...
Hvis en bruker forsøker å endre «Bokføringsgruppe prosjekt» når arbeidet er i gang, vil dette bare kunne gjøres hvis det ikke er beregnet og/eller bokført VIA på prosjektet
2.5. Dokument aggregering oppsett
Søk opp Document - Aggregering oppsett
Ved førstegangsoppsett kan man trykke på “Opprett standard aggregeringsoppsett”
...
Per prosjekt er det da mulig å velge Aggregering for faktura. Valget ligger under fanen “Faktura og levering”
2.2. Prosjektmaler
Det er mulig å opprette Prosjektmaler for ulike prosjekttyper.
...
2.4.2. Opprette prosjekt fra Tilbud
Oppsett
Søk opp IMS Avansert prosjekt oppsett. Her defineres hvilken :
Hvilken kode man ønsker for første budsjettversjon som opprettes ved opprettelse av prosjekt.
...
Hvilken Prosjektmal det skal være mulig å mappe tilbudslinjer mot
Funksjonalitet
Søk opp Tilbud for å gå til Tilbudslisten.
Velg Ny og utarbeid Tilbud. Tilbudslinjer kan mappes mot Prosjektoppgaver fra Prosjektmal definert over.
Prosjekt opprettes ved å trykke på «Opprett prosjekt» prosjektbudsjett» i menyen.
...
Funksjonen starter Veiviser for prosjekt og feltet Faktura til-kundenr fylles ut med tilsvarende felt fra Tilbudet.
...
Når prosjektet er etablert, vil også Prosjektoppgaver fra prosjektet bli tilgjengelig i Tilbudslinjer, felt Prosjektoppgaver (kan være annerledes enn standard prosjektmal).
...
Her må brukeren mappe opp hvilke oppgave hver linje skal matches mot. Når mapping er utført, trykker brukeren på «Opprette budsjett» i linjemenyen.
...
Siden Budsjettlinjer åpnes og kan eventuelt redigeres derfra.
Ved endringsordre er det mulig å lage nytt tilbud og tilordne dette til eksisterende prosjekt. Prosjektnr må da legges til i Tilbudshode og Tilbudslinjer må tilordnes til prosjektoppgaver som beskrevet over. Deretter kan Budsjettlinjene opprettes ved å trykke på “Opprett prosjektbudsjettlinjer” i linjemenyen til Tilbudet.
2.
...
Så snart prosjektet er opprettet, kan planleggingsfasen begynne.
Denne er delt i 2, nemlig Prosjektbudsjetter og Prosjekt planleggingslinjer.
2.5.1 Prosjektbudsjett
...
4.3. Hovedprosjekt
På prosjektkort, fane Generelt, er det mulig å definere et prosjekt som Hovedprosjekt.
...
Andre prosjekt med samme kunde, kan deretter knyttes opp til hovedprosjektet.
Det er også mulig med flere budsjettversjoner på hvert prosjekt.
Rutine for budsjett finner du her.
...
Og følgende alternativer dukker opp.
...
Først må man opprette en budsjettversjon med kode og navn.
Deretter velger man Linje i menyen for å komme inn i selve budsjettbildet.
...
Her legger man inn en eller flere linjer pr. prosjektoppgavelinje med linjetype=Budsjett.
Hvis man ønsker å tidsbestemme budsjettet, legger man inn flere linjer med forskjellig planleggingsdato.
Under Type, kan man velge både Ressurs (for timer) og vare eller finanskonto for andre type kostnader.
Det er ikke vanlig å legge budsjettet ned på varenivå, men kan selvsagt gjøres.
2.5.2 Prosjektplanleggingslinjer.
Under prosjektplanleggingslinjer planlegger du:
a. Innkjøp til prosjektet
b. Forbruk av varer fra eget lager
c. Evt. planlegging av personell i et prosjekt hvis det er aktuelt
d. Fakturering til kunde
e. Leveranser i et prosjekt
Prosjektplanleggingslinjene finner du enten for prosjektet totalt
...
Eller på hver prosjektoppgavelinje
...
I eksemplet overfor er det lagt inn 3 planleggingslinjer som gjelder planlagte milepælsfaktura og 2 linjer med materiell.
Linjetype sier om linjen er en faktura til kunde (Fakturerbar) eller om det er noe som skal forbrukes (Budsjett) i prosjektet (fra lager eller innkjøp).
Linjer med linjetype=Fakturerbar kan enten legges inn manuelt eller ved hjelp av Faktura maler.
Funksjoner knyttet til prosjektplanleggingslinjer er:
...
Opprett Prosjektkladdelinje.
Denne brukes når det skal brukes komponenter/materiell fra eget lager.
På planleggingslinjen ligger totalt antall som er planlagt brukt i feltet Antall, og i kolonne Antall som skal overføres til kladd angis hvor mange som denne gang skal forbrukes i prosjektet. Feltet fylles ut før di velger funksjonen.
...
Status på planleggingslinjen.
Det ligger et felt for status for innkjøp på planleggingslinjen, og ved opprettelse vil denne alltid ha status=Åpen.
For å kunne opprette en bestilling på aktuell linje, må status settes til Frigitt.
...
Opprett bestilling/bestillingsforslag.
Når status er endret til Frigitt, kan planleggingslinjen overføres til en bestilling eller til et bestillingsforslag.
For overføring til en bestilling, må det angis hvilken leverandør bestillingen skal mot.
...
samlefakturere prosjekter som er knyttet sammen med et Hovedprosjekt.
2.4.4. Legge til Prosjektoppgaver
Når et prosjekt opprettes fra enten Tilbud eller direkte fra Prosjekt, må man ikke velge mal i veiviser. Fra Tilbud er det en funksjon i hodemenyen, for å legge til Prosjektoppgaver fra malene.
Bruker velger hvilke linjer som skal inn på prosjekt ved å holde inne ctrl tast.
Tilsvarende funskjon finnes på prosjekt linjemeny
2.5. Planlegge prosjekt
Så snart prosjektet er opprettet, kan planleggingsfasen begynne.
Denne er delt i 2, nemlig Prosjektbudsjetter og Prosjekt planleggingslinjer.
2.5.1 Prosjektbudsjett
Opprettelse av prosjektbudsjett.
Det er mulig med flere budsjettversjoner på hvert prosjekt.
Rutine for budsjett finner du her.
...
Og følgende alternativer dukker opp.
...
Først må man opprette en budsjettversjon med kode og navn.
Deretter velger man Linje i menyen for å komme inn i selve budsjettbildet.
...
Her legger man inn en eller flere linjer pr. prosjektoppgavelinje med linjetype=Budsjett.
Hvis man ønsker å tidsbestemme budsjettet, legger man inn flere linjer med forskjellig planleggingsdato.
Under Type, kan man velge både Ressurs (for timer) og vare eller finanskonto for andre type kostnader.
Det er ikke vanlig å legge budsjettet ned på varenivå, men kan selvsagt gjøres.
2.5.2 Prosjektplanleggingslinjer.
Under prosjektplanleggingslinjer planlegger du:
a. Innkjøp til prosjektet
b. Forbruk av varer fra eget lager
c. Evt. planlegging av personell i et prosjekt hvis det er aktuelt
d. Fakturering til kunde
e. Leveranser i et prosjekt
Prosjektplanleggingslinjene finner du enten for prosjektet totalt
...
Eller på hver prosjektoppgavelinje
...
I eksemplet overfor er det lagt inn 3 planleggingslinjer som gjelder planlagte milepælsfaktura og 2 linjer med materiell.
Linjetype sier om linjen er en faktura til kunde (Fakturerbar) eller om det er noe som skal forbrukes (Budsjett) i prosjektet (fra lager eller innkjøp).
Linjer med linjetype=Fakturerbar kan enten legges inn manuelt eller ved hjelp av Faktura maler.
Funksjoner knyttet til prosjektplanleggingslinjer er:
...
Opprett Prosjektkladdelinje.
Denne brukes når det skal brukes komponenter/materiell fra eget lager.
På planleggingslinjen ligger totalt antall som er planlagt brukt i feltet Antall, og i kolonne Antall som skal overføres til kladd angis hvor mange som denne gang skal forbrukes i prosjektet. Feltet fylles ut før di velger funksjonen.
...
Status på planleggingslinjen.
Det ligger et felt for status for innkjøp på planleggingslinjen, og ved opprettelse vil denne alltid ha status=Åpen.
For å kunne opprette en bestilling på aktuell linje, må status settes til Frigitt.
...
Opprett bestilling/bestillingsforslag.
Når status er endret til Frigitt, kan planleggingslinjen overføres til en bestilling eller til et bestillingsforslag.
For overføring til en bestilling, må det angis hvilken leverandør bestillingen skal mot.
...
Når bestilling/bestillingsforslaget er opprettet, vil det være en referanse til aktuelt dokument på linjen.
...
Du kan gå til selve dokumentet med å trykke på antallet i Ant. sendt.
...
...
Opprette bestillingsforslag for lagervarer fra prosjekt
Menyvalg for å gå Bestillingsforslag fra Prosjektplanleggingslinje
Bilde xxx
Benyttes for behov som man ser under planlegging av prosjektet, men som ikke skal være prosjektspesifikk.
Kladd defineres i Avansert prosjekt oppsett.
2.6. Fakturering i Prosjekt
2.6.1. Fast pris terminer
På Prosjektkortet og fanen Bokføring, kan du legge inn Fakturamalkode, totalt kontraktsbeløp og standard prosjektoppgave for fakturering.
...
Da vil det opprettes fakturerbare linjer for prosjektet basert på Kontraktsbeløp og Fakturamalkode.
...
2.6Det er også mulig å legge inn kontraktsbeløp i valuta.
Terminene vil da bli opprettet i valuta
Ønsker du å låse kursen til en fast kurs, kan du også benytte feltet “Valutafaktor for prosjekt”
2.6.2. Opprett salgsfaktura/salgskreditnota.
For planleggingslinjer med Linjetype=Fakturerbar, kan det opprettes faktura/kreditnota til kunde.
...
Du kan se på planleggingslinjer om de er fakturert eller ikke.
...
2.6.3.
...
På prosjektkort, fane Generelt, er det mulig å definere et prosjekt som Hovedprosjekt.
...
Andre prosjekt med samme kunde, kan deretter knyttes opp til hovedprosjektet.
...
2.6.4 Fakturering i valuta
Oppsett
To ulike måter å fakturere ut i valuta fra prosjekt:
Fast pris prosjekt med terminer
Fast omregningskurs. Metode må benyttes ved fakturering etter regning
På prosjektkortet håndteres dette i ulike felt under fanen Utenrikshandel
...
Felt merket blått: Her vil dagens valutakurs gjelde ved opprettelse av faktura.
Felt merket gult: Her vil det tilrettelegges for at en fast omregningskurs ved opprettelse av fakturagrunnlag benyttes. Viktig at feltene er utfylt før man posterer kostnader til prosjektet.
Fast kurs og løpende fakturering
Søk opp Prosjekt og velg prosjektet hvor det skal faktureres ut i valuta. På Utenriksfanen kan man legge inn valutakode og valutakurs som det skal faktureres ut i.
...
Det er mulig å endre per Prosjektoppgave til en annen kurs
...
Når faktura opprettes, vil dagens kurs fra valutatabell benyttes, men kan eventuelt overstyres fra fakturahode.
2.7. Varer i arbeid (VIA)
2.8. Avslutte Prosjekter
...
Prosjekt fakturering, ulik avgift på samme kunde - Endre Bokføringsgrupper
Når faktura/kreditnota opprettes fra prosjekt, kan man overstyre Bokføringsgruppe-firma fra kunde definert på prosjektet. Planleggingslinjer med Linjetype Fakturerbar, markeres og funksjonen for “opprette salgsfaktura” (eller Salgskreditnota) velges.
...
I dialog boksen som kommer opp, kan du velge å endre Bokføringsgruppe-Firma
...
Faktura opprettes med valget du har gjort.
2.6.4 Fast pris med valuta - manuell innleggelse av prosjektplanleggingslinjer
Dersom du skal fakturere ut i valuta og ikke ønsker å bruke fakturamal, kan dette legges inn direkte på Prosjektoppgavelinjene. Velg Prosjektoppgave og legg inn Valuta som vist under. Hvis du ikke legger inn kurs, vil kurs fra valutatabellen benyttes ved opprettelse av prosjektplanleggingslinje.
...
Alternativet er å gå til Prosjektplanleggingslinjer og legge inn valutakode direkte på linjen du oppretter.
2.6.5. Aggregering av Prosjektfakturaer “etter regning”/”løpende”
Prosjekter hvor kostnader som registreres også skal opprette et fakturagrunnlag. For hver bokførte prosjektpost, opprettes det også en Prosjektplanleggingslinje med Type = Fakturerbar. Aggregeringsfunksjonen grupperer linjene etter et sett med regler, ved opprettelse av salgsfaktura/kreditnota.
Oppsett
Søk på “Dokument aggregering Oppsett”. For prosjekt skal to linjer som vist under, være satt opp.
...
Ressursgrupper med samme prisbilde, kan kobles sammen for å danne en mer oversiktlig faktura til kunden.
...
Prosjektet må ha Bokføringsgruppe-vare som er merket Belastbar på prosjekthode eller definert per prosjektoppgave.
...
Dersom prosjektet skal faktureres ut i Valuta, må feltene vist under fra Bokføringsfanen, være fylt ut.
...
Når det bokføres en prosjektpost, opprettes en Prosjektplanleggingslinje med Linjetype = Fakturerbar og merkes med Valutakode og omregnes med kursen definert på Bokføringsfanen på prosjektkortet.
Prosjektoppgaver med Prosjektoppgavetype = Fra-Sum, vil vises på faktura som egne overskrifter og tilhørende fakturerbar linjer, vil summeres opp under “tilhørende Fra-Sum.
“Aggregerings nr”, Felt på prosjekt, må være utfylt.
...
Behandling
Faktura opprettes fra Prosjektplanleggingslinjer (beskrevet tidligere i dokumentet).
Bokført salgsfaktura vil vise detaljerte linjer.
Aggregerte linjer vil vise grupperingen som er definert og Faktura utskrift og EHF, baserer seg på disse linjene.
Uttak fra lager blir samlet i en sum og vises på linjen med Beskrivelse “Medgått materiell”.
Komponent varer vises enkeltvis (se eget avsnitt)
Type Finans blir samlet i en sum per
...
Behandling etter bokføring av faktura
Dersom prosjekt ikke er merket med Aggregeringskode ved opprettelse- og bokføring av salgsfaktura, kan du fra det bokførte bilaget legge dette til i feltet Aggregert linjenr. Trykk på “Opprett dokument” og legg til Aggreger linjenr kode.
...
Deretter bruk de nye knappene under “Skriv ut / Send” menyen som vist under neste avsnitt. Utskrift vil automatisk endres utfra om det finnes aggregerte linjer og kode eller ikke.
Behandling etter bokføring av Kreditnota
Dersom prosjekt ikke er merket med Aggregeringskode ved opprettelse- og bokføring av kreditnota, kan du fra det bokførte bilaget legge dette til i feltet Aggregert linjenr. (Eventuelt slette koden ved drilldown på Boks med tre prikker). Deretter bruk de nye knappene under “Skriv ut / Send” menyen som vist under. Utskrift vil automatisk endres utfra om det finnes aggregerte linjer og kode eller ikke.
2.7. Varer i arbeid (VIA)
2.8. Avslutte Prosjekter
3. Service
3.1. Aggregerte linjer
Ved opprettelse av service faktura kan linjene som oppstår være vanskelig å for sluttkunde å tyde. Aggregerte linjer gir deg mulighet til å gruppere linjer slik du ønsker at din faktura skal fremstå.
3.1.1. Oppsett
Søk etter aggergering oppsett
...
Her kan man sette opp forskjellige aggregeringsmaler.
...
3.1.2. Service faktura
Aggregering velges med “Aggregert linje” feltet på faktura hodet. Det kan velges i kladden og opprettes ved bokføring, eller hentes direkte på den bokførte fakturaen. Knappene “Vis aggregerte linjer” og “Generer aggregerte linjer” gir deg en visuell oversikt over linjene som skal skrives ut.
...
3.1.3. Faktura linjer
Opprinnelige fakturalinjer:
...
Aggregerte fakturalinjer:
...
3.1.4. Faktura rapport
Ved utskrift, pdf på e-post eller sending av ehf vil layout baseres på oppsettet om “Aggregert linje” fylles inn. Om feltet ikke er fylt inn, skrives standard rapport ut.
...
4. Annen funksjonalitet
4.1 Inng. faktura match - Endre bokføringsgrupper på bokført mottak
Når det er avvik mellom Faktura og Bokførte mottakslinjer på f.eks “Betal til Leverandør”, vil ikke mottakslinjer og bestillingslinjer vises i bildet hvor du gjør match.
Da må du gå til Bokført mottak og endre parametere vha ”Oppdater Dokument”
...
Følgende valg er mulig å endre.
...
Etter endring skal det være mulig å plukke opp mottakslinjer fra Match.
| Change History |
|---|