lager varen blir lagt på. Husk at samme vare teoretisk kan ligge å flere lokasjoner.

Hyllekode: Flere lokasjoner er definert til at du må bruke Hyllekode. Dette er reolen/Hyllen varen blir plassert i. Samme varenr. kan ligge på flere Hyllekoder.

Plassering av vare ved første varemottak blir lagt som standard hyllekode på denne varen på denne lokasjonen, og kommer som forslag ved neste mottak av samme vare på samme lokasjon.

Motta antall: Her angir du antall du har mottatt av aktuell vare. Her kan du angi delmottak slik linje 1 overfor viser, men du kan aldri motta mer enn det som er bestilt. Hvis du mottar mer enn bestilt, må antall (bestilt) på linjen økes.

Vare 2-01-0401-0003 i eksemplet overfor er definert med varesporing på Batch-nr., og for å kunne bokføre mottak av denne varen, må Batch-nr. angis.

Det gjør du her:

Fremgangsmåte:

Stå på aktuelle linje (riktig varenr.) i bestillingen.

Velg: Linje, Varesporingslinjer, og følgende meny kommer opp:

o I kolonnen for Partinr. Angir du batch-nr. fra innkjøpsdokumentet

o I kolonnen Antall (lagerenhet) angir du hvor mange som er fra aktuelle batch-

I eksemplet overfor er det 6 stk. fra batch 123 og 4 stk. fra batch 124.

Til slutt bokføres varemottaket, og varelager er oppdatert med riktig antall.

Etter at mottaket er bokført, vil bestillingslinjen se slik ut.

Kolonne Mottatt (antall) viser til en hver tid hvor mye av det bestilte som er mottatt. Dette han være summen av flere delmottak.

Ved bokføring av Mottak, blir det dannet et dokument, Bokførte mottak, og disse kan du finne her:

Og dette kan være ett eller flere dokumenter, alt etter hvor mange mottak som er bokførte på bestillingen, her 2 stk.

Du kan se på dokumentet ved å velge Behandle, Vis.

5.6 Bestillingsreturer

Bestillingsreturer benyttes for å ha en fastlagt rutine for håndtering av returer mot leverandører.

I rollesenter Ordrebehandler finnes denne rutinen under:

Her tastes Ny for opprettelse av nye Bestillingsreturer på vanlig måte.

Her fylles det ut relevant informasjon på linje med en bestilling.

Det ligger et felt, Årsaksspor, som kan være et informasjonsfelt i oversiktsbildet hvis ønskelig.

Dette er en underliggende tabell der dere selv kan opprette ønskede verdier.

Bestillingslinjer.

Følgende felter er spesielle for en bestillingsretur:

Returårsakskode: Dette er annen årsak enn det som ligger i hodet, da denne koden kan variere fra linje til linje. Her kan dere legge inn nye koder etter behov.

Returant. Som skal lev. Her legger du inn det antallet som skal returneres. Det er mulig å foreta delreturer ved å angi et annet antall enn det som ligger som Antall på linjen.

Fakturer(antall) Antall som blir kreditert fra leverandør.

For behandling av bestillingsreturer, veldes Bøkføring i hodet.

Ved bokføring av Lever, blir varelager redusert med antall angitt i feltet Returant. Som skal lev.

Når kreditnota mottas, velges Fakturer i detet bildet.

Etter bokføring, kan dere se returer som en bevegelse på varer inkl. Returårsakskoder.

6 Økonomi

6.1 Grunnregistre

6.2 Dimensjoner

6.3 Rapportering

6.4 Likviditetsstyring

6.5 Budsjett

6.6 Valuta

6.7 Periodisering

6.8 Scanning (Document Capture)

6.9 Elektronisk faktura (EHF)

7 Prosjekt

Løsningen er basert på standard prosjektmodul i BC med tillegg av Oseberg Avansert Prosjekt.

7.1 Prosjektmaler

Det er opprettet noen Projektmaler som skal gjenspeile kalkyleskjema på de forskjellige prosjekter Noble utfører.

Når det skal opprettes nye prosjekter, er det viktig at riktig mal velges.

Disse malene ligger inne som alternativer:

7.2 Opprette Prosjekt

Opprettelse av nye prosjekter gjøres på følgende måte med hjelp av en veiviser.

Du kommer da inn i en veiviser som hjelper deg å opprette et nytt prosjekt.

Under fane Grunnleggende velger du hvilket prosjektnummer det nye prosjektet skal ha:

a. Ved bruk av nummerserie tildeles neste ledige nummer ut fra en nummerserie.

b. Hvis du skriver noe i feltet Prosjektnr., vil det nye prosjektet få denne verdien som prosjektnr.

c. Beskrivelse vil være selve beskrivelsen på prosjektet. Skal beskrive prosjektet best mulig.

d. Faktura til kundenr. Angir kundenr. til oppdragsgiver.

Normalt vil dette være kunde som skal faktureres fra prosjektet, men dette kan angis andre steder i prosjektet. (Det kan være flere kunder på samme prosjekt)

e. Faktura til kontakt angir kontaktperson hos kunden hvis dette er registrert i kontaktregisteret.

Under fane Mal, velger du hvilken prosjektmal du ønsker å benytte ved opprettelse av det nye prosjektet.

Under fane Detaljer, kan du legge til informasjon: Ansvarlig person, Prosjektleder, Start- og Slutt-dato og Bokføringsgruppe – prosjekt.

Dette er informasjon som ligger på det nye prosjektet med muligheter for filtrering i egendefinerte skjermbilder.

Velg Fullfør når du har registrert ønsket informasjon, og det nye prosjektet blir opprettet.

Gå inn på det nye prosjektet og legg til tilleggsinformasjon hvis ønskelig.

Merkede felter skal alltid fylles ut.

Status vil alltid være Forespørsel mottatt ved opprettelse, og skal oppdateres med alternative verdier etter hvert som prosessen i prosjektet skrider frem.

Sannsynlighet% vil beregne en verdi ut fra Kontraktsverdi angitt i fane Bokføring.

Under fane Oppgaver, ligger alle oppgaver som er hentet fra valgt prosjektmal.

Prosjektoppgavenr. skal gjenspeile kalkyleskjema som prosjektet er kalkulert med.

Dette fordi det skal kunne importeres budsjetter og planleggingslinjer fra kalkyleskjema.

Hvis det er et prosjekt som avviker fra malen, er det mulig å legge til nye prosjektoppgavenr., men vil da ikke kunne importeres fra en kalkylemal.

Under fane Bokføring på prosjektet, legges som minimum en et Kontraktsbeløp, og man overstyrer Påslag salgsverdi i % hvis dette avviker fra det som foreslås fra det generelle oppsettet.

Under fane VIA, ligger det et felt som angir hvilken status prosjektet har.

Dette er et standard felt i systemet, og status angitt overfor er et tilpasset felt.

Status har følgende verdier:

a. Planlegging: Denne vil alltid settes når det opprettes et nytt prosjekt.

b. Tilbud: Benyttes ikke.

c. Åpen: Prosjektet må alltid ha denne status for å kunne henføre kostnader til prosjektet (timer og materiell)

d. Fullført: Nå et prosjekt er ferdigstilt, endres status til Fullført. Det er da ikke mulig å henføre flere kostnader til prosjektet.

Under fane Faktura og levering er det mulig å angi en leveringsadresse hvis denne avviker fra adresse til kunde angitt tidligere.

7.3 Planlegge prosjekt

Så snart prosjektet er opprettet, kan planleggingsfasen begynne.

Denne er delt i 2, nemlig Prosjektbudsjetter og Prosjekt planleggingslinjer.

7.3.1 Prosjektbudsjett.

Manuell opprettelse av prosjektbudsjett.

Det er mulig med flere budsjettversjoner på hvert prosjekt.

Rutine for budsjett finner du her.

Og følgende alternativer dukker opp.

Først må man opprette en budsjettversjon med kode og navn.

Deretter velger man Linje i menyen for å komme inn i selve budsjettbildet.

Her legger man inn en eller flere linjer pr. prosjektoppgavelinje med linjetype=Budsjett.

Hvis man ønsker å tidsbestemme budsjettet, legger man inn flere linjer med forskjellig planleggingsdato.

Under Type, kan man velge både Ressurs (for timer) og vare eller finanskonto for andre type kostnader.

Det er ikke vanlig å legge budsjettet ned på varenivå, men kan selvsagt gjøres.

Import av prosjektbudsjett:

Det er tilpasset en rutine for import av prosjektbudsjett fra kalkyleark som benyttes i Noble, og denne finner du her.

NB! Du må stå på det prosjektet du skal importere til i BC.

Du kommer da inn i dette bilde der du velger hvilket excel-ark du skal importere fra.

Her kan du slippe en fil i ruten eller du kan klikke i ruten for å velge en fil.

Her må du velge hvilken fane i excel-arket du skal importere fra.

Når dette er gjort, vil du finne igjen budsjettet på samme sted som beskrevet overfor med manuelt angitt budsjett.

7.3.2 Prosjektplanleggingslinjer.

Under prosjektplanleggingslinjer planlegger du:

a. Innkjøp til prosjektet

b. Forbruk av varer fra eget lager

c. Evt. planlegging av personell i et prosjekt hvis det er aktuelt

d. Fakturering til kunde

e. Leveranser i et prosjekt

Prosjektplanleggingslinjene finner du enten for prosjektet totalt

Eller på hver prosjektoppgavelinje

I eksemplet overfor er det lagt inn 3 planleggingslinjer som gjelder planlagte milepælsfaktura og 2 linjer med materiell.

Linjetype sier om linjen er en faktura til kunde (Fakturerbar) eller om det er noe som skal forbrukes (Budsjett) i prosjektet (fra lager eller innkjøp).

Linjer med linjetype=Fakturerbar kan enten legges inn manuelt eller kan importeres fra kalkylearket.

Import fra kalkyleark finner du her.

Prosjektplanleggingslinjer hentes alltid fra fane Ass i kalkylemalen.

Funksjoner knyttet til prosjektplanleggingslinjer er:

Opprett Prosjektkladdelinje.

Denne brukes når det skal brukes komponenter/materiell fra eget lager.

På planleggingslinjen ligger totalt antall som er planlagt brukt i feltet Antall, og i kolonne Antall som skal overføres til kladd angis hvor mange som denne gang skal forbrukes i prosjektet. Feltet fylles ut før di velger funksjonen.

Status på planleggingslinjen.

Det ligger et felt for status for innkjøp på planleggingslinjen, og ved opprettelse vil denne alltid ha status=Åpen.

For å kunne opprette en bestilling på aktuell linje, må status settes til Frigitt.

Opprett bestilling/bestillingsforslag.

Når status er endret til Frigitt, kan planleggingslinjen overføres til en bestilling eller til et bestillingsforslag.

For overføring til en bestilling, må det angis hvilken leverandør bestillingen skal mot.

Når bestilling/bestillingsforslaget er opprettet, vil det være en referanse til aktuelt dokument på linjen.

Og man kan gå direkte til aktuelt dokument med egne valg i menyen eller ved å taste på referansenr.

Hvis f.eks. bestillingen blir feil, er det viktig at bestillingen slettes, retter opp planleggingslinjen og oppretter bestilling på nytt. Dette for å unngå at bestilling ikke er lik det som ligger på planleggingslinjen.

Innkjøpsprosessen videre er standard, og viser til egen rutinebeskrivelse for dette.

Opprett salgsfaktura/salgskreditnota.

For planleggingslinjer med Linjetype=Fakturerbar, kan det opprettes faktura/kreditnota til kunde.

Kundenr. som faktura skal utstedes til, hentes fra prosjektet, men kan overstyres på linjen.

Hvis du skal fakturere bare deler av planleggingslinjen (delfakturering), kan dette endres i feltet Ant. som skal overføres til faktura.

Bokføringsdato i dette bildet sjekker planleggingsdato på planleggingslinjen, og denne datoen må være lik eller mindre enn Bokføringsdatoen på faktura/kreditnota.

Det opprettes så en faktura/kreditnota som legger seg sammen med evt. andre faktura/kreditnota som er opprettet i BC.

Du kan se på planleggingslinjer om de er fakturert eller ikke.

Opprette tilbud fra prosjektplanleggingslinjer.

Denne funksjonen brukes til forskjellige dokumenter man måtte ha behov for i prosjektsammenheng, f.eks. Tilbud, Ordrebekreftelse, Proforma-faktura, Følgeseddel.

Du angir hvor mange du ønsker overført/sendt i kolonnen for Levere antall, og så snart dokumentet er opprettet, vil dette vise i kolonne Ant. sendt.

Brukerveiledning

1 GRUNNDATA

1.1 Vare

1.2 Kunder

1.3 Leverandør

1.4 Kontakter

2 CRM

2.1 Kontakter/kundeemner

2.2 Salgsmuligheter

2.3 Samhandling

2.4 Segmenter

2.5 Kampanjer

2.6 Opprette tilbud i Salgsforløp

2.7 Integrasjon MS Outlook

2.8 Rapportering

3.1 Tilbud

3.1.1 Opprette salgstilbud

3.2 Sende Tilbud

3.3 Arkivering av Tilbud

3.4 Rammeordrer

3.5 Salgsordre

3.5.1 Konvertere Tilbud til Salgsordre

3.5.2 Opprette Salgsordrer manuelt

3.5.3 Kopiere salgsdokument til Salgsordre

3.6 Ordrebekreftelse

3.7 Montere mot Salgsordre

3.8 Levering fra Salgsordre

3.9 Fakturering av Salgsordre

4 Salg returer / Kreditering

4.1 Salgskreditnota

4.2 Ordrereturer

4.3 Årsakskoder

4.4 Mottaksdokumenter

4.5 Ny Salgsordre for erstatningsvarer

4.6 Leverandør-relaterte dokumenter

4.7 Kreditere Ordre

5 Innkjøp

5.1 Bestillingsforslag

5.1.1 Det er lagt inn planleggingslinje i prosjekt

5.1.2 Supplere varelager etter parametere på varekortet/salgsordrer

5.2 Forespørsel

5.3 Bestilling

5.3.1 Bestillingshodet.

5.3.2 Bestillingslinjer.

5.4 Sende bestilling til leverandør

5.5 Varemottak

5.6 Bestillingsreturer

6 Økonomi

6.1 Grunnregistre

6.2 Dimensjoner

6.3 Rapportering

6.4 Likviditetsstyring

6.5 Budsjett

6.6 Valuta

6.7 Periodisering

6.8 Scanning (Document Capture)

6.9 Elektronisk faktura (EHF)

7 Prosjekt

7.1 Prosjektmaler

7.2 Opprette Prosjekt

7.3 Planlegge prosjekt

7.3.1 Prosjektbudsjett.

7.3.2 Prosjektplanleggingslinjer.

7.4 Kontraktslinjer

7.5 Melde forbruk

7.6 Fakturering i Prosjekt

7.7 Varer i arbeid (VIA)

7.8 Avslutte Prosjekter

8 Tidsregistrering

8.1 Generiske oppgaver

8.2 Timelister