Document Capture - brukermanual

(Norsk oversettelse av Daily Usage for End Users – Version 4.07)

1 Introduksjon

Document Capture er en add-on til Microsoft Dynamics NAV som gjør det mulig å importere, gjenkjenne, registrere, godkjenne og arkivere dokumenter.

Ved å bruke en avansert mal og dokument analyse, kan du med hjelp av Document Capture trekke ut og registrer informasjon fra importerte filer. Med en leverandørfaktura kan du for eksempel lage en kjøpsfaktura eller oppdatere en Bestillingsordre i Dynamics NAV. Senere har du når som helst tilgang til dokumentet.

Document Capture bruker også en utvidet versjon av eksisterende godkjennings arbeidsflyt i Dynamics NAV, forbedret med ekstra funksjoner og alternativer som lar deg vise og behandle godkjenningsoppføringer, for eksempel kjøpsfakturaer, uten at det fysiske dokumentet må være tilgjengelig.

Denne håndboken introduserer de grunnleggende konfigurasjonene av Document Capture for å importere, gjenkjenne, registrere og arkivere dokumenter. Godkjennings arbeidsflyten og andre prosesser knyttet til webgodkjenningsportalen for godkjenning av godkjenningsoppføringer er også inkludert.

2 Skanning, OCR prosessering og import

I OCR-prosessfiler importerer du dokumenter ved å skanne inn i skannemappen eller legge inn en PDF i PDF-mappen (via et sluttnettverkspunkt eller manuelt). Document Capture-tjenesten bruker sluttnettverkspunktet til en dokumentkategori for å koble til, sjekke og laste ned vedlegg til e-post av en e-postkonto. Før du kan importere filer til Dynamics NAV, vil Document Capture-tjenesten OCR behandle filene med ABBYY-tjenesten.

Du kan sortere dokumenter du vil skanne og importere til Dynamics NAV i følgende bunkealternativer:

▪ Enkelt side Dokumenter (forside)

Dokumenter som består av en enkelt side der Document Capture bare skanner forsiden av en side.

▪ Flersidede dokumenter (forside)

Dokumenter som består av flere sider der Document Capture bare skanner forsiden av sider.

▪ Enkelt side Dokumenter (fremre og bakre)

Dokumenter som består av en enkelt side der Document Capture skanner både forsiden og baksiden av en side.

▪ Flersidede dokumenter (fremre og bakre)

Dokumenter som består av flere sider der Document Capture skanner både forsiden og baksiden av en side.

For å importere filer til Dynamics NAV med Document Capture, bruk funksjonen Importer filer i Skanning og OCR-kortet som er plassert på:

Avdelinger – Document Capture – Skanning og OCR.

Bruk funksjonen Forny for å vite når Document Capture-tjenesten har OCR behandlet en fil, og den er klar for import. Denne pågår i bakgrunnen og tar omtrent fem sekunder per side. Merk at du bare kan importere filer Dokument Kategorier som

tillater skannede filer. I feltet Skanner kan du angi en identifisert skanner og et dokumentbunkealternativ.

3 Gjenkjenning og Registrering

Du gjenkjenner og fanger feltverdier, og registrerer dokumenter på dokumentkortet og dokumentjournalen, hvor du også kan se et bilde av dokumentet samtidig. Kjøpsfaktura bildet nedenfor er et eksempel på hvordan PDF-bildet ser ut innenfor Dynamics NAV, med et par oransje og blå bokser rundt bildetekster og verdier.

Dokument journalen er plassert:

Avdelinger – Document Capture - Dokument Journal - Rediger Journal.

Felttekstene er teksten som er relatert til en feltverdi, og hjelper Document Capture å finne den riktige verdien av et malfelt. F.eks. Feltet bildeteksten for beløpet inkl. Mva er lik Total Amount og felttekst for beløpet ekskl. Mva er lik Sub Total. Document Capture identifiserer og innkapsler felttekster med en oransje boks.

Verdien av malfeltet er den faktiske verdien du vil overføre eller bruke på en eller annen måte når du registrerer et dokument, som kan være av forskjellig type, for eksempel en tekstdel, en dato eller et nummer. For eksempel er verdien for beløpet ekskl. Mva lik 7.500,00 og verdien for beløpet inkl. Moms er lik 9,375.00. Document Capture identifiserer og inkluderer malfeltverdier med en blå boks.

Hvert malfelt i et dokument har en bildetekst og en verdi. Første gang du importerer og gjenkjenner et dokument som tilhører en kilde-ID, søker Document Capture etter tekstene fra et område av de mest brukte vilkårene for hvert malfelt. For eksempel, for å finne beløpet ekskl. MVA, søker Document Capture etter bildeteksten Beløp ekskl. MVA, Netto beløp, MVA Grunnlag, Mellomsum osv, og dersom en bildetekst er funnet, så søker Document Capture etter verdien enten til høyre eller under bildeteksten. Når du importerer et dokument som tilhører en kilde-ID som du tidligere har importert og anerkjent, søker Document Capture etter verdiene ved å søke etter bildetekster og deres posisjoner fra tidligere importerte og gjenkjente dokumenter.

Du kan manuelt korrigere bildetekster og verdier som er identifisert og innkapslet av Document Capture ved å velge malfeltet for å korrigere og deretter ramme inn de riktige delene på bildet, med høyre museknapp for å markere bildetekster (oransje) eller venstre museknapp for å markere verdier (blå).

Du kan registrere dokumenter etter at feltverdiene er anerkjent og vurdert som gyldige. Teksten nedenfor forklarer prosessen med å registrere innkjøpsfakturaer fra dokumentjournalen i Document Capture. Andre typer dokumenter kan ha en annen prosess eller betingelser som skal registreres.

Dokumentjournalen inneholder fire seksjoner som brukes gjennom gjenkjenning og registreringen av dokumentet:

· Liste over dokumenter (blå). Dokumentjournalen viser hvert dokument på en egen linje, og når du velger et dokument fra listen oppdaterer Document Capture listen over malfelter og dokumentbildet.

· Listen over hode-malfelter for det aktiverte dokumentet (grønt). Når du velger et dokument fra dokumentlisten, viser Document Capture malfeltene til det aktiverte dokumentet på malfeltlisten.

· Kommentarer til det aktiverte dokumentet (gul). Du kan oppdatere dokumentkommentarene ved å gjenkjenne og validere malfeltverdier.

· Et bilde av det aktiverte dokumentet (rødt). Fra bildet kan du identifisere og markere bildetekster og verdier.

Document Capture har automatisk identifisert leverandøren til det første dokumentet i bildet (D000001) som Lewis Home Furniture (leverandør nr. 40000) fra mvaregistreringsnummeret på bildet. Document Capture har koblet til en mal til dokumentet ved hjelp av kildeidentifikasjonen (T000001). Når du gjenkjenner en leverandør for første gang som en kilde-ID med funksjonen Gjenkjenne felter, spør Document Capture om du vil opprette en kildemal for leverandøren. Document Capture oppdaterer også listen over malfelter på dokumentjournalen og gjenkjenner verdiene på dokumentet. Status for dokumentet er satt til OK hvis alle de gjenkjente verdiene er gyldige. Før du kan registrere et kjøpsdokument, må du tilordne en finanskonto for å legge inn beløpet ved å velge oppslaget til mal-feltet Finanskontonr. og deretter velge en gyldig finanskonto:

Du kan velge å angi finanskontoen som default finanskonto for denne kildemalen ved å velge JA på bekreftelsesmeldingen. Document Capture setter da denne finanskontoen til alle dokumenter som bruker samme kildemal.

Du kan spesifisere forskjellige finanskontoer for forskjellige beløp

Du kan angi forskjellige finanskontoer som brukes for forskjellige beløp hentet fra dokumentet, ved å kjøre funksjonen Oversettelser og deretter velge Vis kontoer for beløp. Derfra kan du også angi ulike dimensjonsverdier for hver kjøpsfaktura linje.

Når statusen på dokumentet er OK, kan du registrere det ved å kjøre funksjonene Registrer, og så vil Document Capture søke etter Innkjøper for å tildele kjøpsdokumentet. Hvis Document Capture ikke finner kjøperen, må du velge et alternativ på hvordan du henter det.

Når du fullfører registreringen av et faktura for kjøp, viser Document Capture den nyopprettede kjøpsfakturaen i Dynamics NAV. Fra fakturakortet til Document Capture kan du se kjøpsfakturaen og et bilde av dokumentet, og du kan nå godkjenne eller bokføre.

4 Gjenkjenne dokument linjer

Du kan finne, gjenkjenne og registrere dokumentlinjer når du behandler et dokument. Document Capture konverterer leverandørens artikkelnummer på dokumentlinjen til en type du angir, for eksempel en G / L-konto, vare, anleggsmiddel eller en vareavgift.

Document Capture kan bare identifisere velformaterte dokumentlinjer i dokumentbildet med verdier plassert i separate kolonner. Hver kolonne på dokumentlinjene har egne malfelter på samme måte som på overskriften. For eksempel kan du konfigurere dem etter behov, eller bruke regler for at feltverdiene skal overholde. Når du gjenkjenner dokumentlinjer, bruker Document Capture flere kontroller, konfigurert på malen, for å validere dokumentlinjene. Et eksempel på en slik sjekk er om summen av alle dokument linjer samsvarer med beløpet ekskl. MVA på dokumentet.

Du kan gjenkjenne dokumentlinjer fra dokumentkortet som er plassert på:

è Avdelinger - Document Capture - Dokument Journal - Rediger Journal – Kort

Dokumentkortet inneholder fem hoveddeler:

· Generell dokumentinformasjon (blå)

· Listen over malfelter for dokumentet (grønt)

· Et bilde av dokumentet (rødt)

· Listen over mallinjer for dokumentet (svart)

· Kommentarer til dokumentet ( gul)

Før du kan gjenkjenne dokumentlinjer, må Document Capture kjenne posisjonen til kolonnene. Du kan angi bildetekster av kolonnene ved å velge et malfelt og deretter

ramme inn bildeteksten på dokumentbildet med høyre knapp og deretter kjøre funksjonen gjenkjenne felter.

Document Capture identifiserer og lager alle linjer i listen over dokumentlinjer, hvorfra du kan endre feltverdier før du registrerer dokumentet. Hvis det er uoverensstemmelser mellom antall, enhetskostnad, rabatt og beløp i en dokumentlinje, endrer ikke Document Capture statusen til OK, og du må rette feilen før du kan registrere dokumentet. Du kan registrere dokumentet ved å kjøre funksjonen Register på dokumentkortet eller dokumentjournalen. Document Capture oppretter en linje for hver av dokumentlinjene.

5 Status e-post til godkjenner

Du kan sende påminnelses e-post til godkjennere når du sender et dokument til godkjenning. Hvis du tilordner fem dokumenter til samme godkjenner, kan du konfigurere Document Capture for å enten å sende en påminnelses e-post for hver godkjenningsoppføring til e-posten til godkjenneren eller gruppere påminnelsene til en enkelt e-post. Document Capture sender påminnelses e-post via en SMTP-server og er derfor ikke synlig fra de sendte elementene i e-postklienten.

Du kan sende påminnelses e-post til godkjennelse ved å bruke funksjonen Send status E-post til Godkjennere som er plassert på:

Avdelinger – Document Capture - Send status e-post til godkjennere.

6 Dokument arkiv

Document Capture arkiverer alle importerte dokumenter, og du kan finne dem på flere måter, selv etter at du har registrert eller postet dokumentene. For eksempel kan du finne bokføre kjøpsfakturaer ved å bruke funksjonen Naviger.

Du kan få tilgang til dokumentet for en bokført kjøpsfaktura og dets tilhørende PDF-fil via funksjonen Naviger:

Avdelinger – Document Capture - bokførte fakturaer - startside - Naviger.

7 Dokument søk

Du kan utføre fritekstsøk på alle importerte dokumenter. Dette er ikke begrenset til informasjonen som overføres når du registrerer eller sender inn dokumentet. Du kan se dokumentet med funksjonen Vis dokument og PDF-filen med Vis PDF-fil. Document Capture søker gjennom alle tekstdelene i dokumentene når du utfører et dokumentsøk.

Dokumentet søk er plassert på:

Avdelinger – Document Capture – Bilagssøking