Bokføringsoppsett
- Lisbeth Hauge
Bokføringsgrupper
Vi bruker bokføringsgrupper for å knytte de ulike modulene til kontoplanen. Hvis du bruker andre moduler i tillegg til kontoplanen og dermed bokfører på andre kontotyper som kunde, leverandør, aktiva eller ressurs, må du lage oppsett slik at du etablerer en sammenheng mellom disse reskontroene og hovedboka. Man kommer i gang med å opprette disse sammenhengene ved etablere bokføringsgrupper.
Det finnes tre hovedtyper bokføringsgrupper som tar for seg salg av varer og ressurser til kunder og kjøp av varer fra leverandører:
- Generelle bokføringsgrupper
- Spesifikke bokføringsgrupper
- Mva-bokføringsgrupper
Generelle bokføringsgrupper
Hovedformålet med generelle bokføringsgrupper er å identifisere resultatregnskapskontoene.
Beskrivelse | (Kategorisering) |
Bokføringsgruppe - firma | Spesifiserer “hvem vi selger til”(Kunde) eller ”hvem vi kjøper fra” (Leverandør). |
Bokføringsgruppe - vare | Spesifiserer “hva vi selger” (varer og ressurser) eller ”hva vi kjøper” (Varer). |
Bokføringsgrupper - firma
Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Bokføringsgrupper > Bokføringsgrupper - firma
I dette vinduet må du definere koder for firmabokføringsgrupper for å kunne bokføre på kunder og leverandører. Bokføringsgruppene kan defineres til å gruppere kunder etter geografiske områder (innenlands, EU-land/-region), firmatype eller til å skille mellom private og offentlige bedrifter. På hvert kunde- og leverandørkort må du registrere den koden som representerer den gruppen kunden eller leverandøren tilhører.
Bokføringsgrupper - vare
Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Bokføringsgrupper > Bokføringsgrupper - vare
I dette vinduet oppretter du varebokføringsgrupper. Du bruker produktgruppekoder til å angi bokføring etter hvilken varetype som kjøpes eller selges. Når du oppretter produktgrupper, må du ta hensyn til hvor mange grupper du trenger for å analysere salg etter varer og ressurser og hvor mange grupper du trenger for å analysere kjøp etter varer. Vinduet viser én linje for hver bokføringsgruppe. Du kan opprette så mange varebokføringsgrupper du vil.
Generelt bokføringsoppsett
Dette er en matrise som kombinerer firma- og varebokføringsgruppene. Programmet bruker «Bokføringsgruppe – firma», «Bokføringsgruppe – vare» og «Bokføringstype» for å finne finanskontiene der programmet bokfører salg, kjøp, rabatter, vareforbruk og lagerjusteringer.
Spesifikke bokføringsgrupper
Systemet har spesifikke bokføringsgrupper på kunder, leverandører, aktiva, bank, lager. I de respektive oppsettene angis balansekonti for kundefordringer og leverandørgjeld og resultatkonti for gebyrer, kontantrabatt, renter, avrunding etc.
Bokføringsgrupper leverandør/kunde
Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Bokføringsgrupper > Bokføringsgrupper - leverandør/kunde
I vinduet tildeles hver bokføringsgruppe en kode. Du angir deretter koden i feltet «Bokføringsgruppe – kunde» på hvert enkelt kundekort. Når du senere bokfører ordrer, fakturaer, kreditnotaer, betalinger og så videre, bruker programmet opplysningene som koden representerer til å bokføre på de angitte kontoene.
Du kan også knytte kundene til firmabokføringsgrupper. Firmagruppekoden brukes deretter sammen med en kode for varebokføringsgruppen i vinduet «Generelt bokføringsoppsett» for å angi til hvilke konti de enkelte transaksjonene skal bokføres.
Tilsvarende gjelder for «Bokføringsgruppe – leverandør».
Mva-bokføringsgrupper
Prinsippene for oppsett av mva-bokføringsgrupper, både firma og vare, er tilsvarende som for oppsett av generelle bokføringsgrupper. For å etablere mva-oppsettet defineres først mva-firmabokføringsgruppekoder for kunder og leverandører til mva-formål. Du bruker disse kodene til å skille mellom ulike typer kunder og leverandører. Deretter defineres mva-varebokføringsgruppekoder for varer og ressurser til mva-formål.
Mva-bokføringsgruppe - firma
Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Mva-bokføringsgruppe > Mva-bokføringsgruppe - firma
I dette vinduet defineres mva-firmabokføringsgruppekoder for kunder og leverandører til mva-formål. På hvert kunde- og leverandørkort må du angi den koden som representerer hvilken mva-gruppe kunden eller leverandøren tilhører.
Mva bokføringsgruppe vare
Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Mva-bokføringsgruppe > Mva-bokføringsgruppe - vare
Disse mva-bokføringsgruppekodene avgjør beregningen og bokføringen av mva i henhold til hvilken varetype som kjøpes eller hvilken type vare eller ressurs som selges. Hvor mange mva-bokføringsgrupper for varer du trenger avhenger av hvordan varer og ressurser er mva-belagt i de relevante mva-områdene. Ett eksempel kan være differensiert mva, for eksempel 12 % for matvarer og 8 % for persontransport og hotellovernatting. Vinduet viser én linje for hver bokføringsgruppe. En hake i feltet «Utenfor mva-område», betyr at bokføringen er registrert som utenfor mva-området. Disse opplysningene brukes når du rapporterer mva.
- Full: Beløpet består kun av mva.
- Høy: Normal 25 % mva
- Lav: Næringsmidler 12 %
- Service: Aktuell ved kjøp av tjenester fra utlandet
- Uten: Det beregnes ingen mva på lønn, km, diett, kontingenter og lignende
- Utenfor: Salg utenfor mva-loven (tannlege, kunstnere, utleie av bygning, fast eiendom)
1.3.3 Mva-bokføringsoppsett
Avdelinger > Administrasjon > Applikasjonsoppsett > Økonomistyring > Mva-bokføringsgruppe > Mva-bokføringsoppsett
Mva-bokføringsoppsettet angir hvilke konti mva skal bokføres på. Mva-bokføringsoppsettet består av kombinasjoner av mva-firmabokføringsgrupper og mva-varebokføringsgrupper. Du kan definere så mange kombinasjoner du trenger og knytte ulike finanskonti til hver kombinasjon. Når du har gjort dette og fyller ut en linje i en kladd eller i en bestilling eller ordre, kontrollerer programmet mva-bokføringsoppsettet for å avgjøre hvilke konti som skal brukes i den bestemte kombinasjon av mva-firma- og mva-varebokføringsgrupper.
Felt | Beskrivelse |
Mva-type | Kode for å gruppere forskjellige mva-bokføringsoppsett med tilsvarende attributter, for eksempel mva-prosentsats. Du kan for eksempel gruppere en rekke mva-bokføringsoppsett som alle har «Mva-%» = 25, ved å angi hvert bokføringsoppsett med mva-typen «HØY». NB! Du kan ikke tilordne den samme mva-typen til to mva-bokføringsoppsettslinjer som har forskjellig mva-prosentsats i samme mva-varebokføringsgruppe. |
Mva-% | Angi relevant mva-sats for denne kombinasjon av mva-firma- og mva-varebokføringsgrupper. |
Mva-kode | Kode som brukes sammen med denne mva-bokføringsoppsettslinjen. |
Kurs for Mva-oppgjør | Velg mellom «Normal», «Middels» og «Lav». |
Mva-beregningstype | Normal mva: Bruk dette alternativet for å få programmet til å beregne mva. for varer som er solgt eller kjøpt med denne spesielle kombinasjonen av firmabokføringsgrupper og varebokføringsgruppekoder. Full mva: Bruk dette alternativet når beløpet du vil bokføre med denne spesielle kombinasjonen av mva-firmagrupper og mva-varegrupper bare består av mva. Alternativet kan for eksempel være nyttig når du lager en korreksjonspost for å korrigere en mva-beregningsfeil. Snudd avregning (service): Bruk dette alternativet når du kjøper tjenester fra utlandet og må beregne inngående mva selv. Husk også å fylle ut feltet «Snudd avregning-konto» i Mva-bokføringsoppsett. Det har ingen innvirkning på selskapets regnskap å velge dette alternativet. Når du kjøper varer, beregner programmet mva-beløpet, debiterer inngående mva og krediterer konto for mottaker-mva. Salgs mva: Brukes bare hvis programmet skal håndtere salgs-mva i stedet for mva – IKKE aktuelt i Norge. |
1.3.4 Mva-koder
Her defineres mva-kodene som skal brukes. Det vanligste er å følge norsk standard.
