1................ GRUNNDATA.. 7
1.3............. Leverandør 22
2.1............. Kontakter/kundeemner 27
2.2............. Aktiviteter/gjøremål 30
2.2.1.......... Opprette betalingsplan. 30
2.2.2.......... Etablere salgsordre. 31
2.3............. Salgsmuligheter 32
2.4............. Samhandling. 32
2.7............. Opprette tilbud i Salgsforløp. 32
2.8............. Integrasjon MS Outlook. 32
2.9............. Rapportering. 32
3.1.1.......... Opprette salgstilbud. 33
3.2............. Sende Tilbud. 34
3.3............. Arkivering av Tilbud. 34
3.4............. Rammeordrer 34
3.5............. Salgsordre. 34
3.5.1.......... Konvertere Tilbud til Salgsordre. 34
3.5.2.......... Opprette Salgsordrer manuelt 34
3.5.3.......... Kopiere salgsdokument til Salgsordre. 34
3.6............. Ordrebekreftelse. 34
3.7............. Montere mot Salgsordre. 34
3.8............. Levering fra Salgsordre. 34
3.9............. Fakturering av Salgsordre. 35
4................ Salg returer / Kreditering. 35
4.1............. Salgskreditnota. 35
4.2............. Ordrereturer 35
4.3............. Årsakskoder 35
4.4............. Mottaksdokumenter 35
4.5............. Ny Salgsordre for erstatningsvarer 35
4.6............. Leverandør-relaterte dokumenter 35
4.7............. Kreditere Ordre. 35
5.1............. Bestillingsforslag. 36
5.1.1.......... Det er lagt inn planleggingslinje i prosjekt 37
5.1.2.......... Supplere varelager etter parametere på varekortet/salgsordrer 37
5.2............. Forespørsel 38
5.3............. Bestilling. 40
5.3.1.......... Bestillingshodet. 40
5.3.2.......... Bestillingslinjer. 43
5.4............. Sende bestilling til leverandør 45
5.5............. Varemottak. 47
5.6............. Bestillingsreturer 50
6.1............. Grunnregistre. 53
6.2............. Dimensjoner 53
6.3............. Rapportering. 53
6.4............. Likviditetsstyring. 53
6.7............. Periodisering. 53
6.8............. Scanning (Document Capture) 53
6.9............. Elektronisk faktura (EHF) 53
7................ Prosjekt. 54
7.1............. Prosjektmaler 54
7.2............. Opprette Prosjekt 54
7.3............. Planlegge prosjekt 60
7.3.1.......... Prosjektbudsjett. 60
7.3.2.......... Prosjektplanleggingslinjer. 62
7.4............. Kontraktslinjer 68
7.5............. Melde forbruk. 68
7.6............. Fakturering i Prosjekt 68
7.7............. Varer i arbeid (VIA) 68
7.8............. Avslutte Prosjekter 68
8................ Tidsregistrering. 68
8.1............. Generiske oppgaver 68
8.2............. Timelister 68
| Table of Contents |
|---|
1 GRUNNDATA
...
1.1 Vare
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Nr. | Ja | Genereres med å klikkes på knappen Ny i båndet for ny vare. Enter gir neste ledige nummer i nummerserie for varer, eller du kan angå et nummer manuelt hvis du selv ønsker å tildele hvilket nummer du ønsker å benytte for den nye varen. |
Beskrivelse | Ja | Feltet er på maks 50 tegn. Fylles ut iht. firmaets terminologi. |
Sperret |
| Angir at den relaterte posten er blokkert fra å bli bokført i transaksjoner, for eksempel at en vare blir plassert i karantene |
Type | Ja | Skiller mellom lagervare, ikke lagervare og tjenestevare |
|
|
|
Lagerenhet | Ja | Drilldown for valg av aktuell lagerenhet. |
GTIN |
| Angir GTIN (Global Trade Item Number) for varen. GTIN brukes for eksempel sammen med strekkoder for å spore varer, samt ved elektronisk sending og mottak av dokumenter. GTIN-nummeret inneholder vanligvis et UPK-nummer (universell produktkode) eller et EAN-nummer (europeisk artikkelnummer). |
Varekategorikode | Ja | Angir hvilken Varekategori denne varen tilhører. Kan angi attributter på dette nivå som arves ned til varer som kobles mot aktuell varekategori. |
Automatisk utv. Tekster | Nei | Merkes av hvis det er ønskelig at utvidede tekster automatisk skal komme med på diverse dokumenter. |
Kjøpskode | Nei | Angir koden for en bestemt leveringsmåte, for eksempel direkte levering. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Hyllenr | Nei | Angir hvor du finner varen i lageret. Dette er bare til informasjon. Bruk hyllekoder under Lokasjoner hvis det skal være funksjonalitet rundt hyller. |
Søkebeskrivelse | Ja | Angir en søkebeskrivelse du bruker til å finne varen i lister. Beskrivelse kopieres automatisk hit, men kan overstyres. |
Lagerbeholdningsvarsel | Ja | Angir om det vises en advarsel når du angir et antall i et salgsdokument som bringer varens lager under null. |
Forhindre negativ beholdning | Ja | Angir om du kan bokføre en transaksjon som tar varens lager under null. Negativt lager forhindres alltid for transaksjoner av typen forbruk og overføring. |
Overmottakskode | Nei | Angir policyen som skal brukes for varen hvis det mottas flere varer enn bestilt. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Lagermetode | ja | Angir hvordan varens kostnadsflyt registreres, og om en faktisk eller budsjettert verdi kapitaliseres og brukes i kostnadsberegningen. Det vanlige er FIFO. |
Enhetskost | Ja | Angir kostnaden for én enhet av varen eller ressursen på linjen. |
Indirekte kost-% | Nei | Angir prosentandelen av varens siste kjøpskost som inkluderer indirekte kostnader, for eksempel frakt som er knyttet til kjøpet av varen. |
Siste kjøpspris/prod.kost | Ja | Angir den nyeste direkte enhetskosten for varen |
Bokføringsgruppe-vare | Ja | Angir varens produkttype for å koble transaksjoner gjort for denne varen, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet. Kan bruke funksjonen under Handlinger: Maler for å sette riktige bokføringsgrupper. |
Prosjekt Bokføringsgruppe-vare | Nei | Definerer bokføringsgruppe - vare for bokføring mot prosjekt |
Mva-bokføringsgruppe-vare | Ja | Angir mva-spesifikasjonen for den involverte varen eller ressursen for å koble transaksjoner som ble utført for denne posten, med riktig finanskonto i henhold til det generelle mva-bokføringsoppsettet. |
Bokføringsgruppe-lager | Ja | Angir koblinger mellom forretningstransaksjoner gjort for varen og en lagerkonto i finans, for å gruppere beløp for den varetypen. Obligatorisk hvis Type=Lager i fane Vare. |
Standard mal for periodisering | Nei | Angir hvordan inntekter eller utgifter for varen blir periodisert til andre regnskapsperioder som standard. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Salgspris | Nei | Angir prisen for én enhet av varen eller ressursen. Du kan angi en pris manuelt, eller du kan få den angitt i henhold til feltet Beregning av fortjeneste-% på det relaterte kortet. |
Beregning av fortjeneste-% | Ja | Angir relasjonen mellom feltene Enhetskost, Salgspris og Fortjenesteprosent som er knyttet til denne varen. |
Varerabattgruppe | Nei | Angir en gruppekode for vare som kan brukes som et kriterium for å gi en rabatt når varen selges til en bestemt kunde. |
Salgsenhet | Ja | Angir enhetskoden som brukes når du selger varen. BC foreslår det samme som Lagerenhet, men kan være noe annet med en omregningsfaktor mot Lagerenheten. |
Salg sperret | Nei | Angir at varen ikke kan angis i salgsdokumenter, unntatt returordrer og kreditnotaer, og journaler. |
|
|
|
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Etterfyllingssystem | Nei | Angir hvilken type forsyningsordre som opprettes av planleggingssystemet når varen skal etterfylles. |
Beregning av leveringstid | Nei | Angir en datoformel for tiden det tar å etterfylle varen. ( F.eks. 1U for 1 uke, 10D for 10 dager etc.) |
Leverandørnr. | Nei | Angir leverandørkoden for den som leverer denne varen som standard. |
Leverandørs varenr. | Nei | Angir nummeret som leverandøren bruker for varen. |
Kjøpsenhet | Ja | Angir enhetskoden som brukes når du kjøper varen. BC foreslår samme kode som Lagerenhet, men kan overstyres med en omregningsfaktor mot Lagerenheten. |
Kjøp sperret | Nei | Angir at varen ikke kan angis på kjøpsdokumenter, unntatt returordrer og kreditnotaer, og journaler. |
|
|
|
|
|
|
...
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Gjenbestillingsprinsipp | Nei | Angir gjenbestillingsprinsippet. Drill-down gir alternativer. |
Reserver | Ja | Angir om og hvordan varen vil bli reservert. Aldri: Det er ikke mulig å reservere varen. Valgfritt: Du kan reservere varen manuelt. Alltid: Varen reserveres automatisk fra behov, for eksempel ordrer, mot lager, bestillinger, monteringsordrer og produksjonsordrer. |
Andre felter under Planlegging er avhengig av hvilket Gjenbestillingsprinsipp som velges.
...
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Varesporingskode | Nei | Angir hvordan serie- eller partinumre som er knyttet til varen, blir sporet i forsyningskjeden. |
Serienr. | Nei | Angir en nummerseriekode for å tilordne fortløpende serienumre til varer som er produsert. |
Andre funksjoner knyttet til Varer.
...
Hurtigfane Fakturering:
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Faktura til kundenr. | Nei | Angir kundenr. som skal motta faktura. Hvis kunde og fakturamottaker er samme, skal feltet være blankt. |
Organisasjonsnr. | Nei | Angir kundens org.nr. |
EORI-nummer | Nei | Angir de økonomiske operatørenes registrerings- og identifikasjonsnummer som brukes når du utveksler informasjon med tollmyndighetene på grunn av handel inn eller ut av EU. |
GLN | Nei | Brukes for å identifisere kunder som skal motta elektronisk dokumenter. |
Kontokode | Nei | Bruker mot offentlige kunder ved sending av elektoniske dokumenter. |
E-faktura | Nei | Må merke av dette feltet hvis kunde skal motta elektronisk handelsfaktura (EHF). |
Bokføringsgruppe - firma | Ja | Angir kundens handelstype for å koble transaksjoner gjort for denne kunden, med riktig finanskonto i henhold til det generelle bokføringsoppsettet. |
Mva-bokfør.gr. – firma | Ja | Angir om kunden er avg.pliktig eller ikke |
Bokføringsgruppe – kunde | Ja | Angir hvilken balansekonto kundefordringer skal føres mot |
Valutakode | Nei | Angir standardvalutaen for kunden hvis dette er noe annet enn NOK. Hvis NOK skal feltet være blankt. |
Kundeprisgruppe | Nei | Brukes hvis kunden skal knyttes mot spesielle nettopriser (Vare og Ressurs) |
Kunderabattgruppe | Nei | Brukes hvis kunden skal knyttes mot definerte rabatt-avtaler. |
Hurtigfane Betalinger:
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Betalingsbet.kode | Ja | Kode for Betalingsbetingelse hentes underliggende tabell. |
Purrebetingelseskode | Nei | Feltet må ha en verdi hvis kunden skal inngåå i en Purre-rutine. |
Rentenotabetingelse | Nei | Brukes hvis kunden skal rentebelastes. |
Hurtigfane Levering:
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Lever til-kode | Nei | Angir koden for en annen leveringsadresse enn kundens egen adresse, som er angitt som standard. |
Lokasjonskode | Nei | Angir hvilken Lokasjon kunden vanligvis får leveranser fra. |
Leveringsmåtekode | Nei | Angir avtalt leveringsbetingelse til kunden. |
Transportørkode | Nei | Angir Transportør hvis kunden har krav til dette. |
1.3 Leverandør
Velg Ny fra leverandørlisten eller + på leverandørkortet for å opprette ny leverandør.
...
F.eks.
Hurtigfane Fakturering
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Betal til leverandør | Nei | Angir koden for en annen leverandør hvis betaling skal skje til et annet leverandørnr. |
Valutakode | Nei | Angir standard valutakode til aktuell leverandør |
Hurtigfane Betalinger
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Foretrukket bankkontokode | Ja | Angir leverandørens bankkonto som skal brukes som standard på betalingskladdelinjene for eksport til en bankbetalingsfil. |
Hurtigfane Mottak
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Lokasjonskode | Nei | Angi standard lokasjonskode som gjelder mot denne leverandøren. Vil alltid komme som forslag påbestillinger mot aktuell leverandør. |
Beregning av leveringstid | Nei | Angir en standard leveringstid mot aktuell leverandør. Angis som en datoformel, f.eks. 1U for 1 uke, 14D for 14 dager etc. |
Overmottakskode | Nei | Angir policyen som skal brukes for leverandøren hvis det mottas flere varer enn bestilt. |
|
|
|
1.4 Kontakter
Hvis du ønsker å registrere ulike kontakter hos kunder og leverandører kan du gjøre det her.
...
Alle kunder og leverandører blir automatisk opprettet som selskapskontakter når de opprettes. Her kan du opprette personer som kontakter og knytte de til et spesielt firma.
...
For å opprette en ny kontakt trykker du Ny i menyen.
...
Feltbeskrivelser:
Feltnavn | Obligatorisk | Beskrivelse |
Type | Ja | Angir kontakttypen, enten selskap eller person. |
Selskapsnr. | Nei | Angir nummeret for kontaktens selskap. |
Utelat fra segment | Nei | Angir om kontakten ikke skal tas med i segmentene: |
|
|
|
Øvrige felter fylles ut med relevant informasjon.
...
Under Relatert informasjon angis relevante Segmenter, Postgrupper etc. alt etter hvordan man ønsker å benytte kontaktregisteret i BC.
...
Figuren under illustrerer prosesstegene som utføres ved vanlige kjøpsoppgaver og hvordan de påvirker andre moduler.
...
5.1 Bestillingsforslag
Denne rutinen fanger opp behov for å gjøre innkjøp av varer ut fra forskjellige kriterier i BC.
...
For opprettelse av bestillinger fra et bestillingsforslag, velges Utfør handlinbgsmelding.
...
5.2 Forespørsel
Denne rutinen benyttes til å forespørre pris på varer hos leverandører.
...
Du velger hvilken leverandør du skal opprette Forespørsel mot og hvilke varer du skal forespørre pris på.
...
Hvis du skal legge til flere linjer i samme varekategori, kan du bruke en funkjon Velg varer
...
Her kan du markere flere linjer som skal overføres til forespørselen.
...
Hvis du ønsker å opprette samme forespørsel mot flere leverandører, bruker du funksjonen Kopier dokument
...
Du oppretter da et tomt dokument (ny forespørsel), og kopierer innholdet fra et annet dokument inn i det nye.
...
Når du skal kopiere et dokument som er opprettet mot en annen leverandør, må du svare Ja på spørsmålet om Gjenberegn linjer.
...
Hvis du ønsker å gjøre om en Forespørsel til en Bestilling, gjør du det slik:
...
Hvis du ønsker å legge ved et vedlegg til en forespørsel, brukes Oseberg Dokument
...
Her kan du dra inn dokumenter som ønskes lagret sammen med forespørselen, og du kan markere dette som et vedlegg når du skal sende forespørsel til leverandør.
...
Du sender forespørsel til leverandør ved å
...
5.3 Bestilling
En bestilling kan opprettes manuelt i denne rutinen i tillegg til at den kan komme fra prosjekter eller bestillingsforslag.
En bestilling er i utgangspunktet samme bilde som Forespørsel overfor med noen flere funksjoner.
...
Her er Forespørsel overfor gjort om til en Bestilling for videre behandling i BC.
...
Innhold lagt på Forespørsel følger med over til Bestillingen inkl. evt. dokumenter som er lagt til i Oseberg dokument.
...
Hvis man har varer man kjøper ofte fra en leverandør, kan man definere «pakker» med varer som kan hentes inn i en Forespørsel/Bestilling.
...
En slik «innkjøpspakke» kan se slik ut
...
Fordeling av kostnader.
Hvis man har en fast fordeling av kostnader, f.eks. mellom avdelinger, er det en funkjson funksjon som kan benyttes for dette.
...
En fordelingskode kan se slik ut
...
5.3.2 Bestillingslinjer.
...
De mest aktuelle funksjoner og felter på bestillingslinjen er:
...
Felter på bestillingslinjen:
...
Funksjoner på bestillingslinjen.
De viktigte viktigste funksjoner på bestillingslinjen er:
...
Viser tilgjengelighet på den aktuelle linjen
...
For varer som skal spores på Batch eller serienr., må det angis informasjon om dette her før det bokføres et mottak av varen.
...
Det vanlige er å sende bestillinger pr. epost i PDF-format inkl. eventelle vedlegg.
Dette gjøres her:
...
Husk da å merke evt. dokumenter som vedlegg hvis dette ønskes.
Når Når man trykker Send, komme kommer denne dialogboksen opp.
...
Og dette er det riktige oppsettet for epost.
Ved valg OK, kommer dialogboksen med outlook opp.
...
Epostadresse hentes fra leverandørkortet der man kan definere mottakeradresse på forskjellige dokumenter.
...
Medling til mottaker kan evt. skrives i meldingsfeltet.
...
Hent opp aktuell bestilling ved å søke opp best.nr. angitt på mottaksdokument.
...
På bestillingshodet skal følgende felter fylles ut:
...
Leverandørs følgeseddelnr.: Angi referanse på mottaksdokumentet hvis du har det. Feltet er ikke et obligatorisk felt.
Bestillingslinjen:
...
På bestillingslinjen skal du alltid fylle ut:
...
Vare 2-01-0401-0003 i eksemplet overfor er definert med varesporing på Batch-nr., og for å kunne bokføre mottak av denne varen, må Batch-nr. angis.
Det gjør du her:
...
Fremgangsmåte:
...
Etter bokføring, kan dere se returer som en bevegelse på varer inkl. Returårsakskoder.
6 Økonomi
6.1 Grunnregistre
...
7.8 Avslutte Prosjekter
8 Tidsregistrering
8.1 Generiske oppgaver
8.2 Timelister