1................ GRUNNDATA.. 7
1.3............. Leverandør 22
2.1............. Kontakter/kundeemner 27
| Table of Contents |
|---|
1 GRUNNDATA
Endringer på grunndata knyttet til prosjekt.
1.1 Vare
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Bokføringsgruppe-vare | Ja | Angir varens produkttype for å koble transaksjoner gjort for denne varen, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet. Kan bruke funksjonen under Handlinger: Maler for å sette riktige bokføringsgrupper. |
Prosjekt Bokføringsgruppe-vare | Nei | Definerer bokføringsgruppe - vare for bokføring mot prosjekt for å få annen resultatbokføring på varer som tas ut fra lager til prosjekt og kjøpes inn direkte prosjekt. |
1.2 Kunder
Opprett en dummy kunde for å benytte i prosjektmaler
1.3 Innlesing Prosjektposter / IB med Posttype Salg
Søk opp Prosjektkladd. Registrer linjer i kladden. Som standard får linjene Posttype Forbruk. For å få Posttype Salg, marker aktuelle linjer og velg Handlinger/Funksjoner/”Marker som salg”, fra menyen. Ved bokføring blir linjene merket med Posstype Salg.
...
2. Prosjekt
Løsningen er basert på standard prosjektmodul i BC med tillegg av Oseberg Avansert Prosjekt.
2.1. Prosjektoppsett
2.1.1.
...
2.2............. Aktiviteter/gjøremål 30
2.2.1.......... Opprette betalingsplan. 30
2.2.2.......... Etablere salgsordre. 31
2.3............. Salgsmuligheter 32
2.4............. Samhandling. 32
2.7............. Opprette tilbud i Salgsforløp. 32
2.8............. Integrasjon MS Outlook. 32
2.9............. Rapportering. 32
3.1.1.......... Opprette salgstilbud. 33
3.2............. Sende Tilbud. 34
3.3............. Arkivering av Tilbud. 34
3.4............. Rammeordrer 34
3.5............. Salgsordre. 34
3.5.1.......... Konvertere Tilbud til Salgsordre. 34
3.5.2.......... Opprette Salgsordrer manuelt 34
3.5.3.......... Kopiere salgsdokument til Salgsordre. 34
3.6............. Ordrebekreftelse. 34
3.7............. Montere mot Salgsordre. 34
3.8............. Levering fra Salgsordre. 34
3.9............. Fakturering av Salgsordre. 35
4................ Salg returer / Kreditering. 35
4.1............. Salgskreditnota. 35
4.2............. Ordrereturer 35
4.3............. Årsakskoder 35
4.4............. Mottaksdokumenter 35
4.5............. Ny Salgsordre for erstatningsvarer 35
4.6............. Leverandør-relaterte dokumenter 35
4.7............. Kreditere Ordre. 35
5.1............. Bestillingsforslag. 36
5.1.1.......... Det er lagt inn planleggingslinje i prosjekt 37
5.1.2.......... Supplere varelager etter parametere på varekortet/salgsordrer 37
5.2............. Forespørsel 38
5.3............. Bestilling. 40
5.3.1.......... Bestillingshodet. 40
5.3.2.......... Bestillingslinjer. 43
5.4............. Sende bestilling til leverandør 45
5.5............. Varemottak. 47
5.6............. Bestillingsreturer 50
6.1............. Grunnregistre. 53
6.2............. Dimensjoner 53
6.3............. Rapportering. 53
6.4............. Likviditetsstyring. 53
6.7............. Periodisering. 53
6.8............. Scanning (Document Capture) 53
6.9............. Elektronisk faktura (EHF) 53
7................ Prosjekt. 54
7.1............. Prosjektmaler 54
7.2............. Opprette Prosjekt 54
7.3............. Planlegge prosjekt 60
7.3.1.......... Prosjektbudsjett. 60
7.3.2.......... Prosjektplanleggingslinjer. 62
7.4............. Kontraktslinjer 68
7.5............. Melde forbruk. 68
7.6............. Fakturering i Prosjekt 68
7.7............. Varer i arbeid (VIA) 68
7.8............. Avslutte Prosjekter 68
8................ Tidsregistrering. 68
8.1............. Generiske oppgaver 68
8.2............. Timelister 68
| Table of Contents |
|---|
1 GRUNNDATA
Følgende rutinebeskrivelse definerer retningslinjer for GRUNNDATA:
1.1 Vare
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Nr. | Ja | Genereres med å klikkes på knappen Ny i båndet for ny vare. Enter gir neste ledige nummer i nummerserie for varer, eller du kan angå et nummer manuelt hvis du selv ønsker å tildele hvilket nummer du ønsker å benytte for den nye varen. |
Beskrivelse | Ja | Feltet er på maks 50 tegn. Fylles ut iht. firmaets terminologi. |
Sperret |
| Angir at den relaterte posten er blokkert fra å bli bokført i transaksjoner, for eksempel at en vare blir plassert i karantene |
Type | Ja | Skiller mellom lagervare, ikke lagervare og tjenestevare |
|
|
|
Lagerenhet | Ja | Drilldown for valg av aktuell lagerenhet. |
GTIN |
| Angir GTIN (Global Trade Item Number) for varen. GTIN brukes for eksempel sammen med strekkoder for å spore varer, samt ved elektronisk sending og mottak av dokumenter. GTIN-nummeret inneholder vanligvis et UPK-nummer (universell produktkode) eller et EAN-nummer (europeisk artikkelnummer). |
Varekategorikode | Ja | Angir hvilken Varekategori denne varen tilhører. Kan angi attributter på dette nivå som arves ned til varer som kobles mot aktuell varekategori. |
Automatisk utv. Tekster | Nei | Merkes av hvis det er ønskelig at utvidede tekster automatisk skal komme med på diverse dokumenter. |
Kjøpskode | Nei | Angir koden for en bestemt leveringsmåte, for eksempel direkte levering. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Hyllenr | Nei | Angir hvor du finner varen i lageret. Dette er bare til informasjon. Bruk hyllekoder under Lokasjoner hvis det skal være funksjonalitet rundt hyller. |
Søkebeskrivelse | Ja | Angir en søkebeskrivelse du bruker til å finne varen i lister. Beskrivelse kopieres automatisk hit, men kan overstyres. |
Lagerbeholdningsvarsel | Ja | Angir om det vises en advarsel når du angir et antall i et salgsdokument som bringer varens lager under null. |
Forhindre negativ beholdning | Ja | Angir om du kan bokføre en transaksjon som tar varens lager under null. Negativt lager forhindres alltid for transaksjoner av typen forbruk og overføring. |
Overmottakskode | Nei | Angir policyen som skal brukes for varen hvis det mottas flere varer enn bestilt. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Lagermetode | ja | Angir hvordan varens kostnadsflyt registreres, og om en faktisk eller budsjettert verdi kapitaliseres og brukes i kostnadsberegningen. Det vanlige er FIFO. |
Enhetskost | Ja | Angir kostnaden for én enhet av varen eller ressursen på linjen. |
Indirekte kost-% | Nei | Angir prosentandelen av varens siste kjøpskost som inkluderer indirekte kostnader, for eksempel frakt som er knyttet til kjøpet av varen. |
Siste kjøpspris/prod.kost | Ja | Angir den nyeste direkte enhetskosten for varen |
Bokføringsgruppe-vare | Ja | Angir varens produkttype for å koble transaksjoner gjort for denne varen, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet. Kan bruke funksjonen under Handlinger: Maler for å sette riktige bokføringsgrupper. |
Prosjekt Bokføringsgruppe-vare | Nei | Definerer bokføringsgruppe - vare for bokføring mot prosjekt |
Mva-bokføringsgruppe-vare | Ja | Angir mva-spesifikasjonen for den involverte varen eller ressursen for å koble transaksjoner som ble utført for denne posten, med riktig finanskonto i henhold til det generelle mva-bokføringsoppsettet. |
Bokføringsgruppe-lager | Ja | Angir koblinger mellom forretningstransaksjoner gjort for varen og en lagerkonto i finans, for å gruppere beløp for den varetypen. Obligatorisk hvis Type=Lager i fane Vare. |
Standard mal for periodisering | Nei | Angir hvordan inntekter eller utgifter for varen blir periodisert til andre regnskapsperioder som standard. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Salgspris | Nei | Angir prisen for én enhet av varen eller ressursen. Du kan angi en pris manuelt, eller du kan få den angitt i henhold til feltet Beregning av fortjeneste-% på det relaterte kortet. |
Beregning av fortjeneste-% | Ja | Angir relasjonen mellom feltene Enhetskost, Salgspris og Fortjenesteprosent som er knyttet til denne varen. |
Varerabattgruppe | Nei | Angir en gruppekode for vare som kan brukes som et kriterium for å gi en rabatt når varen selges til en bestemt kunde. |
Salgsenhet | Ja | Angir enhetskoden som brukes når du selger varen. BC foreslår det samme som Lagerenhet, men kan være noe annet med en omregningsfaktor mot Lagerenheten. |
Salg sperret | Nei | Angir at varen ikke kan angis i salgsdokumenter, unntatt returordrer og kreditnotaer, og journaler. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Etterfyllingssystem | Nei | Angir hvilken type forsyningsordre som opprettes av planleggingssystemet når varen skal etterfylles. |
Beregning av leveringstid | Nei | Angir en datoformel for tiden det tar å etterfylle varen. ( F.eks. 1U for 1 uke, 10D for 10 dager etc.) |
Leverandørnr. | Nei | Angir leverandørkoden for den som leverer denne varen som standard. |
Leverandørs varenr. | Nei | Angir nummeret som leverandøren bruker for varen. |
Kjøpsenhet | Ja | Angir enhetskoden som brukes når du kjøper varen. BC foreslår samme kode som Lagerenhet, men kan overstyres med en omregningsfaktor mot Lagerenheten. |
Kjøp sperret | Nei | Angir at varen ikke kan angis på kjøpsdokumenter, unntatt returordrer og kreditnotaer, og journaler. |
|
|
|
|
|
|
...
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Gjenbestillingsprinsipp | Nei | Angir gjenbestillingsprinsippet. Drill-down gir alternativer. |
Reserver | Ja | Angir om og hvordan varen vil bli reservert. Aldri: Det er ikke mulig å reservere varen. Valgfritt: Du kan reservere varen manuelt. Alltid: Varen reserveres automatisk fra behov, for eksempel ordrer, mot lager, bestillinger, monteringsordrer og produksjonsordrer. |
Andre felter under Planlegging er avhengig av hvilket Gjenbestillingsprinsipp som velges.
...
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Varesporingskode | Nei | Angir hvordan serie- eller partinumre som er knyttet til varen, blir sporet i forsyningskjeden. |
Serienr. | Nei | Angir en nummerseriekode for å tilordne fortløpende serienumre til varer som er produsert. |
Andre funksjoner knyttet til Varer.
Fra varekortet har man tilgang til andre funksjoner knyttet til aktuell vare.
...
Vareenheter.
...
Bruker til å angi omregning mellom Lagerenhet og alternative enhetskoder på denne varen.
Dimensjoner.
...
Hvis man ønsker å rapportere varer i forskjellige forretningsområder benyttes dette begrepet.
Varereferanser
...
Her kan man f.eks. angi en kundes varenummer hvis dette ønskes brukt i dokumenter mot kunde.
I eksempel er det angitt at kundenr. 30000 har varenr. 887744 for vårt varenr. 1-02-0110-0002.
Kan også benyttes for strekkode og alternative leverandøreres varenummer.
Utvidete tekster:
...
Her kan det angis utvidet tekst til en vare, f.eks. en teknisk beskrivelse.
Under hurtigfaner kan man bestemme hvor denne beskrivelse skal benyttes. Salg, Kjøp, Service eller Prosjekt
Hvis denne teksten automatisk skal fremkomme ved bruk av BC, må dette angis under hurtigfane Vare på varekortet.
...
Priser på varen.
Under menypunkt Priser og rabatter på Varekortet er det mulig å legge inn:
1.2 Kunder
Velg Ny fra kundelisten eller + på kundekortet for å opprette ny kunde.
...
Man får da opp et blankt kundekort der neste ledige kundenr. allerede er fylt ut.
...
Fyll ut ønskede felter/informasjon på kunden, og velg Funksjon, Bruk mal for å fylle inn riktig bokføringsoppsett på kunden.
De fleste felter på Hurtigfane Generelt på kundekortet er ”selvforklarende”, vil bare presisere at NOBLE ikke benytter Ansvarssenter og Servicesonekode som du finner på fanebladet Generelt. Disse feltene skal alltid være blanke eller kan skjules.
Hurtigfane Adresse og kontakt er også selvforklarende.
Hurtigfane Fakturering:
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Faktura til kundenr. | Nei | Angir kundenr. som skal motta faktura. Hvis kunde og fakturamottaker er samme, skal feltet være blankt. |
Organisasjonsnr. | Nei | Angir kundens org.nr. |
EORI-nummer | Nei | Angir de økonomiske operatørenes registrerings- og identifikasjonsnummer som brukes når du utveksler informasjon med tollmyndighetene på grunn av handel inn eller ut av EU. |
GLN | Nei | Brukes for å identifisere kunder som skal motta elektronisk dokumenter. |
Kontokode | Nei | Bruker mot offentlige kunder ved sending av elektoniske dokumenter. |
E-faktura | Nei | Må merke av dette feltet hvis kunde skal motta elektronisk handelsfaktura (EHF). |
Bokføringsgruppe - firma | Ja | Angir kundens handelstype for å koble transaksjoner gjort for denne kunden, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet. |
Mva-bokfør.gr. – firma | Ja | Angir om kunden er avg.pliktig eller ikke |
Bokføringsgruppe – kunde | Ja | Angir hvilken balansekonto kundefordringer skal føres mot |
Valutakode | Nei | Angir standardvalutaen for kunden hvis dette er noe annet enn NOK. Hvis NOK skal feltet være blankt. |
Kundeprisgruppe | Nei | Brukes hvis kunden skal knyttes mot spesielle nettopriser (Vare og Ressurs) |
Kunderabattgruppe | Nei | Brukes hvis kunden skal knyttes mot definerte rabatt-avtaler. |
Hurtigfane Betalinger:
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Betalingsbet.kode | Ja | Kode for Betalingsbetingelse hentes underliggende tabell. |
Purrebetingelseskode | Nei | Feltet må ha en verdi hvis kunden skal inngåå i en Purre-rutine. |
Rentenotabetingelse | Nei | Brukes hvis kunden skal rentebelastes. |
Hurtigfane Levering:
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Lever til-kode | Nei | Angir koden for en annen leveringsadresse enn kundens egen adresse, som er angitt som standard. |
Lokasjonskode | Nei | Angir hvilken Lokasjon kunden vanligvis får leveranser fra. |
Leveringsmåtekode | Nei | Angir avtalt leveringsbetingelse til kunden. |
Transportørkode | Nei | Angir Transportør hvis kunden har krav til dette. |
1.3 Leverandør
Velg Ny fra leverandørlisten eller + på leverandørkortet for å opprette ny leverandør.
...
Velg Bruk mal for å supplere leverandøren med riktig bokføringsinformasjon.
...
Fyll ut ønsket informasjon om leverandøre, felter er stort sett selvforklarende.
Husk at informasjon fylt ut på leverandør alltid vil komme opp som forslag ved bruk av aktuelle leverandør.
F.eks.
Hurtigfane Fakturering
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Betal til leverandør | Nei | Angir koden for en annen leverandør hvis betaling skal skje til et annet leverandørnr. |
Valutakode | Nei | Angir standard valutakode til aktuell leverandør |
Hurtigfane Betalinger
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Foretrukket bankkontokode | Ja | Angir leverandørens bankkonto som skal brukes som standard på betalingskladdelinjene for eksport til en bankbetalingsfil. |
Hurtigfane Mottak
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Lokasjonskode | Nei | Angi standard lokasjonskode som gjelder mot denne leverandøren. Vil alltid komme som forslag påbestillinger mot aktuell leverandør. |
Beregning av leveringstid | Nei | Angir en standard leveringstid mot aktuell leverandør. Angis som en datoformel, f.eks. 1U for 1 uke, 14D for 14 dager etc. |
Overmottakskode | Nei | Angir policyen som skal brukes for leverandøren hvis det mottas flere varer enn bestilt. |
|
|
|
1.4 Kontakter
Hvis du ønsker å registrere ulike kontakter hos kunder og leverandører kan du gjøre det her.
Alle kunder og leverandører blir automatisk opprettet som selskapskontakter når de opprettes. Her kan du opprette personer som kontakter og knytte de til et spesielt firma.
For å opprette en ny kontakt trykker du Ny i menyen.
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Type | Ja | Angir kontakttypen, enten selskap eller person. |
Selskapsnr. | Nei | Angir nummeret for kontaktens selskap. |
Utelat fra segment | Nei | Angir om kontakten ikke skal tas med i segmentene: |
|
|
|
Øvrige felter fylles ut med relevant informasjon.
Under Relatert informasjon angis relevante Segmenter, Postgrupper etc. alt etter hvordan man ønsker å benytte kontaktregisteret i BC.
2 CRM
2.1 Kontakter/kundeemner
2.2 Salgsmuligheter
2.3 Samhandling
2.4 Segmenter
2.5 Kampanjer
2.6 Opprette tilbud i Salgsforløp
2.7 Integrasjon MS Outlook
2.8 Rapportering
3.1 Tilbud
3.1.1 Opprette salgstilbud
3.2 Sende Tilbud
3.3 Arkivering av Tilbud
3.4 Rammeordrer
3.5 Salgsordre
3.5.1 Konvertere Tilbud til Salgsordre
3.5.2 Opprette Salgsordrer manuelt
3.5.3 Kopiere salgsdokument til Salgsordre
3.6 Ordrebekreftelse
3.7 Montere mot Salgsordre
3.8 Levering fra Salgsordre
3.9 Fakturering av Salgsordre
4 Salg returer / Kreditering
4.1 Salgskreditnota
4.2 Ordrereturer
4.3 Årsakskoder
4.4 Mottaksdokumenter
4.5 Ny Salgsordre for erstatningsvarer
4.6 Leverandør-relaterte dokumenter
4.7 Kreditere Ordre
5 Innkjøp
Figuren under illustrerer prosesstegene som utføres ved vanlige kjøpsoppgaver og hvordan de påvirker andre moduler.
5.1 Bestillingsforslag
Denne rutinen fanger opp behov for å gjøre innkjøp av varer ut fra forskjellige kriterier i BC.
5.1.1 Det er lagt inn planleggingslinje i prosjekt
Denne rutinen vil fange opp alle prosjektplanleggingslinjer med Status for innkjøp=Frigitt og det ikke er opprettet et dokument på tidligere.
5.1.2 Supplere varelager etter parametere på varekortet/salgsordrer
Denne rutinen vil fange opp behov for innkjøp ut fra minimumsantall på varekort, vare 1-01-0210-0001, og det som måtte være regfistrert av ordrer, vare 1-04-0210-0009.
Rutinen foreslår også å avbryte tidligere bestillinger som BC mener det er grunnlag for å endre, vare 1-01-0210-0001, der den foreslår å avbryte en bestilling på 50 stk. og erstatte den med en bestililng på 20 stk. ut fra parameter på varekortet.
Et bestillingsforlsag kan endres/korrigeres, og det kan slettes/legges til nye linjer fro det opprettes bestillinger.
For opprettelse av bestillinger fra et bestillingsforslag, velges Utfør handlinbgsmelding.
5.2 Forespørsel
Denne rutinen benyttes til å forespørre pris på varer hos leverandører.
Du velger hvilken leverandør du skal opprette Forespørsel mot og hvilke varer du skal forespørre pris på.
Hvis du skal legge til flere linjer i samme varekategori, kan du bruke en funkjon Velg varer
Her kan du markere flere linjer som skal overføres til forespørselen.
Hvis du ønsker å opprette samme forespørsel mot flere leverandører, bruker du funksjonen Kopier dokument
Du oppretter da et tomt dokument (ny forespørsel), og kopierer innholdet fra et annet dokument inn i det nye.
Du kan kopiere innholdet fra forskjellige type dokumenter: Forespørsel, Bestilling, Bokførte faktura etc.
Når du skal kopiere et dokument som er opprettet mot en annen leverandør, må du svare Ja på spørsmålet om Gjenberegn linjer.
Hvis du ønsker å gjøre om en Forespørsel til en Bestilling, gjør du det slik:
Hvis du ønsker å legge ved et vedlegg til en forespørsel, brukes Oseberg Dokument
Her kan du dra inn dokumenter som ønskes lagret sammen med forespørselen, og du kan markere dette som et vedlegg når du skal sende forespørsel til leverandør.
Du sender forespørsel til leverandør ved å
5.3 Bestilling
En bestilling kan opprettes manuelt i denne rutinen i tillegg til at den kan komme fra prosjekter eller bestillingsforslag.
En bestilling er i utgangspunktet samme bilde som Forespørsel overfor med noen flere funksjoner.
Noen av disse funksjonene blir beskrevet her.
5.3.1 Bestillingshodet.
Her er Forespørsel overfor gjort om til en Bestilling for videre behandling i BC.
Innhold lagt på Forespørsel følger med over til Bestillingen inkl. evt. dokumenter som er lagt til i Oseberg dokument.
Innkjøpspakker.
Hvis man har varer man kjøper ofte fra en leverandør, kan man definere «pakker» med varer som kan hentes inn i en Forespørsel/Bestilling.
En slik «innkjøpspakke» kan se slik ut
Fordeling av kostnader.
Hvis man har en fast fordeling av kostnader, f.eks. mellom avdelinger, er det en funkjson som kan benyttes for dette.
En fordelingskode kan se slik ut
5.3.2 Bestillingslinjer.
Det ligger mye informasjon på bestillingslinjer, da bestillingen kan brukes til mange funksjoner, f.eks. varemottak, varesporing, fakturering etc.
De mest aktuelle funksjoner og felter på bestillingslinjen er:
Felter på bestillingslinjen:
Type: Angir type linje.
Merknad er en fritekstlinje
Finanskonto. Du kan opprette en linje direkte mot finanskonto. Brukes ofte til indirekte kostnader.
Vare. Brukes vanligvis
Ressurs. Ved kjøp av f.eks timer
Aktiva. Ved kjøp av et aktiva (driftsmiddel)
Gebyr. Hvis det skal henvises innkjøpskostnader til et vareparti.
Nr. Angir kontonr., varenr., aktivanr. Etc.
Varereferanse. Viser leverandørs varenr. hvis dette er lest inn
Beskrivelse Fritekst hvis det er en merknadslinje, varebeskrivelse hvis det er et varenr. etc.
Prosjektnr. Hvis kostnaden som kjøpes skal henvises til et prosjektnr.
Prosjektoppgavenr. Hvis Prosjektnr. er angitt, må også dette feltet fylles ut.
Lokasjonskode Angir hvilket lagersted varen kjøpes inn til
Hyllekode Må fylles ut for de lokasjoner der dette er et krav.
Enhetskode Angis hvilken enhet varen kjøpes inn i. Alternative innkjøpsenheter må være angitt på varen.
Dir. enh.kost Angir hvilken kostpris varen kjøpes inn til. Dette feltet oppdaterer Siste innkjøpspris på varekortet når bestillingen bokføres.
Linjerabatt-% Angir rabatt i % hvis enhetskost er en bruttopris
Motta(antall) Angir hvor mange av det som er bestilt som blir mottatt. Dette feltet kan brukes flere ganger ved del-mottak.
Mottatt(antall) Viser hvor mange som er mottatt på aktuell linje.
Dato-felter Det ligger 3 datofelter på linjen, og her er det viktig at dere blir enige om hvordan disse skal brukes. Disse feltene gir viktig informasjon videre i systemet.
Funksjoner på bestillingslinjen.
De viktigte funksjoner på bestillingslinjen er:
Viser tilgjengelighet på den aktuelle linjen
For varer som skal spores på Batch eller serienr., må det angis informasjon om dette her før det bokføres et mottak av varen.
For varer som er angitt på varekortet med en sporings-kode, får du ikke bokført mottak eller forbruk uten å angi sporing.
5.4 Sende bestilling til leverandør
Det vanlige er å sende bestillinger pr. epost i PDF-format inkl. eventelle vedlegg.
Dette gjøres her:
Husk da å merke evt. dokumenter som vedlegg hvis dette ønskes.
Når man trykker Send, komme denne dialogboksen opp.
Og dette er det riktige oppsettet for epost.
Ved valg OK, kommer dialogboksen med outlook opp.
Epostadresse hentes fra leverandørkortet der man kan definere mottakeradresse på forskjellige dokumenter.
Medling til mottaker kan evt. skrives i meldingsfeltet.
Vedlegg er spesifisert nede i bildet.
5.5 Varemottak
Varemottak gjøres vanligvis fra selve bestillingen.
Hent opp aktuell bestilling ved å søke opp best.nr. angitt på mottaksdokument.
På bestillingshodet skal følgende felter fylles ut:
Varer mottatt av: Her fyller du ut hvem som fysisk har mottatt og kontrollert varen. Du finner tilgjengelige saksbehandlere (innkjøpere) med drill-down i feltet.
Bokføringsdato: Her angir du dato for når varen fysisk blir mottatt. Denne datoen blir lagt på vareposten slik at du kan se når varer historisk ble mottatt.
Leverandørs følgeseddelnr.: Angi referanse på mottaksdokumentet hvis du har det. Feltet er ikke et obligatorisk felt.
Bestillingslinjen:
På bestillingslinjen skal du alltid fylle ut:
Lokasjonskode: Angir hvilket lager varen blir lagt på. Husk at samme vare teoretisk kan ligge å flere lokasjoner.
Hyllekode: Flere lokasjoner er definert til at du må bruke Hyllekode. Dette er reolen/Hyllen varen blir plassert i. Samme varenr. kan ligge på flere Hyllekoder.
Plassering av vare ved første varemottak blir lagt som standard hyllekode på denne varen på denne lokasjonen, og kommer som forslag ved neste mottak av samme vare på samme lokasjon.
Motta antall: Her angir du antall du har mottatt av aktuell vare. Her kan du angi delmottak slik linje 1 overfor viser, men du kan aldri motta mer enn det som er bestilt. Hvis du mottar mer enn bestilt, må antall (bestilt) på linjen økes.
Vare 2-01-0401-0003 i eksemplet overfor er definert med varesporing på Batch-nr., og for å kunne bokføre mottak av denne varen, må Batch-nr. angis.
Det gjør du her:
Fremgangsmåte:
Stå på aktuelle linje (riktig varenr.) i bestillingen.
Velg: Linje, Varesporingslinjer, og følgende meny kommer opp:
o I kolonnen for Partinr. Angir du batch-nr. fra innkjøpsdokumentet
o I kolonnen Antall (lagerenhet) angir du hvor mange som er fra aktuelle batch-
I eksemplet overfor er det 6 stk. fra batch 123 og 4 stk. fra batch 124.
Til slutt bokføres varemottaket, og varelager er oppdatert med riktig antall.
Etter at mottaket er bokført, vil bestillingslinjen se slik ut.
Kolonne Mottatt (antall) viser til en hver tid hvor mye av det bestilte som er mottatt. Dette han være summen av flere delmottak.
Ved bokføring av Mottak, blir det dannet et dokument, Bokførte mottak, og disse kan du finne her:
Og dette kan være ett eller flere dokumenter, alt etter hvor mange mottak som er bokførte på bestillingen, her 2 stk.
Du kan se på dokumentet ved å velge Behandle, Vis.
5.6 Bestillingsreturer
Bestillingsreturer benyttes for å ha en fastlagt rutine for håndtering av returer mot leverandører.
I rollesenter Ordrebehandler finnes denne rutinen under:
Her tastes Ny for opprettelse av nye Bestillingsreturer på vanlig måte.
Her fylles det ut relevant informasjon på linje med en bestilling.
Det ligger et felt, Årsaksspor, som kan være et informasjonsfelt i oversiktsbildet hvis ønskelig.
Dette er en underliggende tabell der dere selv kan opprette ønskede verdier.
Bestillingslinjer.
Følgende felter er spesielle for en bestillingsretur:
Returårsakskode: Dette er annen årsak enn det som ligger i hodet, da denne koden kan variere fra linje til linje. Her kan dere legge inn nye koder etter behov.
Returant. Som skal lev. Her legger du inn det antallet som skal returneres. Det er mulig å foreta delreturer ved å angi et annet antall enn det som ligger som Antall på linjen.
Fakturer(antall) Antall som blir kreditert fra leverandør.
For behandling av bestillingsreturer, veldes Bøkføring i hodet.
Ved bokføring av Lever, blir varelager redusert med antall angitt i feltet Returant. Som skal lev.
Når kreditnota mottas, velges Fakturer i detet bildet.
Etter bokføring, kan dere se returer som en bevegelse på varer inkl. Returårsakskoder.
6 Økonomi
6.1 Grunnregistre
6.2 Dimensjoner
6.3 Rapportering
6.4 Likviditetsstyring
6.5 Budsjett
6.6 Valuta
6.7 Periodisering
6.8 Scanning (Document Capture)
6.9 Elektronisk faktura (EHF)
7 Prosjekt
Løsningen er basert på standard prosjektmodul i BC med tillegg av Oseberg Avansert Prosjekt.
7.1 Prosjektmaler
Det er opprettet noen Projektmaler som skal gjenspeile kalkyleskjema på de forskjellige prosjekter Noble utfører.
Når det skal opprettes nye prosjekter, er det viktig at riktig mal velges.
Disse malene ligger inne som alternativer:
7.2 Opprette Prosjekt
Opprettelse av nye prosjekter gjøres på følgende måte med hjelp av en veiviser.
Du kommer da inn i en veiviser som hjelper deg å opprette et nytt prosjekt.
Under fane Grunnleggende velger du hvilket prosjektnummer det nye prosjektet skal ha:
a. Ved bruk av nummerserie tildeles neste ledige nummer ut fra en nummerserie.
b. Hvis du skriver noe i feltet Prosjektnr., vil det nye prosjektet få denne verdien som prosjektnr.
c. Beskrivelse vil være selve beskrivelsen på prosjektet. Skal beskrive prosjektet best mulig.
d. Faktura til kundenr. Angir kundenr. til oppdragsgiver.
Normalt vil dette være kunde som skal faktureres fra prosjektet, men dette kan angis andre steder i prosjektet. (Det kan være flere kunder på samme prosjekt)
e. Faktura til kontakt angir kontaktperson hos kunden hvis dette er registrert i kontaktregisteret.
Under fane Mal, velger du hvilken prosjektmal du ønsker å benytte ved opprettelse av det nye prosjektet.
Under fane Detaljer, kan du legge til informasjon: Ansvarlig person, Prosjektleder, Start- og Slutt-dato og Bokføringsgruppe – prosjekt.
Dette er informasjon som ligger på det nye prosjektet med muligheter for filtrering i egendefinerte skjermbilder.
Velg Fullfør når du har registrert ønsket informasjon, og det nye prosjektet blir opprettet.
Gå inn på det nye prosjektet og legg til tilleggsinformasjon hvis ønskelig.
Merkede felter skal alltid fylles ut.
Status vil alltid være Forespørsel mottatt ved opprettelse, og skal oppdateres med alternative verdier etter hvert som prosessen i prosjektet skrider frem.
Sannsynlighet% vil beregne en verdi ut fra Kontraktsverdi angitt i fane Bokføring.
Under fane Oppgaver, ligger alle oppgaver som er hentet fra valgt prosjektmal.
Prosjektoppgavenr. skal gjenspeile kalkyleskjema som prosjektet er kalkulert med.
Dette fordi det skal kunne importeres budsjetter og planleggingslinjer fra kalkyleskjema.
Hvis det er et prosjekt som avviker fra malen, er det mulig å legge til nye prosjektoppgavenr., men vil da ikke kunne importeres fra en kalkylemal.
Under fane Bokføring på prosjektet, legges som minimum en et Kontraktsbeløp, og man overstyrer Påslag salgsverdi i % hvis dette avviker fra det som foreslås fra det generelle oppsettet.
Under fane VIA, ligger det et felt som angir hvilken status prosjektet har.
Dette er et standard felt i systemet, og status angitt overfor er et tilpasset felt.
Status har følgende verdier:
a. Planlegging: Denne vil alltid settes når det opprettes et nytt prosjekt.
b. Tilbud: Benyttes ikke.
c. Åpen: Prosjektet må alltid ha denne status for å kunne henføre kostnader til prosjektet (timer og materiell)
d. Fullført: Nå et prosjekt er ferdigstilt, endres status til Fullført. Det er da ikke mulig å henføre flere kostnader til prosjektet.
Under fane Faktura og levering er det mulig å angi en leveringsadresse hvis denne avviker fra adresse til kunde angitt tidligere.
7.3 Planlegge prosjekt
Så snart prosjektet er opprettet, kan planleggingsfasen begynne.
Denne er delt i 2, nemlig Prosjektbudsjetter og Prosjekt planleggingslinjer.
7.3.1 Prosjektbudsjett.
Manuell opprettelse av prosjektbudsjett.
Det er mulig med flere budsjettversjoner på hvert prosjekt.
Rutine for budsjett finner du her.
Og følgende alternativer dukker opp.
Først må man opprette en budsjettversjon med kode og navn.
Deretter velger man Linje i menyen for å komme inn i selve budsjettbildet.
Her legger man inn en eller flere linjer pr. prosjektoppgavelinje med linjetype=Budsjett.
Hvis man ønsker å tidsbestemme budsjettet, legger man inn flere linjer med forskjellig planleggingsdato.
Under Type, kan man velge både Ressurs (for timer) og vare eller finanskonto for andre type kostnader.
Det er ikke vanlig å legge budsjettet ned på varenivå, men kan selvsagt gjøres.
Import av prosjektbudsjett:
Det er tilpasset en rutine for import av prosjektbudsjett fra kalkyleark som benyttes i Noble, og denne finner du her.
NB! Du må stå på det prosjektet du skal importere til i BC.
Du kommer da inn i dette bilde der du velger hvilket excel-ark du skal importere fra.
Her kan du slippe en fil i ruten eller du kan klikke i ruten for å velge en fil.
Her må du velge hvilken fane i excel-arket du skal importere fra.
Når dette er gjort, vil du finne igjen budsjettet på samme sted som beskrevet overfor med manuelt angitt budsjett.
7.3.2 Prosjektplanleggingslinjer.
Under prosjektplanleggingslinjer planlegger du:
a. Innkjøp til prosjektet
b. Forbruk av varer fra eget lager
c. Evt. planlegging av personell i et prosjekt hvis det er aktuelt
d. Fakturering til kunde
e. Leveranser i et prosjekt
Prosjektplanleggingslinjene finner du enten for prosjektet totalt
Eller på hver prosjektoppgavelinje
I eksemplet overfor er det lagt inn 3 planleggingslinjer som gjelder planlagte milepælsfaktura og 2 linjer med materiell.
Linjetype sier om linjen er en faktura til kunde (Fakturerbar) eller om det er noe som skal forbrukes (Budsjett) i prosjektet (fra lager eller innkjøp).
Linjer med linjetype=Fakturerbar kan enten legges inn manuelt eller kan importeres fra kalkylearket.
Import fra kalkyleark finner du her.
Prosjektplanleggingslinjer hentes alltid fra fane Ass i kalkylemalen.
Funksjoner knyttet til prosjektplanleggingslinjer er:
Opprett Prosjektkladdelinje.
Denne brukes når det skal brukes komponenter/materiell fra eget lager.
På planleggingslinjen ligger totalt antall som er planlagt brukt i feltet Antall, og i kolonne Antall som skal overføres til kladd angis hvor mange som denne gang skal forbrukes i prosjektet. Feltet fylles ut før di velger funksjonen.
Status på planleggingslinjen.
Det ligger et felt for status for innkjøp på planleggingslinjen, og ved opprettelse vil denne alltid ha status=Åpen.
For å kunne opprette en bestilling på aktuell linje, må status settes til Frigitt.
Opprett bestilling/bestillingsforslag.
Når status er endret til Frigitt, kan planleggingslinjen overføres til en bestilling eller til et bestillingsforslag.
For overføring til en bestilling, må det angis hvilken leverandør bestillingen skal mot.
Når bestilling/bestillingsforslaget er opprettet, vil det være en referanse til aktuelt dokument på linjen.
Og man kan gå direkte til aktuelt dokument med egne valg i menyen eller ved å taste på referansenr.
Hvis f.eks. bestillingen blir feil, er det viktig at bestillingen slettes, retter opp planleggingslinjen og oppretter bestilling på nytt. Dette for å unngå at bestilling ikke er lik det som ligger på planleggingslinjen.
Innkjøpsprosessen videre er standard, og viser til egen rutinebeskrivelse for dette.
Opprett salgsfaktura/salgskreditnota.
For planleggingslinjer med Linjetype=Fakturerbar, kan det opprettes faktura/kreditnota til kunde.
Kundenr. som faktura skal utstedes til, hentes fra prosjektet, men kan overstyres på linjen.
Hvis du skal fakturere bare deler av planleggingslinjen (delfakturering), kan dette endres i feltet Ant. som skal overføres til faktura.
Bokføringsdato i dette bildet sjekker planleggingsdato på planleggingslinjen, og denne datoen må være lik eller mindre enn Bokføringsdatoen på faktura/kreditnota.
Det opprettes så en faktura/kreditnota som legger seg sammen med evt. andre faktura/kreditnota som er opprettet i BC.
Du kan se på planleggingslinjer om de er fakturert eller ikke.
Opprette tilbud fra prosjektplanleggingslinjer.
Denne funksjonen brukes til forskjellige dokumenter man måtte ha behov for i prosjektsammenheng, f.eks. Tilbud, Ordrebekreftelse, Proforma-faktura, Følgeseddel.
Du angir hvor mange du ønsker overført/sendt i kolonnen for Levere antall, og så snart dokumentet er opprettet, vil dette vise i kolonne Ant. sendt.
Du kan gå til selve dokumentet med å trykke på antallet i Ant. sendt.
7.4 Kontraktslinjer
7.5 Melde forbruk
7.6 Fakturering i Prosjekt
7.7 Varer i arbeid (VIA)
7.8 Avslutte Prosjekter
8 Tidsregistrering
8.1 Generiske oppgaver
8.2 Timelister
...
Avansert prosjekt oppsett
Felt | Beskrivelse |
Mal Kundenr | Dummy kundenr som skal benyttes i malene (BC krav til kundenr) |
Nummerserie tilbuc | |
Påslag salgsverdi i % | Verdi arves til Prosjekt og kan endres per prosjekt. Ved bokføring av Kjøpsfaktura knyttet til prosjekt, vil Prosjektpost, felt Enhetspris, få Beløp = Enhetskost * Påslag. |
Opprette finansposter | Timeføring i prosjektkladd med type Ressurs, kan danne Finansposter i tillegg til Prosjektposter |
Årsakskode for finans | Revisjonsmerke for timer i finans |
Kladdemal | Kladd i Bestillingsforslag |
Bunkenavn | Bunke i Bestillingsforslag |
Opprett Prosjekdimensjon | Når det opprettes nytt prosjekt, kan man få opprettet tilsvarende nr som dimensjon |
Dimensjon for prosjekt | Hvilken Dimensjon Prosjektverdien skal opprettes i |
2.1.2.Bokføringsgruppe-Prosjekt
Bokføringsgruppe prosjekt må være utfylt på prosjekt kortet før man kan bokføre. Oppgaven til bokføringsgrupper - Prosjekt er å definere hvilke finanskonti som benyttes ved
Avsetning av varer i arbeid
Realisering av kostnader/inntekter på prosjektet
Salgskonto for Prosjektposter av Type Finans
...
Felt | Beskrivelse |
Kode | Koden for bokføringsgruppe prosjekt. Bør navngis på en måte som identifiserer prosjekttypen. |
VIA-forbrukskonto | Når prosjektposten er av type Forbruk inneholder dette feltet finanskontoen som kostnadsavsetningen skal føres på. Normalt vil dette være en balansekonto, men det er ikke noe krav. |
VIA-salgskonto | Når prosjektposten er av type Salg inneholder dette feltet finanskontoen som inntektsavsetningen skal føres på. Normalt vil dette være en balansekonto, men det er ikke noe krav. |
Forbrukskonto(resultat) For prosjekt | Når Forbruksposter realiserers føres kostnaden på finanskontoen som er angitt i dette feltet. Normalt en resultatkonto. |
Salgskonto for prosjekt | Når Salgsposter realiserers føres kostnaden på finanskontoen som er angitt i dette feltet. Normalt en resultatkonto |
Salgsutgiftskonto (kontrakt). | Kontoen i dette feltet benyttes når man fører en Forbrukspost på prosjektet som skal viderefaktureres når type = Finans på prosjektposten. Eks. Vi bokfører en kjøpsfaktura for transport, fakturalinjen er av type finans og kontonummeret er 4060 - Frakt, toll og spedisjon, kost = 500 Kr. Dette skal viderefaktureres til Kr. 700. Kontraktlinjen systemet oppretter på prosjektet vil da være Type=Finans og Nr = Salgsutgiftskonto (kontrakt), fordi vi ikke ønsker omsetningen på en kjøpskonto.
|
Prosjektforbruks- bokføring | Feltet bestemmer hva som er grunnlaget for å avsette til VIA forbrukskonto og VIA salgs konto. Er verdien INGEN vil det ikke bli avsatt noe. Er verdien KOSTPRISER vil prosjektpostens Kostverdi(NOK) være grunnlaget for forbruksposter, mens prosjektpostens Salgsbeløp(NOK) er grunnlaget for avsetning av fakturert beløp. Er verdien SALGSPRISER vil prosjektpostens Salgspris(NOK) være grunnlaget for forbruksposter, mens prosjektpostens Salgsbeløp(NOK) er grunnlaget for avsetning av fakturert beløp.
|
Resultatregn.bokf. | Dette feltet forteller når vi kan flytte verdier fra balansen til resultat. Er verdien INGEN vil vi ikke kunne tilbakeføre avsetninger. Dette vil være relevant å sette på prosjekter som skal aktiveres. Er verdien LØPENDE vil vi ikke kunne tilbakeføre avsetninger når vi måtte ønske. Er verdien VED AVSLUTTNING vil vi ikke kunne tilbakeføre avsetninger før prosjektets status = Avsluttet. |
Løpende inntekt | Hvis dette feltet er avkrysset vil systemet benytte forbrukspostens salgspris (NOK) som grunnlag for å realisere inntekter. Denne metoden er kun egnet for prosjekter som faktureres i henhold til forbruk. |
Liten Fastpris | Brukes på små fastpris prosjekt. Gir samme behandling som Løpende inntekt, med unntak av at realisert salgsbeløp er begrenset til kontraktsbeløp (NOK) som er angitt på prosjektkortet. |
Basert på ferdiggrad | Hvis dette feltet er avkrysset blir kostnader og inntekter realisert basert på vurdert ferdiggrad i forhold til prognose for inntekt og kost ved prosjektets ferdigstillelse. |
Hvis en bruker forsøker å endre «Bokføringsgruppe prosjekt» når arbeidet er i gang, vil dette bare kunne gjøres hvis det ikke er beregnet og/eller bokført VIA på prosjektet
2.5. Dokument aggregering oppsett
Søk opp Document - Aggregering oppsett
Ved førstegangsoppsett kan man trykke på “Opprett standard aggregeringsoppsett”
...
Per prosjekt er det da mulig å velge Aggregering for faktura. Valget ligger under fanen “Faktura og levering”
2.2. Prosjektmaler
Det er mulig å opprette Prosjektmaler for ulike prosjekttyper.
Når det skal opprettes nye prosjekter, er det viktig at riktig mal velges.
Eksempler på prosjektmaler:
...
2.3. Opprette Prosjekt Fakturamaler
Søk opp Prosjekt fakturamaler.
Her kan det defineres ulike fakturamaler for terminkontrakter. Legg inn kode og Beskrivelse. Trykk deretter på Fakturamallinjer.
...
Registrer Beskrivelse og Prosent fordeling.
...
Funksjonen benyttes fra Prosjektplanleggingslinjer.
2.4. Opprette Prosjekt
2.4.1. Veiviser fra Prosjektlisten
Opprettelse av nye prosjekter gjøres fra Prosjektlisten. Trykk på Ny i menyen.
...
Du kommer da inn i en veiviser som hjelper deg å opprette et nytt prosjekt.
...
Under fane Grunnleggende velger du hvilket prosjektnummer det nye prosjektet skal ha:
a. Ved bruk av nummerserie tildeles neste ledige nummer ut fra en nummerserie.
b. Hvis du skriver noe i feltet Prosjektnr, vil det nye prosjektet få denne verdien som prosjektnr.
c. Beskrivelse vil være selve beskrivelsen på prosjektet. Skal beskrive prosjektet best mulig.
d. Faktura til kundenr. Angir kundenr. til oppdragsgiver.
Normalt vil dette være kunde som skal faktureres fra prosjektet, men dette kan angis andre steder i prosjektet. (Det kan være flere kunder på samme prosjekt)
e. Faktura til kontakt angir kontaktperson hos kunden hvis dette er registrert i kontaktregisteret.
...
Under fane Mal, velger du hvilken prosjektmal du ønsker å benytte ved opprettelse av det nye prosjektet.
Under fane Detaljer, kan du legge til informasjon: Ansvarlig person, Prosjektleder, Start- og Slutt-dato og Bokføringsgruppe – prosjekt.
Dette er informasjon som ligger på det nye prosjektet med muligheter for filtrering i egendefinerte skjermbilder.
Velg Fullfør når du har registrert ønsket informasjon, og det nye prosjektet blir opprettet.
Gå inn på det nye prosjektet og legg til tilleggsinformasjon hvis ønskelig.
...
Merkede felter skal alltid fylles ut.
Status vil alltid være Forespørsel mottatt ved opprettelse, og skal oppdateres med alternative verdier etter hvert som prosessen i prosjektet skrider frem.
Sannsynlighet % vil beregne en verdi ut fra Kontraktsverdi angitt i fane Bokføring.
Under fane Oppgaver, ligger alle oppgaver som er hentet fra valgt prosjektmal.
...
Prosjektoppgavenr. skal gjenspeile kalkyleskjema som prosjektet er kalkulert med.
Dette fordi det skal kunne importeres budsjetter og planleggingslinjer fra kalkyleskjema.
Hvis det er et prosjekt som avviker fra malen, er det mulig å legge til nye prosjektoppgavenr., men vil da ikke kunne importeres fra en kalkylemal.
Under fane Bokføring på prosjektet, kan du legge inn Kontraktsbeløp, og man overstyrer Påslag salgsverdi i % hvis dette avviker fra det som foreslås fra det generelle oppsettet.
...
Under fane VIA, ligger det et felt som angir hvilken status prosjektet har.
Dette er et standard felt i systemet, og status angitt overfor er et tilpasset felt.
...
Status har følgende verdier:
a. Planlegging: Denne vil alltid settes når det opprettes et nytt prosjekt.
b. Tilbud: Benyttes ikke.
c. Åpen: Prosjektet må alltid ha denne status for å kunne henføre kostnader til prosjektet (timer og materiell)
d. Fullført: Nå et prosjekt er ferdigstilt, endres status til Fullført. Det er da ikke mulig å henføre flere kostnader til prosjektet.
Under fane “Faktura og levering” er det mulig å angi en leveringsadresse hvis denne avviker fra adresse til kunde angitt tidligere.
...
2.4.2. Opprette prosjekt fra Tilbud
Oppsett
Søk opp Avansert prosjekt oppsett. Her defineres:
Hvilken kode man ønsker for første budsjettversjon som opprettes ved opprettelse av prosjekt.
Hvilken Prosjektmal det skal være mulig å mappe tilbudslinjer mot
Funksjonalitet
Søk opp Tilbud for å gå til Tilbudslisten.
Velg Ny og utarbeid Tilbud. Tilbudslinjer kan mappes mot Prosjektoppgaver fra Prosjektmal definert over.
Prosjekt opprettes ved å trykke på «Opprett prosjektbudsjett» i menyen.
...
Funksjonen starter Veiviser for prosjekt og feltet Faktura til-kundenr fylles ut med tilsvarende felt fra Tilbudet.
...
Brukeren trykker på Mal for å legge inn Prosjektmal
...
Brukeren trykker på Detaljert for eventuelt registrere mer detaljer om prosjektet (Ikke obligatorisk og kan fylles ut av andre senere).
Brukeren trykker på Fullfør og prosjektet etableres.
...
Når prosjektet er etablert, vil også Prosjektoppgaver fra prosjektet bli tilgjengelig i Tilbudslinjer, felt Prosjektoppgaver (kan være annerledes enn standard prosjektmal).
...
Her må brukeren mappe opp hvilke oppgave hver linje skal matches mot. Når mapping er utført, trykker brukeren på «Opprette budsjett» i linjemenyen.
...
Siden Budsjettlinjer åpnes.
Ved endringsordre er det mulig å lage nytt tilbud og tilordne dette til eksisterende prosjekt. Prosjektnr må da legges til i Tilbudshode og Tilbudslinjer må tilordnes til prosjektoppgaver som beskrevet over. Deretter kan Budsjettlinjene opprettes ved å trykke på “Opprett prosjektbudsjettlinjer” i linjemenyen til Tilbudet.
2.4.3. Hovedprosjekt
På prosjektkort, fane Generelt, er det mulig å definere et prosjekt som Hovedprosjekt.
...
Andre prosjekt med samme kunde, kan deretter knyttes opp til hovedprosjektet.
Det er også mulig samlefakturere prosjekter som er knyttet sammen med et Hovedprosjekt.
2.4.4. Legge til Prosjektoppgaver
Når et prosjekt opprettes fra enten Tilbud eller direkte fra Prosjekt, må man ikke velge mal i veiviser. Fra Tilbud er det en funksjon i hodemenyen, for å legge til Prosjektoppgaver fra malene.
Bruker velger hvilke linjer som skal inn på prosjekt ved å holde inne ctrl tast.
Tilsvarende funskjon finnes på prosjekt linjemeny
2.5. Planlegge prosjekt
Så snart prosjektet er opprettet, kan planleggingsfasen begynne.
Denne er delt i 2, nemlig Prosjektbudsjetter og Prosjekt planleggingslinjer.
2.5.1 Prosjektbudsjett
Opprettelse av prosjektbudsjett.
Det er mulig med flere budsjettversjoner på hvert prosjekt.
Rutine for budsjett finner du her.
...
Og følgende alternativer dukker opp.
...
Først må man opprette en budsjettversjon med kode og navn.
Deretter velger man Linje i menyen for å komme inn i selve budsjettbildet.
...
Her legger man inn en eller flere linjer pr. prosjektoppgavelinje med linjetype=Budsjett.
Hvis man ønsker å tidsbestemme budsjettet, legger man inn flere linjer med forskjellig planleggingsdato.
Under Type, kan man velge både Ressurs (for timer) og vare eller finanskonto for andre type kostnader.
Det er ikke vanlig å legge budsjettet ned på varenivå, men kan selvsagt gjøres.
2.5.2 Prosjektplanleggingslinjer.
Under prosjektplanleggingslinjer planlegger du:
a. Innkjøp til prosjektet
b. Forbruk av varer fra eget lager
c. Evt. planlegging av personell i et prosjekt hvis det er aktuelt
d. Fakturering til kunde
e. Leveranser i et prosjekt
Prosjektplanleggingslinjene finner du enten for prosjektet totalt
...
Eller på hver prosjektoppgavelinje
...
I eksemplet overfor er det lagt inn 3 planleggingslinjer som gjelder planlagte milepælsfaktura og 2 linjer med materiell.
Linjetype sier om linjen er en faktura til kunde (Fakturerbar) eller om det er noe som skal forbrukes (Budsjett) i prosjektet (fra lager eller innkjøp).
Linjer med linjetype=Fakturerbar kan enten legges inn manuelt eller ved hjelp av Faktura maler.
Funksjoner knyttet til prosjektplanleggingslinjer er:
...
Opprett Prosjektkladdelinje.
Denne brukes når det skal brukes komponenter/materiell fra eget lager.
På planleggingslinjen ligger totalt antall som er planlagt brukt i feltet Antall, og i kolonne Antall som skal overføres til kladd angis hvor mange som denne gang skal forbrukes i prosjektet. Feltet fylles ut før di velger funksjonen.
...
Status på planleggingslinjen.
Det ligger et felt for status for innkjøp på planleggingslinjen, og ved opprettelse vil denne alltid ha status=Åpen.
For å kunne opprette en bestilling på aktuell linje, må status settes til Frigitt.
...
Opprett bestilling/bestillingsforslag.
Når status er endret til Frigitt, kan planleggingslinjen overføres til en bestilling eller til et bestillingsforslag.
For overføring til en bestilling, må det angis hvilken leverandør bestillingen skal mot.
...
Når bestilling/bestillingsforslaget er opprettet, vil det være en referanse til aktuelt dokument på linjen.
...
Og man kan gå direkte til aktuelt dokument med egne valg i menyen eller ved å taste på referansenr.
Hvis f.eks. bestillingen blir feil, er det viktig at bestillingen slettes, retter opp planleggingslinjen og oppretter bestilling på nytt. Dette for å unngå at bestilling ikke er lik det som ligger på planleggingslinjen.
Innkjøpsprosessen videre er standard, og viser til egen rutinebeskrivelse for dette.
Opprette tilbud fra prosjektplanleggingslinjer.
Denne funksjonen brukes til forskjellige dokumenter man måtte ha behov for i prosjektsammenheng, f.eks. Tilbud, Ordrebekreftelse, Proforma-faktura, Følgeseddel.
...
Du angir hvor mange du ønsker overført/sendt i kolonnen for Levere antall, og så snart dokumentet er opprettet, vil dette vise i kolonne Ant. sendt.
Du kan gå til selve dokumentet med å trykke på antallet i Ant. sendt.
...
Opprette bestillingsforslag for lagervarer fra prosjekt
Menyvalg for å gå Bestillingsforslag fra Prosjektplanleggingslinje
Bilde xxx
Benyttes for behov som man ser under planlegging av prosjektet, men som ikke skal være prosjektspesifikk.
Kladd defineres i Avansert prosjekt oppsett.
2.6. Fakturering i Prosjekt
2.6.1. Fast pris terminer
På Prosjektkortet og fanen Bokføring, kan du legge inn Fakturamalkode, totalt kontraktsbeløp og standard prosjektoppgave for fakturering.
...
Deretter går du til Prosjektplanleggingslinjer og velger “Opprette fastprisfakturalinjer”
...
Da vil det opprettes fakturerbare linjer for prosjektet basert på Kontraktsbeløp og Fakturamalkode.
...
Det er også mulig å legge inn kontraktsbeløp i valuta.
Terminene vil da bli opprettet i valuta
Ønsker du å låse kursen til en fast kurs, kan du også benytte feltet “Valutafaktor for prosjekt”
2.6.2. Opprett salgsfaktura/salgskreditnota.
For planleggingslinjer med Linjetype=Fakturerbar, kan det opprettes faktura/kreditnota til kunde.
Kundenr. som faktura skal utstedes til, hentes fra prosjektet, men kan overstyres på linjen.
...
Hvis du skal fakturere bare deler av planleggingslinjen (delfakturering), kan dette endres i feltet Ant. som skal overføres til faktura.
...
Bokføringsdato i dette bildet sjekker planleggingsdato på planleggingslinjen, og denne datoen må være lik eller mindre enn Bokføringsdatoen på faktura/kreditnota.
Det opprettes så en faktura/kreditnota som legger seg sammen med evt. andre faktura/kreditnota som er opprettet i BC.
Du kan se på planleggingslinjer om de er fakturert eller ikke.
...
2.6.3. Prosjekt fakturering, ulik avgift på samme kunde - Endre Bokføringsgrupper
Når faktura/kreditnota opprettes fra prosjekt, kan man overstyre Bokføringsgruppe-firma fra kunde definert på prosjektet. Planleggingslinjer med Linjetype Fakturerbar, markeres og funksjonen for “opprette salgsfaktura” (eller Salgskreditnota) velges.
...
I dialog boksen som kommer opp, kan du velge å endre Bokføringsgruppe-Firma
...
Faktura opprettes med valget du har gjort.
2.6.4 Fast pris med valuta - manuell innleggelse av prosjektplanleggingslinjer
Dersom du skal fakturere ut i valuta og ikke ønsker å bruke fakturamal, kan dette legges inn direkte på Prosjektoppgavelinjene. Velg Prosjektoppgave og legg inn Valuta som vist under. Hvis du ikke legger inn kurs, vil kurs fra valutatabellen benyttes ved opprettelse av prosjektplanleggingslinje.
...
Alternativet er å gå til Prosjektplanleggingslinjer og legge inn valutakode direkte på linjen du oppretter.
2.6.5. Aggregering av Prosjektfakturaer “etter regning”/”løpende”
Prosjekter hvor kostnader som registreres også skal opprette et fakturagrunnlag. For hver bokførte prosjektpost, opprettes det også en Prosjektplanleggingslinje med Type = Fakturerbar. Aggregeringsfunksjonen grupperer linjene etter et sett med regler, ved opprettelse av salgsfaktura/kreditnota.
Oppsett
Søk på “Dokument aggregering Oppsett”. For prosjekt skal to linjer som vist under, være satt opp.
...
Ressursgrupper med samme prisbilde, kan kobles sammen for å danne en mer oversiktlig faktura til kunden.
...
Prosjektet må ha Bokføringsgruppe-vare som er merket Belastbar på prosjekthode eller definert per prosjektoppgave.
...
Dersom prosjektet skal faktureres ut i Valuta, må feltene vist under fra Bokføringsfanen, være fylt ut.
...
Når det bokføres en prosjektpost, opprettes en Prosjektplanleggingslinje med Linjetype = Fakturerbar og merkes med Valutakode og omregnes med kursen definert på Bokføringsfanen på prosjektkortet.
Prosjektoppgaver med Prosjektoppgavetype = Fra-Sum, vil vises på faktura som egne overskrifter og tilhørende fakturerbar linjer, vil summeres opp under “tilhørende Fra-Sum.
“Aggregerings nr”, Felt på prosjekt, må være utfylt.
...
Behandling
Faktura opprettes fra Prosjektplanleggingslinjer (beskrevet tidligere i dokumentet).
Bokført salgsfaktura vil vise detaljerte linjer.
Aggregerte linjer vil vise grupperingen som er definert og Faktura utskrift og EHF, baserer seg på disse linjene.
Uttak fra lager blir samlet i en sum og vises på linjen med Beskrivelse “Medgått materiell”.
Komponent varer vises enkeltvis (se eget avsnitt)
Type Finans blir samlet i en sum per
...
Behandling etter bokføring av faktura
Dersom prosjekt ikke er merket med Aggregeringskode ved opprettelse- og bokføring av salgsfaktura, kan du fra det bokførte bilaget legge dette til i feltet Aggregert linjenr. Trykk på “Opprett dokument” og legg til Aggreger linjenr kode.
...
Deretter bruk de nye knappene under “Skriv ut / Send” menyen som vist under neste avsnitt. Utskrift vil automatisk endres utfra om det finnes aggregerte linjer og kode eller ikke.
Behandling etter bokføring av Kreditnota
Dersom prosjekt ikke er merket med Aggregeringskode ved opprettelse- og bokføring av kreditnota, kan du fra det bokførte bilaget legge dette til i feltet Aggregert linjenr. (Eventuelt slette koden ved drilldown på Boks med tre prikker). Deretter bruk de nye knappene under “Skriv ut / Send” menyen som vist under. Utskrift vil automatisk endres utfra om det finnes aggregerte linjer og kode eller ikke.
2.7. Varer i arbeid (VIA)
2.8. Avslutte Prosjekter
3. Service
3.1. Aggregerte linjer
Ved opprettelse av service faktura kan linjene som oppstår være vanskelig å for sluttkunde å tyde. Aggregerte linjer gir deg mulighet til å gruppere linjer slik du ønsker at din faktura skal fremstå.
3.1.1. Oppsett
Søk etter aggergering oppsett
...
Her kan man sette opp forskjellige aggregeringsmaler.
...
3.1.2. Service faktura
Aggregering velges med “Aggregert linje” feltet på faktura hodet. Det kan velges i kladden og opprettes ved bokføring, eller hentes direkte på den bokførte fakturaen. Knappene “Vis aggregerte linjer” og “Generer aggregerte linjer” gir deg en visuell oversikt over linjene som skal skrives ut.
...
3.1.3. Faktura linjer
Opprinnelige fakturalinjer:
...
Aggregerte fakturalinjer:
...
3.1.4. Faktura rapport
Ved utskrift, pdf på e-post eller sending av ehf vil layout baseres på oppsettet om “Aggregert linje” fylles inn. Om feltet ikke er fylt inn, skrives standard rapport ut.
...
4. Annen funksjonalitet
4.1 Inng. faktura match - Endre bokføringsgrupper på bokført mottak
Når det er avvik mellom Faktura og Bokførte mottakslinjer på f.eks “Betal til Leverandør”, vil ikke mottakslinjer og bestillingslinjer vises i bildet hvor du gjør match.
Da må du gå til Bokført mottak og endre parametere vha ”Oppdater Dokument”
...
Følgende valg er mulig å endre.
...
Etter endring skal det være mulig å plukke opp mottakslinjer fra Match.
| Change History |
|---|